項目管理中的8個(ge) 常見謊言

2022-01-21

作為(wei) 一個(ge) 有經驗的項目經理，你知道每件事都有可能出錯。以下是你可以在項目管理或報告中發現的8個(ge) 常見誤解。意識到這些微小的真相扭曲或誤解將幫助你獲得項目狀態的真實想法，並根據需要迅速采取行動。

1、預算足夠完成這個項目了

預算審查應該是項目經理的首要任務之一。檢查誰做了評估，使用了什麽方法，是否清楚地理解了任務和項目目標，是否添加了實際的應急準備。

如果預算結構過於模糊，或者你覺得預算不夠，召集你的涉眾，解釋情況，並要求他們修改預算或改變項目的範圍。

2、項目管理辦公室（PMO）知道自己在做什麽

PMO通常被認為是一個純粹的行政辦公室，收集信息和文件、組織會議，或發送友好的提醒。簡而言之，低價值的任務可以委托給公司中任何一個能夠填寫Excel文件的人。但最終，關鍵會議將與錯誤的參與者組織,項目時間跟進將不準確,項目關鍵文件不是最新的,不會共享項目規則和最佳實踐。

因此，項目團隊將需要更多時間來規範和執行。PMO是項目的核心。確保已將其提供給具有適當思維方式、能力水平、嚴謹性和正確了解項目的人員。如果你覺得委派不當，可以更換團隊，或者花時間對他們進行密切管理，並對他們進行項目管理方麵的培訓。

3、保持冷靜，這是一種敏捷的方法

作為一個項目經理是相當困難的：你必須關注時間、預算和質量，對抗每天的突發事件，並成為團隊的最佳領導者。

敏捷管理並不是能讓你的項目運行得比其他任何一個都快的意思。這是一種具有精確規則的真正方法。它通常用於最終產品在開始時沒有被完美地描述或了解的項目中。

不受控製的敏捷方法的風險是交付比最初計劃的更少的特性，因為如果在迭代結束時，工作沒有完成，或者如果測試失敗，產品範圍就會為下一個迭代減少，以嚐試交付一些功能性的東西。

檢查是否對關鍵角色使用了真正的驅動敏捷方法，每個角色都有一個精確的角色，以及是否維護了像產品待辦事項列表這樣的關鍵項目文檔。

4、業務需求已經驗證

許多項目之所以失敗，是因為項目團隊中沒有人，也沒有利益相關者知道預期是什麽，或者紙板上的成功的故事是如何在現實生活中實現的。這樣一來，項目團隊就會產生一種客觀的空虛感，他們會處理各種任務，耗盡所有的精力。

確定誰真正理解項目的目標，期望什麽，以及如何實現目標。然後讓他們仔細分析業務需求。如果有些事情不清楚或提出了矛盾，召集你的利益相關者，讓他們重新表述他們所期望的。

5、日程安排準時

在大型項目中，維護進度幾乎是一項全職工作。項目經理經常低估保持進度更新所需的時間，以及平衡任務持續時間、任務順序和關鍵人員可用性所需的複雜性。

因此，時間表通常遵循三個步驟：

-在外部共享，幾乎是最新的，具有清晰的關鍵路徑（項目開始時）
-內部共享，隻有項目中的人可以理解，關鍵路徑模糊（幾個步驟之後）
-項目經理，處理關鍵問題（當項目正在進行時）

沒有必要製定一個包含大量細節的項目計劃。任務越多，行政負擔越重。請求一個全局調度，其中關鍵路徑和關鍵依賴項被標識並突出顯示。如果還沒有實現，請要求任務的優先級（必須有、應該有、可能有、不會有），然後檢查關鍵項目的精確狀態。你將清楚了解項目進度，並能夠評估進度是否準時。

6、供應商是最好的

很多時候選擇供應商是基於他們的聲譽或口碑。他們參與項目的速度越快，效果就越好。
當項目開始時，真正的問題就開始了。供應商不知道你在做什麽，或者向你派遣了初級員工（當然以專家的價格）來應付。


檢查供應商列表。看看他們是如何被選中的，他們以什麽聞名，他們的推薦人，以及他們提供你需要的信息的能力。如果他們不是合適的人選，試著盡快終止合同。

7、人人都清楚這個項目

溝通是一個重複和時機的問題。檢查關鍵信息是否已經以各種方式發送。檢查它們何時發送，以確保適當的受眾在線並在關鍵信息被廣播時接受。與內部溝通服務協商，以確保你的時間安排。

詢問人們是否理解、是否有正確的信息。如果沒有，盡可能重複交流。

8、吸取了教訓

為避免同樣的錯誤被重複，項目再次失敗，我們需要複盤。如果過往的項目經驗沒有保留在公司中，請做以下調查：

● 試著聯係前項目經理，即使他們已不在公司
● 試著找到與你的項目處境相同的項目；與這些項目的關鍵參與者和最終用戶進行討論，以獲得他們對哪些有效和無效的反饋

總結

即使指標是綠色，你的項目也可能處於風險之中。為什麽？因為真相可以被普通的小謊言掩蓋：

Ο 預算是足夠的，但它隻是一個可以接受的預算，而不是真正的預算
Ο PMO已經就位，但由沒有經驗的員工組成
Ο 敏捷方法的推廣隻是為了掩蓋項目管理的不足
Ο 需求已經驗證過了，但是還沒有被閱讀或理解
Ο 時間表是準時的，但任務沒有順序或優先級
Ο 項目團隊已經就位，但沒有項目目標
Ο 文檔已經完成，但隻是無效的文檔模板
Ο 選擇的供應商是一個很好的老朋友
Ο 當沒有人接收的時候，通信已經發送了
Ο 我們吸取了教訓，但卻沒有請教

謊言在項目中很常見，或者說，謊言在工作場所很常見，項目管理團隊越是不能把事實講得一清二楚，或者環境越不透明，就越會撒謊，因為說謊是人性的一部分。

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