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如何在項目會(hui) 議中處理不同議程？

2021-07-22

你是否曾經遇到過這樣的的情況：你認為(wei) 是簡單的項目會(hui) 議，但結果卻是痛苦且無效的？是否有與(yu) 會(hui) 者一開始就不高興(xing) ，會(hui) 議再也沒有恢複？

雖然可能存在一些無法避免的情況。比如，參與(yu) 者有不同的議程，在會(hui) 議破壞項目對他們(men) 有利。也許個(ge) 人認為(wei) 你（或發起人//項目團隊）冒犯了他們(men) ，他們(men) 隻是想報複。還有更糟糕的，他們(men) 喜歡將對抗作為(wei) 工作的一部分。

這是個難以處理的局麵。然而，聰明的PMO/項目經理應該意識到這種處境，並有希望預料到這一點。

有時，除了上麵列出的要點之外，這種行為還有一個簡單的原因。我們每個人都想被重視，被尊重。所以，花點時間想想你在沒有收到會議材料時的感受。也許沒有正式列入邀請行列。你到了會議室，看到其他人都有資料，而你沒有。

很多人會把它當作簡單的疏忽，但如果有人受到壓力，他們可能會做出不良反應，並且可能會破壞會議。比如說，你在主持電話會議，一個人在電話上說他們沒有材料，然後另一些人會補充說，他們也沒有。

雖然這看起來不是個大問題，但所有的與會者潛意識裏可能會認為你沒有將後勤工作組織好。這可能會讓他們潛意識地認為，如果你不能組織後勤工作，材料和推薦信是否還可信？

這種情況類似於你的演示文稿中出現計算錯誤等。信譽很快會丟失，你將無法做出你需要的決定，還要花時間安撫別人。

在執行變更的多年經驗裏，專注於細節是有好處的。這裏有一些簡單的建議：

○ 根據會議材料中列出的與會者仔細檢查分發名單。不要簡單地剪切和粘貼以前分發的電子郵件列表，它們通常會過時。

○ 確保記下所有代理。有些人不使用原始的會議請求進行代理。他們可能發送單獨的電子郵件。

○ 根據會議記錄和會議邀請，核對會議職權範圍內的名單。確保它們的一致性。

○ 確保移除那些僅作為代理人與會的人。許多人在有問題的會議結束後忘記移除名字。

○ 確保正確記下人們的名字（和他們的角色）。這很重要。如果別人一不小心拚錯了你的名字，你會有什麽感覺？

○ 確保材料中的信息是正確的。

雖然這些事並不複雜，但都非常實用。在發送郵件之前要養成檢查這些要點的習慣，這樣你就可以在會議中避免一些挑戰。

總結

溝通是現代企業成功的基石。你需要明確定義的PM溝通策略才能成長為一個團隊。這就是使項目管理會議成為正確的關鍵所在。

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係統的自動化工作流程和跟蹤工具有助保持項目進展，可幫助節省時間並促進項目每個階段的參與。管理良好的項目會議可以讓團隊克服分心和障礙以取得成果。

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