如何真正做好項目問題管理？

2022-09-13

在任何項目中，幾乎總是會出現意想不到的問題。項目問題管理就是識別和解決問題的過程。

員工或供應商的問題、技術故障、材料短缺——這些都可能對項目產生負麵影響。如果問題得不到解決，可能會產生不必要的衝突、延遲，甚至無法產生可交付成果。使用qmchashi PM這類項目管理軟件提供的問題管理工具和實時數據，可以幫助你和團隊記錄和分析項目問題。

項目問題與項目風險

項目問題和項目風險並不完全相同。對於項目風險，通常會提前大致了解存在擔憂的原因。但項目問題往往難以預測，它可以毫無征兆地出現。例如，無法找到合格的員工是一種可識別的風險。然而，當你的一名員工發生車禍並住院三周——這就成了一個問題。

在項目開始之前識別風險很重要。風險/影響概率圖提供了一個有用的框架，幫助你確定風險的優先級。你可以製定一個計劃，通過已經考慮並預先安排的解決方案來主動管理這些風險。

然而，當涉及到問題時，你必須在它們發生時處理。因此，問題管理是一個有計劃的過程，用於在出現意外問題時處理意外問題——無論該問題是什麽。

項目問題日誌

問題，又稱為難題、差距、矛盾或衝突，需要在發生時記錄下來。創建問題日誌時，可以用qmchashi PM等現代項目管理工具來報告和交流項目中發生的情況。這確保問題確實被提出，然後迅速有效地調查和解決。如果沒有一個明確的過程，你可能會忽略問題，或者不認真對待問題。

你可以手工創建問題日誌，構建自己的電子表格或數據庫，或者購買問題管理軟件。qmchashi PM等軟件提供問題日誌功能，幫助你執行以下操作：
-為團隊提出問題提供安全可靠的方法。
-跟蹤每個問題並將責任分配給特定人員。
-更容易地分析和確定問題的優先級。
-記錄問題解決方案，以供將來參考和項目學習。
-監控整個項目的健康狀況和狀態。

問題管理的成功不一定取決於你使用的跟蹤機製，而是取決於你跟蹤的信息類型。

項目問題管理框架

用處理這些問題的框架或流程補充你的問題日誌。該框架有助於項目團隊發現並記錄問題後如何處理。問題管理框架可以回答以下問題：

-你將如何分配解決問題的責任？例如，是否有一個人處理所有技術問題？誰來處理供應商問題？

-你如何知道何時將問題上報管理層或指導委員會？你可能希望創建一個潛在業務影響與問題複雜性的矩陣，以幫助你決定哪些問題應提升到更高級別的管理。

-哪些標準將決定問題的優先地位？

-誰將設定目標解決日期？

-團隊內部如何溝通問題？你會使用定期會議、日誌檢查、狀態更新電子郵件等嗎？

-如果在一個項目中出現多個問題，你將如何識別不同的問題？對它們進行編號很有幫助，這樣你可以在進行中的會議上討論問題時輕鬆識別問題。

-如果需要變更單，如何處理？

-當決議影響預算或進度時，更新過程是什麽，誰負責？

問題管理的關鍵挑戰之一是快速解決問題，然後繼續前進，對項目的影響盡可能小。該框架為出現問題時做出決策提供了一個結構。

確保在實施後審查中涵蓋所有問題也很重要。這可以為未來項目獲取經驗教訓。對項目的問題了解得越多，你就越能為下一個項目做好準備。其他問題可能是風險模式的一部分，你可以通過早期風險評估主動識別和管理。

項目問題管理實踐

如果沒有項目管理軟件來實時連接團隊，並幫助管理人員在解決這些問題時跟蹤這些問題，項目問題管理就會很困難。

qmchashi PM是一款基於實時交易的的項目和工作管理軟件，擁有可實時跟蹤問題的簡單問題管理工具。

從幫助簡化工作流程和流程，到促進團隊協作和提高效率，以及管理出現的任何問題，qmchashi能帶給你許多好處。

-通過按嚴重性、類別和截止日期過濾的視圖，全麵了解未解決的問題。
-使用定製的工作流程和業務規則係統地組織問題。
-借助綜合報告，密切跟蹤問題並更快地發現瓶頸。
-通過設置通知模式自動提醒並通知合適的人員和團隊。
-通過輕鬆訪問每個問題的解決方案、曆史記錄和評論，更快地解決問題。
-通過了解哪些問題是可重現的以及可重現的程度，提高生產力並避免浪費時間。

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