如何公平、平等地對待投標參與(yu) 者？

2021-06-18

在采購過程的各個階段都應考慮到公平和公正。代理機構需要了解他們的行為將如何被投標參與者和潛在的投標參與者理解。例如公正和不偏不倚：
 
◇不要從事任何有違公平和透明選舉過程目的的行為。

◇識別並積極管理實際的和感知到的利益衝突。

◇讓所有感興趣的投標參與者平等地獲得同時提供的信息（其他投標參與者的商業機密除外）。

◇向所有潛在的投標參與者提供個人的附加信息或澄清，如可行，應以書麵形式提供，無論是紙質的還是電子的。

◇如果截止日期被延長，在最初公布的截止日期和時間之前的足夠時間內，向所有潛在的投標參與方提供一份延期通知。

投標方投入時間、精力和資源準備和提交投標答複。作為(wei) 回報，他們(men) 有權期望在采購過程的每一階段都得到公平待遇。任何形式的偏見都可能危及采購的完整性。如果投標參與(yu) 方懷疑投標存在偏見，從(cong) 而導致拖延和預算中未預料到的財務成本，他們(men) 有權提出投訴或采取法律行動。

處理現有和以前的供應商

投標參與方可能與某一機構有現有關係，例如，根據現有或以前的合同。在采購過程中，這可能會使其他投標參與方產生一種感覺（無論是真實的還是感覺的），即當前或以前的供應商具有優勢。代理機構需要了解目前或以前的供應商獲得競爭優勢的可能性，並管理這種情況。
 
例如，一個機構有一個維護合同。現任承包商對所需的服務有特別的了解，並與工程處建立了良好的關係。在重新招標服務時，其他可能參與投標的人士可能會覺得無法有效競爭，因而不願參與。
 
挑戰在於為所有參與者創造一個公平的競爭環境。考慮以下策略：
 
◇獨立的職責，因此沒有人參與或能夠影響招標過程中管理當前或以前的供應商。
 
◇采用有效的信息披露和市場參與過程。在投標文件中包含有關需求的詳細（非機密）信息（包括性能數據，如數量或需求水平）。
 
◇確保現有合同包含有效的轉移條款。這通常要求現任承包商向政府和通過政府向其他投標參與者披露信息。
 
◇如果現有承包商是唯一的投標參與方，應製定一項評估資金價值的策略——例如，通過製定基準、為比較目的準備可靠的標前估價和公開書評。
 
◇確保現有合同下的知識產權足夠廣泛，使機構能夠獲取和使用該知識產權。
 
◇行業參與和合作
 
在開始招標前，與招標對象行業進行有效的合作和接觸，可以提供以下好處:
 
◇有更多的創新解決方案的潛力。
 
◇對解決方案的質量更有信心。
 
◇減少過渡風險，因為招標參與者參與了工程處製定解決方案的工作。
 
◇工程處有更多機會平衡服務範圍、質量和預算需求。
 
◇在競爭壓力下，使入圍的投標參與者更好地專注於改進和同意解決方案的方法。
 
然而，行業參與和協作方式可能會導致誠信風險，例如：
 
◇提供的信息可能與招標文件不一致。
 
◇投標參與者可能不會收到相同的信息、澄清或指導。
 
處理這類廉潔風險的策略包括：
 
◇確保所有提供的信息、澄清、問題和回答的細節都被記錄下來，並盡快分發給所有投標參與者。
 
◇必須出席簡報會或現場視察，並以書麵形式確認所有參加者的出席。書麵材料不能涉及談話中提到的“細微差別”。
 
◇避免機構代表與投標參與者在簡報會前或會後進行非正式討論。
 
◇與標書參與者的互動會議通常是在答複截止日期前與每位標書參與者進行一對一的會議。通常這種形式的合作包括工程處與投標參與者互動，以檢驗適合目的的項目構想。這種測試使投標參與者確信他們提交的答複符合招標要求，並且該機構有可能接受。當采購涉及設計（例如設計和建造）或要求創新時，交互式會議是有用的。

交互式會議應精心安排，最好有一個廉潔顧問（外部或機構）參與。

通常情況下，在互動環節中討論的內容不會與其他投標參與者分享。但是，如果原子能機構在會議期間披露任何新的資料，它應確保與所有投標參與方迅速分享相同的資料。在一屆會議之後對工程處的要求所作的任何更改都必須以投標文件增編的形式通知，並立即印發。

投標後麵談
 
投標條件應說明評標小組是打算與所有投標參與人麵談，還是隻與入圍的投標參與人麵談。機構通常利用這個機會提出問題，以更好地了解投標答複。
 
為確保投標後麵試過程的公平性：

◇所有合格的投標參與者都應有平等的機會參加投標後麵試。

◇所有參與投標者應有同等的麵試時間。

◇投標參與人不得更改或提高其提交的回複的價值。

◇麵談不應用於價格談判。

◇雙方的適當代表應參加麵試，並應保留討論內容的書麵記錄，並將副本轉發給投標參與人。

與首選或入圍的投標參與者進行談判
 
任何談判的目標都是為原子能機構取得最好的結果。談判可以集中在答複的任何方麵，如價格、合同條款和條件、設計或完成時間。
 
在這種談判中，原子能機構不應對其要求的性質作出任何重大改變，或允許一個優先參加投標的國家改進其反應，使其他參加投標的國家認為如果給予同樣的機會，他們也可以作出同樣的反應。
 
如果有兩種或多或少相同的反應，進行競爭性談判是可以接受的。隻有在招標條件允許的情況下才進行競爭性談判。在任何此類談判中，平等對待投標參與者。
 
談判可能采取最佳和最終報價過程的形式。最佳和最終報價是向所有投標參與方或所有入圍的投標參與方發出的正式請求，表明他們是否能夠改進自己的反應。最佳和最終報價程序是可選的，隻有當招標條件保留了機構要求它們的權利時，才應提出要求。

 
平等對待參與最佳和最終報價過程的投標參與者，並遵循標準的誠信做法，如平等獲取信息、平等準備答複和記錄過程的時間。最佳和最終報價過程不是改變投標要求或對任何投標參與者有利或不利的機會。
 
使用現代電子投標軟件
 
除了教育和政策執行外，利用現代電子投標軟件增加透明度、同時性和可追溯性，將有助於改善公平和平等對待投標參與者的情況。

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