電子采購如何適應采購到付款流程？

2022-08-19

企業使用術語“采購到付款”（P2P）來描述從采購到接收貨物或服務，再到通過執行應付賬款和會計功能處理和支付經批準的供應商發票，作為加拿大pc网页版官网采購、談判、請求和訂購采購的全套流程。

此“采購到付款”定義強調了P2P包括許多采購到付款流程步驟。

采購到付款如何運作？

采購到付款通過在整個采購到付款流程中標準化和簡化采購、接收和應付賬款工作流程和文檔來實現。P2P流程中使用的表單包括請購單、采購訂單、接收報告和供應商發票。

當使用電子采購係統，比如qmchashi SRM，與集成ERP的自動化軟件實現流程自動化時，采購到付款效果最佳。這些P2P軟件係統取代了紙質文檔和手動數據輸入，使尋源、采購、應付賬款、付款和會計流程更加高效。

采購到付款流程是什麽？

你可以預期采購到付款流程如下所示：

•供應管理：供應管理是指你與供應商保持聯係並作為加拿大pc网页版官网管理供應商關係的做法和習慣。供應鏈管理對於保持供應鏈平穩運行和確保日常運營平穩運行至關重要。

•供應商選擇：供應商選擇是指成功選擇正確供應商的所有比較研究。最好的供應商將是長期合作夥伴，因此這是從購買到付款周期的關鍵組成部分。手動選擇供應商通常需要大量的公司時間和資源才能成功執行。

•請購：請購是指從部門負責人或公司領導處獲得內部批準以訂購必要的原材料或服務的過程。在許多公司，這是手動P2P循環中最複雜的步驟之一，簽名丟失，部門主管在需要時無法聯係，以及許多其他手動問題。

•采購訂單：然後采購團隊創建采購訂單。采購訂單是一份正式文件，詳細說明了訂單細節，以便供應商能夠正確、準確地填寫訂單。

•接收：采購到付款周期的接收階段是指實際接收已訂購的原材料或服務的過程。

•發票對賬：發票對賬是將發票與采購訂單進行比較的行為，以確保一切匹配，並且你的供應商已向你收取適當費用。（這通常是開票流程中最繁瑣的方麵之一，也是使用支付解決方案自動化采購到支付流程的主要原因之一。）

•應付賬款：這是周期中的最後一步，指的是處理付款的采購訂單，確保付款按時發出，並將付款記錄到你的會計和應付係統中。（應付賬款步驟也是自動化采購到付款周期的另一個很好的理由。）

電子采購如何適應采購到付款流程？

電子采購是指使用數字網絡或軟件平台，通過在線供應商門戶、互聯網或貴公司內部網采購商品和服務。電子采購平台解決了采購到付款（P2P）過程中固有的問題。

一些專門的電子采購平台允許員工使用從預先批準的供應商網絡重複購買低成本物品，如辦公用品。其結果是更好地跟蹤采購以進行尾支出管理，並降低采購成本。

無論你當前是否從簡化的采購流程中受益，都可以從利用人工智能和實時分析的電子采購軟件係統中受益匪淺。

qmchashi SRM電子采購係統解決哪些問題

qmchashi SRM電子采購管理係統提供了完整的采購到付款軟件解決方案。你可以通過qmchashi電子采購自動化軟件解決的常見和繁瑣問題包括：

-缺乏集中的合同管理

如果正在進行大規模采購，那麽追蹤各方的義務就變得更加重要。qmchashi SRM為所有采購員和采購管理者提供同一個頁麵以查看和管理整個采購合同。

在 qmchashi 中，每個采購合同都可以用一個項目來管理，通過項目嚴格按照采購合同的條款管控其資源，活動，采購物料以及交付，確保交付的履行符合合同的條款。

-支出可見性差

qmchashi SRM采購係統優先考慮易於跟蹤的支出可見性。你需要知道每周和每月的成本，以優化業務流程。除了知道你的成本，你還可以更有效地分析支出領域和規劃資源支出。

另外，qmchashi電子采購促進了所有員工和部門之間的問責製。記錄保持無縫，所有記錄都可以集中訪問，支出分析變得比以往更容易。  

-無序的訂單管理

如果缺乏集中的訂單管理方法，你將麵臨更高的重複付款、滯納金和超過必要周期的風險。所有這些都會拖慢你的業務，並在很長一段時間內對你的底線造成巨大拖累。

通過qmchashi SRM電子采購係統，你可以全方位的采購訂單執行管理，完成采購訂單的生成、審批、價格、發貨、發票及付款。

無論是削減成本、提高你的 P2P 解決方案的有效性、確保一切采購支出都光明正大，還是 P2P 中涉及的其他無數任務，qmchashi SRM電子采購解決方案都可以幫助你大幅改善采購部門。聯係我們，即可申請產品免費試用。