電子采購流程是如何運作的？

2021-07-28

常見的電子采購流程如下：

1、用戶需要產品或服務

采購流程從發現或預測用戶的物質需求或服務需求開始。他們使用電子文檔，如請購單、常規的重新訂購係統，或通過預測和加拿大pc网页版官网訂單來確定需求。有時，在新產品開發過程中確定的材料需求也會促進采購需求。

2、采購審批（和供應商評估）

根據采購的規模和性質，這個階段可能會有不同的步驟。如果這次采購是新的采購，那麽會對供應商進行評估，確定哪個供應商是公司的最佳選擇。

如果之前已經購買過該產品或服務，那麽供應商可能已經確定。不過，部門主管和其他個人可能需要在向供應商發送采購訂單之前批準此次采購。

對於小型采購，例如辦公用品，電子采購係統通常允許帶有小請求的請購單，無需從公司的另一個人那裏獲得審批就能采購某產品。如果金額超過用戶生成采購訂單的權限，在請購單成為采購訂單之前，請購單會自動經過必要的審批流程。

如果請購單申請沒有現有供應商的較高金額的產品，那麽采購部門可以從潛在供應商那裏獲得報價或投標。采購將報價請求（RFQ）)或建議請求（RFP）發送給供應商，並邀請他們為采購合同提交投標。

對於較大的采購，可能需要詳細的評估。這發生在確定采購需求存在之後，然後製定材料規格。
對於已確定供應商的常規和標準產品需求，不需要對供應商進行評估和選擇，審批流程可以繼續進行。然而，任何新產品的潛在來源，特別是那些複雜的產品，都需要進行徹底的調查，確保采購部門隻評估合資格的供應商。

3、投標、談判和供應商選擇

此步驟僅發生在沒有現有供應商的采購，或現有供應商不再能滿足您的需求時。一旦采購部門在評估過程中完成了所要求的活動，就會進行最終的供應商選擇。選擇供應商是必不可少的活動之一，因為在采購周期的這一階段犯下的錯誤可能會對淨利潤造成重大影響，還需要用很長的時間來糾正。

在收到投標並進行談判後，采購團隊選擇供應商，並通過采購審批流程授權采購，該流程由電子采購係統自動完成。

4、采購審批

一旦選擇了供應商，或收到了請購單，采購部門會通過創建電子采購訂單授予采購批準。電子采購係統允許用戶創建請購單，這些請購單會根據在設置中創建的審批規則自動通過審批流程。一旦請購單通過審批，它會自動轉換成采購訂單，以節省時間和精力。

采購訂單詳細說明采購相關的所有關鍵信息，包括數量、項目、質量要求、價格、交貨方式、交貨日期、采購訂單號、訂單到期日和送貨地址。

5、發布和接收采購需求

在采購周期的這個階段，采購需求以有形的方式傳遞。有些組織選擇提交電子訂單，而其他材料則通過郵件或傳真提交。使用電子數據交換(EDI)有助於縮短訂單周期時間。運輸和接收流程需要其他相關文件，這些文件也可以做成電子的，比如提貨單、材料裝箱單和驗收單。

6、持續監控供應商績效

你不應該因為去年找到了某一特定產品的最佳供應商，就認為他們永遠是滿足你需求的最佳供應商。確保你一直與最佳供應商合作的其中一個方法是，在授予他們合同後跟蹤他們的績效。

如果你發現他們總是延期交貨，或者缺斤少兩，或有其他問題，那麽很明顯他們影響了你與加拿大pc网页版官网做生意的能力。重要的是投資持續評估，確定改進機會或識別供應商沒有履行承諾的情況。

如果你沒有正式的評估，你就很難了解供應商的績效。如果沒有評估係統，你就沒有必要的數據來支持未來的采購決定。

電子采購工具

在你的組織中進行電子采購的第一步是選擇和實施電子采購解決方案。

qmchashi SRM采購管理工具操作簡單，功能卻很全麵。該工具可對采購每個(ge) 環節進行嚴(yan) 密的跟蹤與(yu) 管理，從(cong) 需求到交付，對企業(ye) 采購執行過程進行科學管控。

○ 供應商全生命周期管理
○ 集約式與分散式采購
○ 在線電子招投標
○ 采購產品基準價
○ 采購全過程管理
○ 點選式自定義報表

你可以按類別、供應商、地域或業務單位查看支出，以便更輕鬆地進行分析。使用數據尋找可以加快審批時間、管理更多支出並監控供應商績效的機會，所有這些都可以通過 SRM一個平台完成。想了解有關電子采購工具的更多信息嗎？聯係我們即可申請免費的產品演示。