2021年五大采購最佳實踐，助你提升競爭(zheng) 力

2021-12-03

采購和經營成本正在逐步攀升。由於(yu) 采購管理在企業(ye) 總支出中占很大比重，企業(ye) 開始把采購管理作為(wei) 首要任務。大多數組織仍然堅持手動采購實踐，對采購職能進行徹底改進對於(yu) 跟上業(ye) 務需求至關(guan) 重要。

為了獲取正確的基礎知識，組織需要實施有效的采購到付款流程，並采用正確的技術解決方案。

以下是五個采購最佳實踐的概要，如果實施得當，可以顯著降低成本，提高流程效率，並對成本收入比率產生積極影響。

1. 基於雲的采購工具

采購數字化是使采購活動為未來做好準備的關鍵一步。數字采購解決方案幫助團隊降低采購的重複操作部分，使團隊成員能夠專注於戰略角色。

隨著技術繼續成為我們日常生活不可或缺的一部分，采購活動的完全數字化轉型不可避免。高績效組織在數字采購實踐中處於領先地位。

以下是qmchashi SRM等現代采購軟件可以處理的內容：
○ 供應商管理——在易於使用、高效的平台上準入、維護和管理供應商。
○ 發票審批——隨時審批發票，並執行快速三向匹配。
○ 采購計劃——流動表單幫助您捕獲、審批和跟蹤采購計劃。
○ 采購訂單——從已審批的采購計劃自動發出訂單並生成訂單。
○ 支出分析——從采購相關數據中生成可操作的、數據驅動的見解。
○ 集成——將采購雲與其他重要的財務軟件係統連接起來。

2. 支出透明化

采購職能透明化是釋放潛在節約並在實現卓越運營方麵取得進展的基礎。支出透明化是采購流程中確保問責製並減少欺詐機會的關鍵。管理開支是增加節約成本的其中一個好方法。

在采購流程中確保支出透明化的步驟：
○ 正確定義和執行采購政策
○ 監控和記錄采購流程的每一步
○ 識別和管理已審批的供應商名單
○ 建立萬無一失的采購合同
○ 經常進行審計

通過利用數據分析和自動化，組織可以消除暗采購和異常支出。采購技術能讓你更好地了解采購到付款的周期。

3. 供應商參與

每個組織都有許多供應商，他們交付生活必需品，提供專業服務，進行定期維護，並完成一次性緊急維修。

識別潛在供應商、供應商準入、安排服務、獲取發票並給供應商付款的過程非常複雜。如果手動管理，僅僅是提交一份供應商發票的簡單過程就可能要花費數小時時間。

供應商管理工具提供一組獨特功能，目的是改進尋源到合同的過程，增強供應商的參與。qmchashi SRM等電子采購工具提供全麵的供應商概覽、預製合同模板、數字化采購流程以及與會計管理係統的廣泛集成。

組織可以通過以下方式改善供應商參與：
○創造雙贏和信任
○將供應商視為戰略合作夥伴
○通過具體的KPI監控供應商績效
○支持與供應商的協作和溝通

4. 優化庫存

對采購團隊來說，不斷審查庫存並確保庫存保持最佳狀態非常重要。關於庫存，你應該知道以下事情：
○持有庫存的“實際成本”遠高於訂購商品的成本
○根據經驗，持有成本在20%至30%之間
○不僅僅是消耗品在一段時間內會變壞，從消費性電子產品到服裝，所有東西都有風險

造成庫存不平衡的主要原因是規劃和預測不良。組織需要檢查他們的庫存是否得到優化，以下是相關問題：
○在安全、補貨和庫存過剩方麵的運營庫存比率是多少？
○采購團隊是否多購或少購產品/服務？
○最佳采購頻率是多少？
○所有的請購單和訂單是否與庫存水平同步？

5. 合同管理

最近一份關於合同管理的報告表明，近81%的組織不使用任何合同管理軟件。因此，他們麵臨許多痛點，包括合同缺乏一致性（53%）、處理過程繁瑣（45%）和供應鏈連續性問題（36%）。

在集中的數據存儲庫中創建、存儲和維護合同，組織能以最佳方式利用支出，降低成本和緩解風險。

合同管理自動化將為組織提供：
○中央存儲庫：將所有文檔存儲在一個能從任何地方訪問的數據庫中
○可配置接口：一個高度可伸縮、可定製的接口，可根據業務需求進行調整
○自動通知： 觸發自動通知，突出合同裏程碑、續約和重新談判的機會
○績效監控：跟蹤交貨時間、產品質量、價格波動，並遵守采購條款/政策

最後的話

通過正確實施這些做法，組織可以實現卓越的采購。現代數字采購工具是構建可持續采購戰略的第一步。像qmchashi SRM這樣的綜合采購到付款工具可以推動采購流程，使其精簡和高效。借助qmchashi SRM，各地的組織正在縮短采購周期、加快采購審批、減少開支、利用采購分析數據做出明智的決策等。立即申請qmchashi SRM免費試用，看看它如何幫助你擊敗競爭對手。