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如何管理和充分使用項目資源？

2021-08-04

項目資源通常是指項目執行過程中所需要的人、財、物等資源，項目資源管理在項目管理中有著舉足輕重的地位，隻有切實做好項目資源管理才能確保項目的進度、質量、成本按計劃完成，否則項目管理就成了空談。

而在各種項目資源中人力資源又顯得尤為重要，因為項目的完成最終還是要靠人。就算資金、材料有充分的保障，如果項目組成員管理不善，項目是不可能按時按質完成的，所以本文重點討論項目人力資源管理中需要注意的問題。

一、 資源計劃

在項目規劃階段要做好項目資源的計劃工作。例如在項目的不同階段分別需要各種不同技能及不同技能等級的資源的數量、這些資源是不是有足夠的時間參與本項目？這些資源是本部門（或者本公司）就能提供還是需要尋找外部資源？資源計劃一定要細化到具體的時間、技能、技能等級及數量，這樣才能運籌帷幄，為後期更精細的資源管理打好基礎。

在項目資源計劃中項目經理的協調能力也是非常重要的，尤其是在需要跨部門使用資源的情況下。這方麵就要求項目經理首先要想方設法得到高層領導的支持，這樣在不同部門間協調資源就方便多了。另外也要加強部門之間的團結協作，以便在有特殊需要的時候大家鼎力相助。

二、 資源監控

有了項目資源計劃以後在項目執行過程中還需要對資源的實際使用情況進行嚴格監控，一方麵要對資源的實際工時有記錄、有統計、有分析，另一方麵也要隨時掌握資源的工作狀態，例如工作積極性、身體情況、時間衝突、團隊環境、氣氛、士氣等等，隻有這樣才能提前發現項目在資源管理方麵的風險，做到早發現、早排除。

在具體做法上工時方麵可以考慮使用諸如qmchashi PM的工時表管理軟件。通過工具實時、高效地得到第一手的資源時間分配數據，以方便資源管理的決策分析；在資源工作狀態方麵可以通過加強項目團隊的溝通管理來實現，例如定期項目溝通會、日報、周報製度、定期項目成員訪談、階段性項目總結等等。

三、 資源日常管理

在資源日常管理方麵也有很多方麵需要注意：

1. 明確職責

大到項目裏程碑，小到一個(ge) 人負責的小任務，項目裏的任何一個(ge) 任務一定要明確具體(ti) 的負責人，並且要確定負責人是否清楚自己的職責，如果理解上有偏差要反複溝通直到清晰為(wei) 止。這一點非常重要，因為(wei) 如果沒有明確任務的負責人那麽(me) 最容易產(chan) 生的問題就是任務不能按期完成且沒法追責，因此一定要避免這種情況的發生。

2. 加強團隊建設

首先要明確團隊的目標、方向和任務，確保團隊為(wei) 了共同的目標而努力，這樣的團隊才有凝聚力，才能確保項目能順利完成。其次要調動團隊成員的主動性和積極性，激發團隊成員主動發現項目中存在的問題、積極發表自己的建議，甚至參與(yu) 項目的相關(guan) 決(jue) 策。要加強項目團隊溝通交流，尤其是跨部門的團隊，這樣可以增強團隊成員互相之間的了解，對於(yu) 提升士氣是有很大幫助的。溝通的方式可以是多種多樣，例如定期的線上線下會(hui) 議、麵對麵溝通、電話、郵件、微信、QQ等電子通訊方式、正式的通知/公告/問卷調查、團隊活動、聚餐等。

3. 建立績效考核機製

通過建立科學的定性和定量的績效考核機製可以客觀公正地反映團隊成員的工作能力及對項目的貢獻，再結合一定的獎懲機製就能極大地調動團隊成員的工作積極性，進一步激發團隊成員的潛能。

4. 平衡資源分配

對於(yu) 項目團隊規模比較大的項目，項目經理還要特別留意資源的過度分配問題，避免出現忙的閑的閑的情況。出現資源過度分配一方麵可能會(hui) 影響工作進度另一方麵也可能影響團隊士氣。防止資源過度分配可以利用qmchashi工時表工具定量分析資源過度分配情況，提前預知資源分配狀況以便做出及時調整；可以將能提前的工作盡量提前開始、不要把大量的工作安排給少數的幾個(ge) 人。

5. 及時的資源調整

隨著項目的執行項目經理對於(yu) 團隊成員的能力會(hui) 有越來越深的認識，尤其對於(yu) 有跨部門資源的項目來說，這個(ge) 時候項目經理就要善於(yu) 進行資源的調整，及時優(you) 化組合，讓最適合的人做最適合的事，力爭(zheng) 高效發揮每個(ge) 人的工作能力，這樣就能最大化地確保項目按期完成。

以上就是有關做好項目資源管理需要注意的方麵，相信如果你做好了以上幾點你管理的項目一定會非常成功的！

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