項目風險、問題和假設管理

2021-07-07

對於任何項目來說，項目經理捕捉和管理他們正在運行的項目的所有風險、假設、問題和依賴關係（稱為RAID管理）都是很重要的。如果他們不這樣做，那麽他們就沒有做好自己的工作。

在這一點上，有必要澄清問題和風險之間的區別。很簡單，風險是可能影響項目成功交付的東(dong) 西，問題是已經影響項目的東(dong) 西。一個(ge) 優(you) 秀的項目經理能夠成功地管理風險，從(cong) 而阻止風險成為(wei) 問題。管理風險以免它們(men) 成為(wei) 問題，應該會(hui) 提高實現項目結果的可能性。

 
為了管理RAID，項目經理應該使用結構化的方法。如果組織有項目方法論，項目管理辦公室（PMO） 應該有指南和工具。 這通常采用以下形式：

○ 用於捕獲風險、假設、問題和依賴性的模板
○ 應該捕獲什麽以及如何捕獲 RAID 的指南

可能還有其他工具來涵蓋風險緩解計劃。這是如何處理風險的預定義方法，模板應包括：
 
○ 唯一身份
○ 項目名稱
○ 子工作流（如果適用）
○ 風險、假設或問題名稱
○ 描述
○ 影響
○ 對於風險 – 概率（1 – 5，高、中、低等）
○ 對於所有人 - 影響（1 - 5，高，中，低等）
○ 鑒定人
○ 操作所有者
○ 緩解計劃
○ 目標解決日期
○ 狀態（打開、關閉）

還可以根據項目添加其他內容。然而，上述適用於成功的管理。解決風險、假設和問題的實際方法略有不同。

假設管理
 
假設通常是在項目的計劃階段獲得的。它們用於需要信息來做出明智決定的情況。例如，IT項目可能對磁盤存儲進行假設，並根據這個假設計算出磁盤數量和大小的價格。
 
然而，重要的是有一個計劃來證明假設是真還是假。沒有這個，項目可能會繼續假設磁盤的使用，投入生產卻發現磁盤存儲需求比假設大 10 倍，因此係統不適合用途。
 
在某些情況下，可能無法證明假設或可能令人望而卻步。在這種情況下，這就是風險管理發揮作用的地方。
 
風險管理
 
項目經理應致力於在項目開始時捕獲可能影響項目的所有風險。應該對這些進行評估（通常由一組具有適當技能的人員）以了解概率和影響。

然後，項目經理必須決定要擔心哪些風險（通常是那些具有高概率和或高影響的風險）。對於這些，項目經理（和/或項目團隊）應該捕獲緩解行動。這將使項目經理能夠向高級管理人員建議應該采取哪些減輕措施來防範風險。這需要仔細考慮，因為采取緩解行動通常花費更多的錢，風險可能不會發生——這是一種棘手的平衡行為。
 
問題管理
 
當風險確實發生時，它就變成了一個問題——需要管理的東西。問題應在風險登記冊上關閉並轉移到問題登記冊。有可能出現的問題沒有被記錄在風險登記冊上——每個項目經理的噩夢是“未知”。
 
為了解決這個問題，需要製定一個行動方案。如果項目經理已經完成了風險緩解計劃，這將是起點。
 
對於風險、問題和假設，這是項目經理的持續練習，而不僅僅是一個時間點的練習。不幸的是，許多項目經理創建了風險、假設和問題日誌，然後再也不看它。一個好的項目經理應該確保登記冊不斷更新，然後他們應該定期與項目團隊一起審查。

最後的話
 
管理風險、問題和假設是一項非常重要的活動。項目經理必須確保對該活動給予適當的關注。使用好的工具和模板將有助於過程，並減少項目被遺漏和/或不被管理的機會。


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