項目采購管理的快速指南

2021-07-02

采購，就項目管理而言，是當你需要購買、租用或與一些外部資源簽訂合同，以達到你的項目目標時。這些關係，就像項目中的任何過程一樣，需要管理。

管理這些關(guan) 係意味著從(cong) 公司雇用的外部供應商那裏獲得最佳質量，以協助其開展業(ye) 務。 在與(yu) 供應商的關(guan) 係中存在圍繞成本和時間的限製。采購管理是一種更高效、更有成效地處理采購、請購、訂購、加快、檢查和協調采購過程的方法。

但是，在建立合作夥伴關係或采購之前，必須回答是否需要外部供應商提供商品和服務的問題。 因此，權衡內部生產商品或服務和外包工作的利弊。從長遠來看，與外部公司的關係是否必要且具有成本效益？ 一旦做出明智的決定，隻有這樣你才能自信地向前邁進，確信你所采取的步驟在財務上是合理的並且符合你的時間範圍。

一旦你準備好從供應商那裏采購商品，項目采購管理將被分解為四個過程。

計劃采購管理

采購首先在項目的規劃階段確定。對於每個外部承包商，都需要有一份工作說明書（SOW），作為概述所承包的工作的文件。

然而，在合同之前，是要求多個承包商投標的提議，項目經理可以從他們的投標中確定誰將獲得合同。

這些請求是經過深思熟慮的，因為它們可以作為整個項目的指導文檔，越具體越好。這可以避免以後的混亂，並有助於製定更準確的計劃。

該過程收集在采購管理計劃中，包括需求文件、風險登記冊、活動資源需求、項目進度、活動成本估算等。

為了指導這些決策，有一些工具和技術，如自製或外購分析，這有助於確定活動是否需要外部供應商或可以在內部完成。尋求專家的幫助，做市場調查和與利益相關者會麵也有助於指導這個決定。

進行采購

在完成第一階段的文書工作後，進行采購階段是研究收到的投標並決定接受哪一個。然而，在決定之前，應該有一個標準來決定哪個投標是最適合項目和適合你的物流管理。然後簽署協議，更新項目管理計劃。
 
通過與投標方協商，掌握評估投標方案的技術，並進行獨立評估，以確保投標在正常範圍內，從而確定中標者。向合同領域的專家谘詢並沒有什麽壞處。
 
你還可以應用一些分析技術。廣告是一種很好的方式，可以確保你在盡可能廣泛地撒網，這樣你就可以根據所有潛在的投標人作出決定。然後是采購談判，將需要調整最終合同，以滿足你和承包商的需求。你應在訂購單內列明所訂購貨品/服務的價格、數量、交貨窗口及付款條件。這是一份具有法律約束力的文件，確保你和你的供應商在同一頁上。我們的采購訂單模板可以幫助你創建一個適合你的項目。
 
控製采購
 
一旦簽訂合同，這些承包商的管理必須納入全麵的管理責任。承包商可能會對預算和進度產生負麵影響，這可能導致項目偏離軌道或更糟。
 
因此，定期更新狀態是必要的，以審查承包商協議，獲得進度更新和審查工作表現，以確保承包商滿足其合同概述的要求。盡管你雇傭承包商是因為他們是該領域的專家，但你仍然需要監控和跟蹤他們的工作，以確保其按計劃進行。
 
最好簽訂一個變更控製係統，並定期進行采購績效審查，包括檢查和審計，以確保工作正常進行。業績報告也有助於讓經理們了解情況。支付係統以及索賠管理和記錄管理係統需要到位。工作訂單必須包括承包商正在進行的工作的所有細節，以便於績效監控。
 
關閉采購
 
正如開始采購需要一個程序一樣，最後也需要一個程序。什麽是已完成的工作應該在與承包商的最初協議中詳細說明，這樣就不會混淆任何一方的工作何時完成。
 
保險和擔保通常也需要正式免除責任。這樣可以確保合同的價值和完成日期沒有未完成的變更。
 
采購審計有助於這一過程，以及結構化的采購談判。還需要一個記錄管理係統來管理采購過程這一階段所涉及的所有文書工作。
 
項目經理在采購中的角色是什麽？
 
項目經理參與采購，就像他們在項目管理過程中控製的任何其他方麵一樣。然而，他們可能不擁有與項目其他部分相同的權限的過程。
 
雖然項目經理有權代表公司與承包商達成協議，但項目經理通常不是負責管理合同的人。無論如何，項目經理參與其中是很重要的。
 
這意味著了解項目管理知識體係（PMBOK）)中概述的項目采購管理知識領域的六個過程。第一個是計劃采購和收購，這意味著確定項目需要什麽外部資源。項目經理將對此進行控製，因為他們更了解整體項目需求。


計劃合同是為需要的任何產品或服務創建要求，包括哪些公司提供這些產品或服務。 然後通過將公司範圍縮小到少數，選擇賣家來請求賣家回應，這通常是采購部門的供應商。

合同管理是對與供應商的合同的管理。項目經理將每天與供應商的加拿大pc网页版官网經理合作。合同履行完畢，合同結束。這通常由采購部門再次處理。

現代軟件應用程序

現代PM或采購軟件，如qmchashi PM或qmchashi SRM支持基於項目的采購。負責人可以在任何項目活動中進行采購計劃、采購請求、招標和承包，采購預算和成本將自動與項目活動相關聯，並將匯總到項目級別的預算和成本。

qmchashi係統基於實時交易，所有狀態更新，包括采購付款，都會立即反映在實時儀表板上。將這些信息集中在一頁麵，管理人員可以立即關注所有事情，可以更輕鬆地管理多個文檔和工作流程。所有這一切，同時確保項目從頭到尾順利運行。你不僅可以看到項目是否按計劃進行，還可以管理為該項目進行的任何采購。