加快采購流程的6種方式

2021-06-28

傳統上，采購可能被視為一個障礙，因為你隻在絕對必要時才參與采購，唯恐耽誤你的項目。 然而，如今這種過時的觀念正被技術和采購流程急需的創新所顛覆。

以下是企業加快采購流程的方法，旨在推動整個企業更快運營和加速實現價值。

1、確定瓶頸並對其進行優先排序

如果你不知道采購流程的哪些方麵進展緩慢，你就很難知道應該在哪些方麵進行變更。在開始之前，你首先要確定哪些變更會產生最大的影響。審批人是在拖延時間嗎?發票放在收件箱裏嗎?與你的團隊和公司進行溝通，了解主要問題所在。

一旦你了解流程在哪裏受阻，你就能確定這些延遲的成本(在時間或金錢上)，更好地按優(you) 先順序列出並優(you) 先處理最緊迫的瓶頸。

2、采用精益-敏捷采購框架

精益敏捷采購方法論是一種協作的方法，它簡化了複雜的尋源和采購流程。這意味著減少在傳統采購流程中浪費的時間，縮短進入市場的時間，並顯著地鞏固供應商評估過程。

這個框架的核心是簡化的提案結構，該結構可以更快地創建和比較供應商的提案。它涉及將業務的需求、條件和可選項與供應商提供的功能、價值主張和成本結構進行比較，以了解它們是如何結合在一起的。通過標準化評估標準，與供應商合作夥伴的能力和成本結構相關的最高風險升到頂峰，允許更快對供應商進行評估和決策。

3、給你的團隊授權

通常，采購部門是財政規劃中最後獲得資金的部門之一，這意味著采購工具的升級通常被推遲。如果你能證明你的團隊能以多快的速度完成他們的工作，他們將用正確的資源產生多高的價值，你就能更好地為采購技術的投資做準備。

冗長的審批鏈是另一個經常被忽視的減慢采購過程的方麵。通過簡化審批鏈，你可以大大縮短采購商品和服務的時間。自動工作流的例子包括授權員工批準低於500元的采購，或將任何超過100萬元的采購申請直接發送給首席執行官批準。

4、提升你的供應商接觸技能

供應商行為會極大地影響采購團隊的交貨速度。不斷讓你的供應商設定期望，提供或接收反饋，並投資你們的關係。

如果你和你的供應商緊密合作，就不會有意外的交易，政策更新，或其他耗時的問題。毫無疑問，從現有供應商轉換，時間成本和資源成本都是巨大的。與你的供應商定期溝通將確保你倆達成共識，保持業務快速開展。

5、發展更強大的幹係人關係

你的業務幹係人在采購流程中扮演著關鍵角色。與他們建立牢固的關係非常重要，這樣你就可以在采購責任和交付速度方麵與期待保持一致。定期與他們會麵，花時間了解他們的擔憂、當前的痛點和業務計劃。有了這些信息，你就可以更好地預測他們即將到來的需求，更快地為他們提供服務。

如果這聽起來讓人不知所措，請放心：優化和加快你的采購流程不是一天、兩周、甚至一年就能完成的。對於大多數組織來說，采購轉換是一個持續的、協作的過程。當你考慮這個過程對你的組織來說會是什麽樣子的時候，記住上麵的技巧以及你的企業的背景和文化，你就會在成功的路上走得順暢。

6、建議使用采購管理軟件

一個可靠的采購軟件可以簡化雜亂的采購流程並保持透明。你不會丟失任何信息，利益相關者可以按時提出、批準或拒絕項目。簡化的采購流程將加快采購效率，可以更好地控製采購生命周期的每個階段。

以高效的qmchashi SRM采購管理軟件為例，可以實現以下好處：

○ 最大限度地減少文書工作造成的混亂
○ 縮短采購生命周期
○ 減少人為依賴的幹預和錯誤
○ 減輕所有利益相關者的工作量
○ 保持過程準確和一致
○ 為流程注入透明度
○ 堅持預定的采購周期

選擇自動化的采購管理軟件而不是依賴電子郵件和 Excel 表格將加快采購流程、確保準確性、提高效率並節省時間和資源。想要加強你的采購流程並最大限度減少欺詐和錯誤，來體驗qmchashi SRM產品演示吧。