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PMO如何識別預算不足和超支？

2021-07-30

項目經理的職責之一是管理項目預算。這包括，估算初始預算（在大多數情況下或至少審查初始預算），創建每月預算計劃，跟蹤進度（實際）支出，然後重新預測所需的預算（稱為(wei) 完工尚需估算，簡稱ETC）。

不幸的是，雖然一些項目經理非常擅長估算和管理預算，但其他人卻不是很擅長。這是個可能導致大量預算不足或超支的問題，對組織來說也是不利的。

許多進度報告中，ETC等於預算減去實際支出。這清楚地表明項目經理不是重新預測，他們隻是讓ETC成為預算和實際之差。這通常會導致低於或超出預算。

其他問題出現在初始預算不正確的情況。通常有合理的理由，比如預算建立在一些高水平的假設之上。不幸的是，大多數項目經理都希望保留超額預算，“以防萬一”，除非預算需求隨著更多分析的完成而大幅上升。雖然這為項目經理提供了安全級別，但也給組織帶來了機會成本。

成本趨勢分析

PMO對預算提出獨立挑戰的簡單方法是采用成本趨勢分析。在這裏，可用曆史數據（每月實際數據）預測未來的消費趨勢。雖然不是100%準確，但可以說，曆史月度支出更能預示未來的支出，該支出數月或數年前在計劃中製定。

如何提供幫助？

PMO可以實施簡單的流程，將趨勢分析應用於從項目收到的定期報告意見書。這允許對項目提交的ETC與趨勢分析的預測進行比較。如果存在很大的偏差，PMO可以與項目經理會麵，討論偏差原因。如果存在增加每月支出的可信理由，比如剛剛增加的X個新資源，PMO會對ETC感到滿意。然而，如果沒有可信的理由，應該鼓勵項目經理退還一些多餘的預算。

盡早發現預算使用不足，將允許預算用於其他變更方案。識別超支將允許早期幹預，從而避免超支。

項目預算不是靜態的，你的項目預算將在整個項目中進行審查和恢複。使用qmchashi PMO，你的項目可以保持在預算範圍內，並且你的團隊的日程安排不太可能超負荷。最重要的是，借助qmchashi PMO資源規劃功能，你可以隨時查看每個人的工作內容。

○ 提供了為多個項目規劃資源的工具
○ 實時跟蹤和更新您的資源容量
○ 提供團隊工作時間表和資源可用性的高級視圖
○ 實時預測你的資源容量並跟蹤項目預算
○ 具有項目報告功能，以幫助推動數據明智的決策

你還可以在qmchashi PMO上計劃預算、增加費用，然後使用資源管理功能來分配資源、勞動力、小時費率，這些都會自動添加到你的項目中。

總結

使用成本趨勢分析將確保PMO提供價值並向上移動成熟度曲線。它將幫助組織避免在預算超支和不足方麵的成本錯誤。

隨著項目和組織變得越來越複雜，專門的可以幫助你在範圍內按時交付項目，並在此過程中為你節省大量精力。通過正確的投資，它還將幫助你擴展項目並最終達到並超越你的業務目標。

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