有效控製異常支出的五種方法

2021-06-15

異常支出是指因違反公司程序製定的規則而產生的采購費用。異常支出要麽是故意忽略已確定的采購流程，要麽是單純的采購錯誤，與之前談判的采購條款不一致。

企業和企業通常會與供應商簽訂合同，幫助建立長期的、對雙方都有利的關係。

供應商同意繼續向采購企業提供供應品，而采購企業同意向供應商下訂單並付款。這些合同的目的是通過與值得信賴的供應商建立關係，保持較低的采購成本，確保有保障的資源供應。

這是異常支出的由來：異常支出是企業在那些約定合同之外進行的采購或購置。

雖然合同是為(wei) 了幫助企業(ye) 更簡單、更連貫地采購資源而設計的，但異常支出往往會(hui) 抵消這一點，引發更高的購置成本，破壞供應商關(guan) 係。

什麽導致了異常支出？

首先，我們要弄清楚為什麽企業會在合同之外進行采購。換句話說，為什麽會出現異常支出?異常支出的出現通常有6個關鍵原因，即：

1、分散式采購

一些企業采用分散式采購係統，旨在提高他們的敏捷性。個人團隊成員和部門可以使用資金(通過公司卡)進行采購。

其目的是消除官僚主義的層次，這樣團隊成員隻需獲得采購人員的許可就可以進行采購。雖然這可能會簡化采購過程，但也會導致一種情況，即個人或部門可能會購買已被現有合同涵蓋的產品，隻是因為他們沒有意識到。

2、競爭性的異常支出

在某些情況下，團隊成員知道有一個現有的合同涵蓋了他們想要下的訂單。但是，他們仍然選擇在其他地方購買，因為他們認為其他選擇更便宜，他們想為公司省錢。

3、支出審批管理不善

許多現代采購工具都是為了支持分散式支出而構建的。分散式采購係統需要內置審批，以便中央采購團隊可以批準個人和團隊的采購。

在這種情況下，異常支出飆升至難以想象的比例，企業內的個人和團隊可以在現有合同之外進行采購，而不受采購團隊的限製。

4、間接支出高（通常出現在數字企業）

對於主要使用實物原材料的傳統硬件公司來說，原材料可以一次又一次地批量訂購，幾乎沒有空間或需要在現有合同之外進行采購。

對於營銷機構、軟件公司等數字企業來說，企業需求在不斷變化，個人可能不得不在現有合同之外進行采購。更糟糕的是，這些合同可能根本就不存在。

在數字企業的采購管理混亂中，異常支出更容易長時間持續下去。

5、低效耗時的采購流程

一天就隻有那麽多小時，如果企業中的個人或團隊發現，采購所需的內部流程要花費很長時間，他們通常會尋找更簡單、更快的替代方案。

6、供應文件不足/無意識

員工和團隊成員隻能利用他們知道的現有合同。如果企業員工沒有意識到他們所需的特定資源在現有合同下，他們會樂於尋找替代方案，因為他們認為這是唯一的選擇。

如何處理異常支出？

異常支出會減少利潤，使企業麵臨運營風險。如果你希望將風險降至最低，穩定日常業務運作，提高利潤，你就需要果斷地處理異常支出。

這裏有五種方法可以幫助你減少異常支出：

1、進行詳細的支出分析

首先，你需要創建一份明細表，詳細說明你在現有合同之外的支出有多少。為了實現這一點，你必須把支出分解成基本要素，看看你的錢都花到哪裏。

接下來，你要確定供應商和團隊中的幹係人，他們是異常支出的主要驅動者。下一步，估算異常支出的短期成本和長期成本，即異常支出的成本是多少，以及你在合同範圍內的支出是多少。

2、教育團隊成員

你的團隊需要了解采購在全局中的位置。讓團隊中的每個人都明白這些要點很重要：

▪ 集中采購可以幫你節省采購費用
▪ 異常支出會損害公司的經濟利益
▪ 來自未審批供應商的供應品或對內部運營有害
▪ 如果每個人都能盡自己的一份力，集中采購是可以實現的。

3、采用更智能的采購係統和流程

你的工作取決於你所擁有的工具和策略。為了盡可能消除異常支出，你需要：

▪ 為采購團隊配備簡化流程的工具，使企業其他人員易於與采購團隊協作，
▪ 鼓勵團隊成員識別現有采購過程中的痛點，
▪ 構建更簡單的流程，這樣團隊和個人可以輕鬆提出申請，
▪ 采用采購審批係統，以便在采購前進行審批。

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4、為特殊采購需求創建一個流程

無論你的采購係統和流程有多好，總會出現現有供應商無法滿足的情況。為了避免這種情況導致不受控製的異常支出，建議創建一個簡單的流程來指導上報，詳細說明當現有供應商不能提供所需供應品時應采取的步驟。

5、將采購教育納入人力資源流程

讓人力資源團隊參與采購培訓過程，這有助於團隊成員了解采購合規的重要性，並能輕鬆避免異常支出，因為他們從第一天就開始這樣做了。

人力資源部門也可以設計和執行懲罰措施，並適用於那些反複在合同之外花錢的團隊成員。

結論

總之，異常支出主要發生在這種情況下，企業使用複雜或嚴重受限的工具，這些工具使幹係人的采購過程複雜化，並讓他們尋找替代方案。

通過簡化采購係統和流程，你將會贏得幹係人的支持，最終消除異常支出。