成功電子采購項目的五大關(guan) 鍵要素

2021-08-05

總的來說，員工現在認識到電子采購項目的優(you) 點，也更願意擁抱這些優(you) 點。公司裏的每個(ge) 人都知道持有更優(you) 質數據、降低成本、革新供應商關(guan) 係或避免錯誤和糾紛的好處。

電子采購項目的實施需要一個深思熟慮的方法，因為它需要時間，涉及大量組織內部和外部的人員，並要求在實踐中做出重大的改變。

有五個因素肯定會影響采購鏈數字化流程的成功：
○ 具體的共同目標
○ 由有遠見、堅定的供應商組成的小組
○ 贏得供應商基礎的能力
○ 對整合不同渠道持開放的態度
○ 在整個流程中積極溝通

電子采購項目重點1：具體的共同目標

如果你一開始就沒有目標，你就永遠不會實現你的目標。在電子采購流程中，對於有效的項目管理來說，這條規則沒有什麽不同。

電子采購項目的良好目標必須：
○ 符合現實，關於組織願意分配給電子采購項目的資源。
○ 可衡量，以便隨著時間的推移監控進展。例如，減少產品數量，減少糾紛數量，甚至縮短交貨時間。
○ 分享給所有使電子采購項目取得成功的參與人，無論是在組織內部還是外部。
 
電子采購項目重點2：試用合作夥伴

在電子采購項目中，明智的做法是先挑選幾個合適的合作夥伴。這個先驅者小組的作用是：

○ 合作確定數字化流程的方式。
○ 對整個電子采購項目定義的流程進行全麵的測試，但不涉及整個采購信息係統。
○ 選定的合作夥伴需要足夠龐大和複雜，以可信的方式展示第一批成果的價值。隨著前後差距越來越明顯，支持電子采購流程的證據會越來越清晰，所需要的努力也越來越合理。

將反複出現困難的合作夥伴與擁有大量交易的其他夥伴混在一起，似乎是一個好方法。

電子采購項目重點3： 供應商參與

戰略性供應商參與越多，電子采購項目的影響就越大。在該公司的合作夥伴中推出電子采購流程顯然是成功實現采購鏈數字化的其中一個因素。

為了保持他們在生態係統中的地位，供應商需要使用電子目錄來吸引人們對產品的關注。

可能不是所有的合作夥伴都參與進來，可能是可用性的原因，也可能是因為害怕改變。說服他們的其中一個好方法是引入“雙贏”策略。例如，如果供應商開始使用電子目錄，就可以減少發出訂單和處理發票的時間。

電子采購項目重點4：多種渠道

所有供應商和國家都受到特定的限製。在設計數字化流程時，如果能整合不同的信息交換渠道，電子采購項目就更有可能順利進行，也更靈活。

根據每個幹係人的數字成熟度，最合適的渠道可能是：
○  供應商門戶
○ 產品目錄
○ 電子采購流程

你需要預先找出最有效和最合適的工具。

電子采購項目重點5：溝通

參與電子采購項目推廣的每個人都需要花費大量的時間和精力來做出改變。采購團隊的成員，公司部門內的合作夥伴，還有供應商，都必須共同努力，實施這些新程序。他們還必須事先花時間設置工具，這些工具對他們來說通常是新的工具。

這不是個小任務，每個人都必須為項目的成功有個人驅動力。就項目進行持續溝通，解釋項目的目標，強調項目各階段的好處，是在條件下和在開始設定的期限內取得成功的關鍵。

結論

綜上所述，選擇合適的技術平台顯然具有戰略性，為電子采購項目提供最佳的成功機會，同時改善該流程的管理。

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