改善項目問題管理的8個(ge) 步驟

2022-05-13

如果想讓項目成功，你需要製定適當的計劃來快速有效地應對出現的問題。這些步驟是最佳實踐問題管理過程的一部分，也是良好項目管理的核心要素。

項目問題管理是什麽？

問題是在項目過程中出現的影響計劃的任何事情。問題可能是先前定義的風險，也可能不是。要避免問題出現，但得不到解決。（如果問題得不到解決，就會以另一種方式重新浮出水麵。）

項目中的問題管理始於定義活動和業務規則的計劃，以管理和控製項目期間出現的問題。

管理問題與管理項目沒有什麽不同，都需要一個過程和一個計劃來實施戰略。以下步驟將幫助你建立一個框架來控製項目中出現的問題。

1. 創建注冊

開始的唯一方法是識別問題並將問題收集到文檔中，這樣你就可以響應並跟蹤解決問題的進展。理想情況下，創建一個在線協作文檔。你可能以同樣的方式管理風險或變更，希望在日誌或注冊中跟蹤問題，進而管理問題。如果沒有報告問題的過程或工具，問題將在項目的混亂中丟失。你需要報告問題並通知其他人，以便其他人確認問題是否仍然存在。

2. 及時報告

時機很重要。如果你允許報告延遲，在問題變得太大而無法解決或需要太多資源而成為項目終結者之前，你將失去解決問題的機會。溝通是關鍵，渠道必須開放，盡快將信息傳達給正確的人。如果及時匯報，最好及時解決。對已知問題置之不理是自找麻煩。

3.日誌的問題

確保人們知道誰可以記錄問題，同時確保他們這樣做。如果沒有人記錄問題，那麽問題就會被遺漏。這會讓你的項目出現更多裂縫，直到最終崩潰。你需要詳細記錄這個過程。沒有什麽是太小的。這對你來說可能無關緊要，但它可能是打開問題解決方案的鑰匙。此外，日誌還提供了一個存檔工具，以供將來使用。

4. 分配行為

在動作旁邊也放一個名字，這樣就定義了明確的職責。隻有所有權明確，有人負責識別、跟蹤和解決問題時，問題才會得到解決。你需要有一個關鍵人，他的任務是處理所有與該問題相關的事情，直到問題解決為止。問責製在問題管理中至關重要。

5. 監測進展

人們是否跟進他們的行動項目？定期驗證狀態。問題的狀態是關鍵的區別。如果問題已經解決，但資源仍在進行不必要的工作，那就是另一個問題了。頻繁地通知大家。防止為某個問題分配不需要的資源，你希望獲得完全的透明性。為了最有效地工作，每個人都必須了解問題的狀態。項目儀表板可以讓每個人都知道問題狀態。

6. 評估影響

定義升級範圍，確保衡量所采取的行動，但適當地升級。你不想把所有資源都投入到隻需要一部分資源的地方。也就是說，你不想製造不必要的障礙來阻礙快速恢複。

7. 通過決議

確保在問題標記為已解決後對其進行雙重檢查。雖然有問題負責人，但必須有管理這個過程的人，這樣他們就可以檢查工作，確保它與整個項目和組織的戰略目標相一致。隻有把所有的事情都安排好了，問題才能解決。

8. 關閉問題

最後一步是關閉這個問題，將已解決的問題移出列表。

幫助項目問題管理的工具

如果沒有項目管理軟件來實時連接團隊並幫助管理人員在解決這些問題時跟蹤這些問題，問題管理會很困難。qmchashi PM提供多種有效的機製管理項目層及活動層的問題，跟蹤問題和係統性地解決問題：

○用於問題管理的可視化工作流

qmchashi具有豐富且可視化的視圖，管理人員可以自定義工作流程以自動化任務批準並監督他們的工作以根據需要重新分配資源以避免瓶頸。

○用於問題跟蹤的實時儀表板

qmchashi實時儀表板自動捕獲項目數據、處理數字並在圖表上顯示時間、成本和更多指標，為管理者提供了進一步的監督。係統提供問題地圖以幫助項目人員層層深入了解問題的來龍去脈。

此外，qmchashi的一鍵式報告能讓你掌握進展情況，並提供詳細數據和問題上報機製，以便向利益相關者展示問題解決方案。綜合起來，qmchashi PM是管理項目問題的理想軟件。詳情可聯係我們獲取產品免費試用。