什麽(me) 是項目工作流？為(wei) 什麽(me) 它很重要？

2021-10-27

創造性工作需要大量的結構，特別是當你想要穩定並擴大創造性工作的規模時。創造性工作或其他工作的“這種結構”由項目工作流定義(yi) 。

項目工作流可以幫助你繪製一項工作從開始到結束所需的步驟。它的意義在於術語本身——工作流：數據和活動的移動。

如果你想要更好地管理你的公司，理解和製定清晰的項目工作流至關重要。用工作流補充你的創造力和行業專業知識，你將能始終如一地提供一流的解決方案。

什麽是項目工作流？

工作流可以被定義為“協調的、可重複的活動模式”。

項目工作流定義了為推進項目而必須交換或完成的活動、職責和數據的順序。項目工作流通常定義一組可重複的、結構良好的活動。

你可以把看作包含複雜邏輯的高級清單，其中的邏輯用於定義活動的順序。

理解工作流的一個簡單方法是回憶你上次去雜貨店的經曆。“買兩打雞蛋和一條麵包”是一個清單。但“如果麵包不到13元，就買兩個麵包。否則隻買兩打雞蛋”，這就是工作流的一個例子，它包含多個基於邏輯的步驟。

什麽不是工作流？

工作流的步驟之間必須有一些交互或者依賴關係。如果步驟2與步驟1沒有關聯，你就不能稱之為工作流，充其量稱之為清單。

例如，下麵就是一個工作流的例子：
①創建微博帖子
②在微博上分享微博帖子的鏈接

在創建微博帖子之前，你不能分享微博帖子的鏈接。因此，②直接依賴於①。
 
然而，以下內容不能歸類為工作流：
①創建微博帖子
②分享上周在微博上發布的帖子的鏈接

為什麽？因為②與①沒有交互。你甚至可以在創建本周帖子之前，分享上周的微博鏈接。

工作流和流程的區別

總的來說，工作流是麵向任務的。工作流定義需要執行的活動以及執行的順序。

 “流程”更加寬泛，定義一項任務從開始到完成所需的所有數據、決策、報告、通知等。
例如，在內容營銷活動中，“寫稿子”>“發帖子”>“推廣帖子”是個工作流，隻是定義了一篇稿子從想法到實際資產必須完成的任務。

然而，在寫稿子之前，你必須選擇合適的撰稿人。在此之前，你必須收集需求並集思廣益製定內容策略。

一旦稿子發布，你必須與公關和社交媒體團隊合作進行推廣。最後，在發布後，你必須向主要的幹係人發送一份報告。

這一係列活動就是 “流程”。流程更深入、更複雜，著眼於產生可交付成果所需的所有步驟(有形的和無形的)。而工作流隻考慮從開始到最終交付的淺層步驟順序。

換句話說，工作流包含在流程中，即前者是後者的子集。

為什麽工作流很重要

項目工作流改變項目管理的方式，給你帶來結構和秩序。

讓我們看看在項目管理策略中采用項目工作流的一些具體的、有形的好處：

1. 改善項目管理：項目工作流定義創建可交付成果所有步驟，讓員工知道需要做什麽以及按照什麽順序做，並為你的操作構建可預測性和可伸縮性。

2. 更準確的成本和時間估算：項目工作流定義生產流程中的各個步驟，幫助你更好地估算資源和時間需求。更好地估算對健康的機構來說至關重要。

3.更高效的操作：工作流的製定有助於發現低效和冗餘，從而讓你找到更快、更精簡的做事方法，還有助於識別風險，以便采取補救措施進行規避。

項目管理工作流程如果實施得當，可以提高項目執行的整體效率，同時鼓勵協作的透明度。最終，這可確保項目保持在預算範圍內並在期限內交付高質量的成果。

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