如何使用項目管理軟件,有效管理項目人員？

2021-08-13

在建立項目時，項目管理技術和方法對於(yu) 確保清晰和有重點非常重要。然而，項目核心人員的協作程度對於(yu) 項目的整體(ti) 成功影響最大。

以下是管理項目團隊的技巧，旨在提高團隊效率：

1、建立平衡的團隊

確定項目團隊成員既有正確的技術專長，又有廣泛的溝通和思維方式。

這種平衡可以通過潛在的項目團隊成員過去可能采取的問卷調查來確定。

2、確保項目目標清晰和“認同”

無論項目團隊成員的資曆或經驗水平如何，每個人都需要完全清楚並致力於實現項目目標。
為團隊提供在項目早期向你公開或私下提出擔憂或問題的機會，這可以避免與承諾缺乏相關的負麵影響。

任何負麵行為都應該立即被發現，確保問題能夠得到解決。讓您的團隊在項目規劃的早期階段就參與進來，這會有很大的幫助。

3、確保直線管理支持

當從不同部門選擇項目團隊成員時，獲得他們的直線經理對項目的支持和承諾以及項目成員需要分配到項目會議、研究和商定行動的時間至關重要。

與直線經理確認可能與團隊成員的工作或個人承諾發生衝突的領域或時間。

4、建立團隊代碼

在第一次項目團隊會議上，利用小組成員來確定將有助於項目團隊的行為。這可以簡單地通過在活動掛圖中捕捉“項目負責人的期望”和“每個團隊成員的期望”來實現。這些文件可以打印出來，分發給團隊，並在每次會議開始時作為提醒。

這些行為的變化都可以通過引用團隊代碼來進行建設性的挑戰。

5、認識團隊發展的階段

研究表明，所有團隊都要經曆不同的發展階段才能達到最佳績效，無論每個團隊成員的技能和經驗如何，每個新團隊的團隊動態都會有所不同。

你需要調整你的領導作風（從指示式方法到谘詢式方法），以適應每個階段，確保你的團隊快速有效地通過前三個階段（形成、行動和規範），確保他們在盡可能快的時間內達到最佳績效。

6、在關鍵會議中利用促進者

在關鍵階段（如想法產生或決策製定），中立的促進者幫助項目團隊開始或取得進展，這對項目團隊有極大的幫助。

或者，發展你在促進團隊方麵的技能，以確保從項目團隊中獲得最好的結果。

7、使用所有內部和外部網絡

與項目團隊一起，在項目早期就確定誰可以幫你實現項目目標，例如進行研究、查看最佳實踐、尋求意見和從過去的經驗中學習。

在放眼外部之前，先放眼整個組織，因為可能會有其他人麵臨類似的問題，或者想要聯合起來，因為他們想要解決項目目標。突然間，你的資源可能增加了。

8、與主要幹係人溝通

在你確定誰可以幫助你的同時，考慮誰是這個項目的主要影響者，如項目發起人、項目所有人、關鍵幹係人，並規劃你的溝通策略，確保你在整個項目中得到他們的全力承諾和支持。

9、計劃如何慶祝項目團隊的成功

當目標仍在定義、澄清或傳達時，幫助團隊在項目開始時設想成功，這會增加你的成功率，使項目團隊成員從一開始感受到重視，因此更有可能對未來可能麵臨的挑戰做出更好的回應。

考慮在項目結束時如何慶祝項目的成功，包括所有關鍵貢獻者在內，確保項目發起人在場親自感謝團隊。

10、定期回顧團隊的學習情況

項目計劃中及時、定期的評審安排將確保項目團隊以最有效的方式工作，將幫助培養團隊精神，最終實現他們對項目的承諾。

11、使用項目管理軟件

使用項目管理軟件會幫助你以無與倫比的便利性實施上述所有技巧。

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