改善項目溝通的六種有效途徑

2021-06-30

溝通是項目管理的載體。有效的溝通可以給你一個成功的項目。同樣，任何溝通不暢的情況對項目來說都可能是致命的。
 
作為項目經理，你必須不斷地與發起人、加拿大pc网页版官网和團隊成員進行溝通。共享信息和溝通項目需求對團隊成員來說是例行公事。
 
以下項目活動需要有效的溝通：
• 談判合同
•誘發需求
•製定項目計劃
•委派任務
•識別風險
•匯報項目進度
•進行會議
•跟蹤進展
•與團隊成員分享更改

項目管理協會(hui) （PMI)）行的一項研究顯示，在三分之一的情況下，無效的溝通是項目失敗的主要原因，並且有一半以上的情況對項目的成功產(chan) 生負麵影響。

還有其他一些發現也強調了有效溝通的重要性：

“企業每在一個項目上投入10億美元，就會麵臨1.35億美元的風險。新的研究表明，在這1.35億美元中，有7500萬美元（56%）因無效的溝通而麵臨風險，這表明組織迫切需要解決企業層麵的溝通缺陷。”
 
因此，改善你的項目溝通策略和發展溝通技巧，使項目管理更容易、更好，是非常必要的。
 
每一個成功的項目都有一個共同點——強大的溝通策略。它包括諸如概要、目標受眾、目標、方法、溝通渠道、預算以及監測和評價方法等信息。
 
在製定溝通策略時，要注意以下六個因素：
 
1-開發的目的
 
保持你的目標。知道你為什麽這樣做，以及每一步是如何讓你前進的。設定目標，並且要切合實際。
 
2-確定關鍵人物
 
決定哪些團隊成員、執行人員、涉眾和加拿大pc网页版官网參與其中，以及參與到什麽程度。
 
3-討論角色和職責
 
確保團隊成員在開始他們的任務之前知道需要做什麽。對於團隊成員來說，了解他們的角色和責任是必要的。
 
4-確定最好的溝通方式
 
找出加拿大pc网页版官网和團隊成員喜歡什麽樣的溝通渠道——電子郵件、書麵更新、電話或團隊會議。
 
5-溝通的頻率
 
把截止日期考慮進去，決定是每周開一次，兩周開一次，還是每月開一次。
 
6-接受改變

有時候事情並不像計劃的那樣發展。事先考慮潛在的風險，並在需要時靈活調整。
 
高績效的組織為其低績效的同行創建正式的交流計劃的項目數量幾乎是後者的兩倍。

讓我們看看這些組織是如何保持他們強大的溝通的：
 
○ 集項目預期
 
建立有效的項目溝通計劃的第一步是從第一天開始就與團隊成員和涉眾設定項目期望。他們每個人都應該清楚在一個項目的過程中他們期望得到什麽。
 
公開地和他們討論並解釋項目目標和計劃。用負責、負責、谘詢和知情(RACI)圖表繪製項目是簡化溝通的有效方法。
 
當參與項目的人們知道他們的職責和截止日期時，工作就會變得更容易。
 
○ 建立強大的團隊文化
 
你的公司文化在培養良好的溝通方式中扮演著重要的角色。作為一個項目經理，你應該努力營造一種文化，在這種文化中，人們以開放的心態歡迎各種想法和意見，並注重麵對麵的交流和社交互動。
 
它可以幫助團隊成員毫不猶豫地說出自己的想法或害怕被評判。如果他們在做項目時發現了問題，請確保成為他們的首選。
 
○ 運行有效的會議
 
實際上沒有多少人知道如何有效地主持會議，結果是浪費了時間，也沒有取得多少成果。
 
如果處理得當，會議可以產生很好的結果，讓每個人都知道項目的進展和瓶頸。
 
是每天15分鍾的會議還是每周60分鍾的會議由你決定。要進行富有成效的會議，包括議程、更新的狀態報告，以及隨後的快速總結的下一步行動方針。
 
鼓勵他人在會議中表達自己的想法和意見，以實現雙向對話和有效溝通。
 
○ 問問題
 
任何形式的誤解都可能嚴重損害你的項目。避免誤解的唯一方法就是多問問題。
 
作為項目經理，你應該保持好奇心，因為這將有助於你清楚地理解過程和可交付成果。
 
問問題對於引導交流朝著正確的方向發展起著重要的作用。當你問了正確的問題，你就能獲得洞察力，幫助你以最好的方式分配任務，並牢記團隊成員的優勢。
 
這對你和你的團隊來說都是雙贏的局麵。
 
○ 利用現代項目管理軟件進行協作
 
你不可能總是掌控所有事情，尤其是當你的腦子裏已經裝滿其他任務時。這就是項目管理和協作工具發揮作用的地方。這樣的協作工具有助於管理任務和簡化你的溝通過程。

 
項目經理和團隊應該使用現代項目管理軟件，如qmchashi PM，以保持每個人在同一頁麵上，並在整個項目過程中保持持續的溝通。係統能實時跟蹤項目信息，自動檢測項目質量及風險，一發現異常馬上預警，對項目順利執行至成功交付很有幫助。

你也可以嚐試使用qmchashi PM的在線甘特圖或儀表板來跟蹤項目進度並使團隊成員承擔責任。
 
○ 關注非語言溝通
 
有效的溝通不僅僅是口頭上的，還有非口頭上的。事實上，超過一半的交流是通過我們的身體語言、動作和手勢進行的。如果有更多的溝通錯誤，開始注意交流的非語言方麵。
 
總結
 
即使你的團隊在溝通方麵很強大，也總是有改進的空間。請考慮執行上麵提到的一些技巧，將你的項目溝通提升到下一個層次。