電子采購的好處，不僅(jin) 僅(jin) 是自動化

2021-07-21

采購在決定你的業務成功方麵起著重要作用。但是，你是否意識到傳統采購流程存在許多嚴重影響你業務的弱點？不過，不用擔心，因為電子采購能解決這些問題。
 
作為技術創新的一部分，電子采購旨在簡化采購流程。下麵讓我們了解更多有關電子采購的信息及好處。

常規采購

 
在我們深入探討電子采購之前，先回顧一下什麽是采購。
 
采購是公司購買將用於生產過程的貨物的活動。該活動包括詢價、選擇供應商、建立采購期限、選擇貨物、簽訂合同和付款等幾個過程。
 
傳統的采購流程需要很多人的協調來處理成堆的文件，例如采購訂單、發票、合同、交貨、收貨等等。
 

這種類型的采購，無論你是否意識到，都存在阻礙你業(ye) 務效率的弱點，包括有：

◇ 文件堆放量
◇ 重複訂單
◇ 參與采購的供應商數量
◇ 由於人為錯誤導致的庫存數據不準確
◇ 由於處理緊急任務的傾向而被忽視的流程
◇ 驗證過程需要很多不同層次的人
◇ 延長執行時間

如果你在為你的企業進行采購時遇到這些問題，也許是時候轉向電子采購了。
 
電子采購如何運作？
 
電子采購是由電子采購軟件促進的采購過程。流程中的係統將所有采購流程計算機化。因此，通過盡量減少紙張的使用，電子采購也可以減少出錯。
 
在商業中，電子采購不僅僅是網上購物。電子采購軟件使公司用於管理采購流程的所有功能、程序和政策自動化。
 
以下是電子采購如何促進采購流程：
 
○ 確定查詢
 
采購流程的第一步確定所需的貨物是什麽。電子采購將這一過程集中在一個數據庫中。
 
因此，采購經理將清楚地了解剩餘庫存、采購內容和確定預算。
 
傳統的采購過程將日光浴，因為確定需求將需要基於紙張的表計算。不輸入準確數據的風險是真實存在的。
 
○ 證實
 
在此步驟中，驗證意味著驗證將在哪些供應商或供應商處購買庫存。電子采購簡化並加速了這一過程。其將處理由負責人驗證的文件。
 
傳統的采購流程通常會消耗大量包含需要簽署的文件的紙張。這通常需要幾天時間，因為有時負責人很長時間都不在。
 
○ 訂購
 
電子采購係統支持訂購流程。該係統將根據所需庫存清單自動向供應商或供應商訂購查詢。
 
如果你手動執行此過程，則必須將訂單一一發送給供應商或供應商。此外，如果采購流程與其他功能之間沒有整合，也會導致效率低下。
 
○ 追蹤
 
完成訂購後，電子采購允許經理跟蹤庫存以確認它們處於哪個流程。這是可能的，因為係統提供了來自供應商或供應商的實時數據。
 
同時，傳統的采購流程隻能讓管理者在庫存訂單的不確定性中等待。
 
○ 購買
 
采購的最後一步也可以在係統中完成，因為它也集成了會計功能。同時，供應商可以在係統中創建有效發票。
 
傳統采購隻允許供應商親自遞交有效發票，效率很低。丟失發票的可能性就在那裏，它會阻礙你的業務。
 
○ 報告
 
由於係統記錄了所有采購活動，與傳統采購流程相比，報告將更加容易。
 
保存在數據庫中的所有數據都可以自動生成分析報告。係統最大限度地利用采購過程中涉及的員工、部門和供應商的記錄來創建評估。
 
電子采購對公司的好處
 
通過這種精簡的采購流程，你可以從中獲得盈利優勢。
 
首先，你的采購係統現在是自動化的。你不必執行重複的采購訂單。你的公司可以投入時間來製定可以提高業務收入的戰略。
 
你還可以通過限製紙張使用來節省采購成本。換句話說，你實施了環保采購流程。
 
你可以控製所購買庫存的質量，因為每個描述性信息都可以在目錄中看到。這是可能的，因為該軟件使采購經理能夠對貨物規格和質量進行研究。
 
結論
 

電子采購是對基於(yu) 紙張的傳(chuan) 統采購流程的創新。通過應用電子采購軟件，你可以更輕鬆、更快速地組織從(cong) 識別到報告的所有采購流程。

選擇合適的軟件將其他功能與(yu) 采購流程相集成，將優(you) 化管理。比如，解決(jue) 方案具有一係列功能來支持關(guan) 鍵采購活動。從(cong) 具有實時洞察力的自動采購訂單處理，到包括供應商評級和自助服務在內(nei) 的高級供應商管理工作流程。

其強大的服務再加上保持預算正常的智能洞察，以及簡化現有采購流程的高級供應商績效分析，成為電子采購市場中一股不可忽視的力量。聯係我們申請產品免費演示。