項目成功交付的管理技巧

2021-06-10

成功的交付是基於我們在課堂上或工作中學到的項目管理基礎知識。在這篇文章中，我們將研究成功項目交付的7個基本經驗教訓。
 
1、製定範圍聲明
 
範圍聲明是一種正式的文檔，它確定了項目中包含和不包含的可交付成果。它是一個關鍵文檔，你可以用它來協商目標、可交付成果和澄清假設。如果準備了範圍聲明，並與項目幹係人進一步審查，那麽在項目執行過程中就不會有那麽多的意外了。範圍聲明是一個很好的文檔，有助於確定項目邊界。

一個好的範圍聲明應該包括以下部分：
●項目目標
●交付
●裏程碑
●關鍵需求
●限製和排除

可交付成果部分定義了項目範圍內的內容，限製和排除部分闡明了項目範圍外的內容。關鍵的裏程碑不會確定承諾的日期，但至少你確定了需要跟蹤的重要裏程碑。範圍聲明還可以識別項目需要滿足的任何高級關鍵需求。
 
2、進行利益相關者分析

利益相關者分析是一種用於評估人們對項目的需求和影響的技術。不要假設在給定的管理層或執行層中的所有利益相關者都有相同的權力、興趣和溝通需求。一些利益相關者可能在組織內擁有高水平的權力和重大利益，而其他利益相關者對項目的影響較小。
 

如果你不了解利益相關(guan) 者想要什麽(me) ，以及他們(men) 的組織權力和影響力，你就有可能溝通不正確。如果你曾經犯過錯誤，沒有讓一個(ge) 高權力/高利益的利益相關(guan) 者充分了解情況，你一定會(hui) 得到“支持性反饋”。如果對每個(ge) 人的權力、利益和溝通需求有更好的了解，這些溝通障礙是可以避免的。

3、製定並溝通項目計劃
 
項目計劃不是項目進度表。項目計劃是一個正式的文件，它定義了用於執行和控製項目的項目管理過程。使用項目管理計劃可以解釋項目將如何運行，並指出關鍵的項目管理期望。如果你使用項目管理計劃來構成項目啟動平台的基礎，它可以為項目團隊增加價值。
 
4、檢查工作分解結構（WBS）
 
在每個項目中使用圖形化的工作分解結構。可視化的工作分解結構（WBS）有助於將項目分解成小的可交付成果，這些可交付成果可以添加到項目時間表中。
 
有些項目團隊喜歡直接開始計劃，對於較小的項目來說，這樣做很好。但是對於更大、更複雜的項目，繪製WBS將幫助項目經理組織和識別需要在項目狀態中跟蹤和報告的關鍵工作流。
 
5、跟蹤行動、問題和風險
 
項目的操作、問題和風險的維護、跟蹤和管理可能是乏味的。跟蹤行動、問題、風險和關鍵決策是一項管理挑戰，但它是發布和風險管理過程的核心。如果你每周寫下並回顧你的行動、問題和風險，你就不會忘記任何需要回應的重要事項。
 
這些日誌以不同的格式實現，包括電子表格模板、在線項目管理係統和共享文檔存儲庫。理想情況下，你可以在協作工具中跟蹤這些操作、問題和風險，這樣項目經理就不是唯一維護日誌的人了。
 
6、管理會議記錄
 
做會議記錄可能是行政上的累贅，但它們提供了一個有效的會議總結，推動問責和確定後續行動。你可以不會為每一次會議做筆記，但應該在關鍵會議上記錄下來，在這些會議上需要做出決定並采取額外的後續行動。
 
7、更新項目時間表並檢查關鍵路徑
 
每個項目經理都知道項目進度的重要性，並閱讀過關鍵路徑。及時更新項目進度很重要。

如果你錯過了更新項目時間表，並認為是在正軌上，那麽作為項目經理，你很容易因為忙碌而忘記了一些對項目成功交付至關重要的管理任務。

以上7個項目管理技巧可能並不是能夠顯著改變你管理項目的方式的新想法。然而，它們是有利於項目的基本教訓。如今，項目經理麵臨的挑戰是，當我們同時處理多個項目、參加太多會議並被迫權衡項目管理分類的過程時，要始終應用這些經驗教訓。

既然知道了這些項目管理的技巧，那麽是時候為自己配備合適的工具了。qmchashi PM是市麵上難得的一款實時交易型的項目管理軟件，可以改善任何項目經理的工作流程。


qmchashi PM係統模塊覆蓋時間、資源、采購、人力資源、質量、風險、成本管理等，全麵推動項目實施成功。它不但能動態追蹤項目的每個結果，真實準確反映項目情況，還能誠實明確劃分責任。憑著其實時聯動的信息和直通式的業務協作的優勢，項目計劃與執行同步，發現異常自動預警，大大提升業務和項目的執行效率。

成功的項目交付完全取決於基礎。通過檢查這些基本的經驗教訓，並重新投入其中，我們就能更好地準備處理下一個項目或改進當前的項目。