qmchashi：集中采購如何改變你的組織？

2021-08-18

每個(ge) 組織都有很多方麵，你的組織也不例外。會(hui) 計、銷售、市場營銷、業(ye) 務開發、加拿大pc网页版官网支持、生產(chan) 和開發等。

組織中的許多部門通常通過合作來生產加拿大pc网页版官网需要的產品和服務。不同部門需要不同的工具和物資來配合完成他們的工作。

如果你的公司正在采購，那麽理想狀態下，有個係統來幫你處理日常運營。要做到這一點，方法有兩個——集中采購和分散采購。在本文中，我們將探討集中采購和分散采購的用例以及它們是如何工作的。

什麽是集中采購？

集中采購是一種模式，在這種模式下，組織的某個特定部門負責獲取整個組織需要的物資。這個部門負責與供應商聯絡、供應商尋源、合同管理、風險分析，以及從供應商那裏獲得所需物資的每項工作。

從本質上講，在集中采購中，指定的采購部門充當組織內部不同部門和人員與外部供應商之間的聯係橋梁。

采購部門從組織內部收集訂單，並決定如何最好地從其建立的供應商網絡中提供這些訂單。

集中采購的關鍵本質是，所有的采購任務都委托給一個部門，甚至是代表整個組織進行管理的人員。

什麽是分散采購？

分散采購將采購物資的權力直接放在各部門的員工手中。員工可以獲得資金或支付卡，他們可以使用這些資金或支付卡訂購供應品，在批準前很少或不進行審查。

為什麽選擇集中采購而不是分散采購？

這僅僅是因為集中采購為您提供了更多的可見性和對公司開支的控製。相反，分散采購為浪費、欺詐和異常支出創造了充足的空間。

以下是分散采購相關的缺點，你應該在決定是采用分散采購還是集中采購時牢記於心：
○ 異常支出
○ 重複采購和管理費用
○ 糟糕的供應商關係
○ 把時間浪費在重複的花費上

雖然分散采購為您提供了更簡單的跨組織采購體驗，但它為資源的浪費和管理不善創造了無可比擬的機會。

集中采購的好處

集中采購的主要好處是，它將您的采購集中到一個地方，在那裏很容易管理費用，節省成本，並限製由於欺詐和異常支出造成的損失。集中采購的其他好處包括：

1、減少管理費用

采購不是一件簡單的事。

在采購供應品的同時，通常還會出現其他職責，如確保供應商的供應質量、最小化供應商風險、水電費，甚至潛在合同。想象這樣一種情形:您組織中的員工都在做出這些承諾，而您遇到了問題。

集中采購將幾個小額采購捆綁在一起，將它們組合起來，以減少整個組織需要的運輸、庫存管理、風險分析和質量監控等間接成本。

2、批量折扣節省成本

在集中采購模式下，采購部門匯集相同的訂單，發送給能夠提供最好折扣的供應商。因為采購部門的訂單量大，這會帶來更好的折扣。供應商提供供應商數量折扣，以鎖定未來的業務，這合情合理。

3、改善供應商關係

分散采購賦予員工所需的預算和主動性，以確定他們認為有用的東西，並立即采購(在一定限度內)。無論是軟件訂閱還是實物供應，員工不需要簽署冗長的合同就能支出。

由於大多數以這種方式進行的采購都是一次性的，而且不在任何合同下做出，分散采購往往是純粹的交易。

員工隻是簡單進行采購，沒有與供應商建立任何長期關係。即使他們願意這樣做，但這是不可能的，因為每個員工或部門帶來的業務量不值得供應商花費時間和精力。

在整個組織中，大量資金用於采購物資，但不可能將其與有利的供應商關係聯係起來，也不可能協商批量折扣。

這種情況隨著集中采購模式的出現而改變，供應商關係是長期培養的，雙方都能從中受益。

4、采購流程的高級控製

如果組織中的各個員工都能隨意支出，那麽你可以確定一個結果。無數的失誤將會出現，因為費用可能會被誇大，采購重複，甚至錯誤，不必要的費用可能會產生。

將所有采購置於一個控製源之下，可以簡化整個組織的采購管理流程。

這樣，你就能更清楚地了解現金是如何流出你的組織的，你就能高水平地管理它，從一個控製源控製流入你的組織的供應品數量和質量。


5、節約在采購上的時間

在整個組織中，當員工在分散模式中進行個人采購時，這種方式似乎更簡單、更容易管理。但當你考慮在無數微交易中損失的時間，這對你的組織來說就是淨損失。

集中采購將采購合並在一起，進行大規模管理，節省管理采購和大量交易的費用所需的時間。

6、消除異常支出

異常支出意味著，員工在與供應商簽訂的現有合同之外進行采購。

這在運行分散采購模型的組織中非常常見，因為通常沒有簡單的方法來跟蹤或理解組織與供應商之間的所有合同。因此，員工從他們能找到的最方便的供應商那裏采購。

合同表現不佳，甚至可能因你的組織沒有達到合同中規定的最低訂單數字而受到處罰。

集中采購消除了員工在規則或現有合同外采購的風險，因此在發生之前就能防止異常支出。

現代采購管理工具

無論你選擇集中式還是分散式采購模式，現代采購管理工具qmchashi SRM都可以提供幫助。該係統旨在幫助各種規模的企業在一個一站式平台內管理采購。使用qmchashi SRM，你可以：

○在線電子招投標
○輕鬆管理采購申請
○所有供應商數據的360度視圖
○積極確保對采購KPI進行監控
○允許供應商接受多種付款方式

這類現代采購管理工具對於有效地采購商品和服務比以往任何時候都變得至關重要。從長遠來看，將為你的企業從流程中消除了成本，增加經濟效益。