項目成功的10條指導方針

2021-09-30

項目代表了公司建立競爭(zheng) 優(you) 勢和提高利潤的方式，成功的項目會(hui) 將公司與(yu) 那些競爭(zheng) 激烈的公司區分開來。這10個(ge) 步驟可以作為(wei) 指導方針，確保項目成功，並將公司帶向新的高度。

1.設定期望：定義項目

通過徹底理解當前狀態來開始項目定義：

○與利益相關者一起驗證當前狀態、項目要求和範圍。
○獲得高管和關鍵用戶對這些關鍵文件的認可，為項目團隊建立明確的界限和目標。
○明確關鍵可交付成果的關鍵日期。
○如果差距分析確定為實現最終願景需要進行大量更改和努力，則使用分階段交付方法。
○為項目創建多個階段，使團隊能夠避免過度設計。

2.組織起來：創建項目計劃

創建項目計劃可為項目活動提供路線圖，並確定項目是提前還是落後於計劃。

將項目工作分解為可操作的部分。把任務定義為較小的工作量，使項目團隊更容易理解任務何時完成，將每個任務的責任分配給更少的資源。

給這些任務分配現實的時間。參考過去的項目計劃生成準確的估算時效以完成工作。

每周跟蹤和溝通項目進展情況。任務完成時間上的收獲或延遲會影響其他工作。更新任務完成百分比和未來的日期變更，以保持項目團隊和涉眾知情。

3.從高層開始：獲得高層的支持

確定項目成功所需的行政支持。在此步驟中尋找兩種類型的高管：頂級高管和用戶高管。

高層管理人員的支持推動用戶管理人員的支持，並可以通過參與項目溝通、啟動會議和推出會議來激勵整個用戶社區。他們還批準預算，並確保項目團隊獲得項目成功所需的工具、培訓和資源。

用戶執行人員是受影響用戶組的團隊負責人。如果沒有來自用戶社區的執行支持，項目的成功將麵臨風險，用戶參與測試、培訓和推出活動將不一致。

4. 最佳團隊交付最佳結果：項目團隊管理

成功的項目需要團隊的通力合作。外部資源也是項目團隊的重要補充，可以100%專注於手頭的項目，而不需要同時兼顧其他職責。

為項目團隊挑選最有才華的人，使用合適的項目管理工具。了解現有的公司流程和工具，使內部候選人成為優秀的團隊成員。此外，內部團隊成員成為項目的擁護者和變更推動者，確保項目完成後繼續取得成功。

使用諸如qmchashi PM這樣專業的項目管理工具，可以有效管理到團隊實時發生的事情，讓團隊知道該做什麽，從而更方便地進行協作，並且項目管理者可以透明地了解流程以保持項目順利運行。

5. 為不可避免的事做準備：風險管理

風險管理明確側重於識別風險和降低風險的可能性和影響。在項目過程的早期，通過頭腦風暴來討論項目的業務、法律、技術和組織風險。將此工作的時間構建到項目計劃中。讓業務、法律和技術領域的功能專家參與進來，以識別盡可能多的潛在風險。

除了識別風險本身，還要識別可能增加風險發生概率的觸發器。這些觸發器是風險發生的早期指標，可以幫助項目團隊減輕風險對項目成功的影響。在頭腦風暴會議期間，還要收集風險症狀，以幫助及早識別風險的發生。

6. 堅持計劃：範圍管理

既然計劃和團隊已經就位，保持專注是很重要的。記住最終目標，並在項目的整個生命周期中實踐範圍管理。

建立並嚴格遵守範圍變更流程，範圍的所有變更都需要項目團隊的批準。這包括從任務列表中添加和刪除。

對已批準的可交付成果或日期的變更需要項目團隊、涉眾和行政部門的批準。如果與範圍文檔中記錄的涉眾和執行人員的協議處於危險之中，那麽項目團隊有責任在決定采取行動之前提出這些建議的更改並獲得一致意見。

7. 執行計劃：質量保證

可靠的質量保證計劃和方法確保項目可交付成果滿足涉眾提出的要求。有了適當的計劃和完善的質量保證技術，最好的運行項目應該預期準時和預算內的質量交付。

讓質量保證(QA)團隊盡早參與計劃和風險管理階段。在整個項目中安排評審和審計，以便在時間線的早期識別質量問題，以便可以將修複工作作為正常操作的一部分創建，這樣項目質量和時間不會受到影響。

8. 傳播消息：盡早和經常溝通

建立一個溝通計劃，作為初始項目計劃的一部分。根據整個項目團隊的輸入，確定要交流的消息、這些消息的接收者、負責製作消息的團隊成員、用於發送這些消息的媒介以及消息傳遞的簡潔和及時性。

項目狀態的更新可以保證項目的進度和利益相關者的參與。隨著努力的進展，可能會在範圍和時間上有小的變化。直接項目團隊之外的人的所有權意識隨著信息共享的水平而增長。

9. 獲得用戶接受：變更管理

第一步是確定變更中涉及的所有涉眾。即使是受到變化影響的一小部分人也會在整個組織中產生連鎖反應。向所有利益相關者展示他們從中得到了什麽。

○不要吝惜分配給用戶關於新工具和過程的時間和資源。
○生成關於新過程和工具集的易於使用和理解的文檔。
○創建備忘單，幫助用戶將新方法集成到他們的工作中。
○通過設置清晰的、可實現的截止日期和多個進度檢查點來確保變化持續下去。
○通過工作會議支持用戶，當用戶組將新方法應用到他們的業務時，項目團隊可以提供過程和工具專業知識。
○通過跟蹤新工具和過程的使用來度量遵從性。

10. 認證結果：衡量項目成功

一旦項目完成，結束項目與加拿大pc网页版官网滿意度調查。了解從用戶的角度是如何看待項目的。了解項目可交付成果，如何滿足用戶需求、項目團隊溝通的質量以及良好的用戶時間管理的指示，有助於項目團隊在未來的工作中做得更好。編譯並向項目團隊和發起人分發經驗教訓，以驗證工作。

最後的話

一個項目的成功，離不開以上的步驟，如若在項目計劃和執行期間，利用合適的現代項目管理工具配合管理團隊也是個不錯的注意。如qmchashi PM，可以保持每個人在同一頁麵上，並在整個項目過程中保持持續的溝通。係統能實時跟蹤項目信息，真實準確反映項目情況，誠實明確劃分責任，自動檢測項目質量及風險，對項目成功交付有很大的幫助。