如何管理長期的項目任務

2021-12-27

有一些項目管理任務是長期的，或者以一種不符合每日或每周節奏的方式反複出現。這些項目管理任務過程中可能包括以下：

利益相關者參與及溝通

作為溝通計劃的一部分，你可能需要向更廣泛的利益相關者提供更新。這可能包括發送給最終用戶和受項目影響的部門的相關更新，以及向安全團隊、合規團隊和監管機構提供演示。

這裏的最終目標是在整個項目生命周期中定期地進行社交更新，征求反饋，並管理關鍵涉眾群體的期望，以便在項目接近完成時減少衝突和不受眾的意外。

風險管理任務

風險管理是一個由項目經理驅動的循環任務，但它最終需要與項目團隊、項目涉眾、項目問題專家和項目發起人進行協作性溝通。

你應該定期與你的團隊確定風險並將其劃分優先級，促進風險響應計劃的創建，並與風險所有者一起跟蹤風險概率和影響。

發票

隨著項目的進展，你將希望保持財務管理的組織性。這意味著理解你的供應商付款條件和相應地匯款。如果你是在一個加拿大pc网页版官网服務組織，這也意味著要根據你的參與模式積極主動地為你的加拿大pc网页版官网開發票。

如果這是基於裏程碑的賬單，了解這些裏程碑在你的項目時間表中的位置。如果是時間和材料方麵的問題，一定要核對和預測每月的發票金額。

創建變更請求和驅動審批

盡管監控範圍的變化被列為日常項目管理任務，但現實情況是，有時會出現更大的範圍變化和其他業務機會。

這些事情很可能不會在一天之內得到批準。它們都圍繞著這樣一個問題：我們是應該現在就做這件事，還是應該把它作為下一階段的一部分？

這聽起來可能更像是加拿大pc网页版官网經理或業務開發主管的工作，但這是數字項目經理如何傳遞價值的關鍵部分——利用我們與項目工作的接近程度，以及我們為更戰略性決策提供建議所建立的信任。

項目收尾任務

最後，還有一個項目收尾的過程。這也是一種思維模式的轉變，從監督工作的執行，到衡量影響，總結經驗教訓，並展望未來。這些項目任務通常包括以下：

1.最後一次對賬

在某些情況下，你將被要求報告你的項目在現實中與預期相比的表現如何，所以要提前進行。對預算進行最後的核對，並發送最終發票。確保你有自己的項目報表來討論事情偏離軌道的地方，以及對範圍、時間線和預算的計劃更改。

2.組織項目回顧

有了最終的項目數據，你可能想要與你的項目團隊和關鍵涉眾一起進行項目回顧。在公開和保密的情況下提供獲得反饋和見解的方法，利用這些信息來吸取教訓。

3.獲取經驗教訓

項目在最後交付後，應談論什麽做得好，什麽可以做得更好是非常重要的，但如果這些經驗教訓沒有被寫在某處並付諸實踐，對任何人來說都是沒有用的。一定要記錄所吸取的教訓和改進未來項目的行動計劃，並將其歸檔到其他項目經理可以利用這些見解的地方。

4.歸檔項目

當時機成熟時，你將對項目進行歸檔。這意味著收集所有的資產和可交付成果，將它們放在你可能使用的任何歸檔係統中，並整理不再需要使用的工具和環境。

最後的話

成功的項目代表了可以為公司建立競爭優勢和提高利潤，能與對手公司拉開距離。對於長期項目的管理關鍵不僅僅是選擇正確的方式，而且是以一種熟練的方式去執行該方法。如若在項目計劃和執行期間，利用合適的現代項目管理工具配合去管理團隊也是個很好的主意，能讓項目過程中達到事半功倍。

采用像qmchashi PM這類自動化項目管理工具，可以為你在項目過程中提供最佳的工作流程，並且能最大限度地提高每個項目的投資回報率。該工具能為你提供各方麵的實用功能：

○ 項目活動的計劃及成本預算的審批

○ 追蹤項目進度、問題、變更及影響

○ 可交成果的計劃、質量及交付管理

○ 問題與風險自動跟蹤與上報

○ 收款、發票管理、加拿大pc网页版官网滿意度及續約管理

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