如何應對許多項目的範圍蔓延問題？

2021-06-07

以下是導致項目範圍蔓延的一些最常見原因：

◇ 項目可交付成果缺乏清晰性
◇ 項目需求定義不明確
◇ “想法”最後一分鍾定下來或可交付成果變更
◇ 幹係人不參與或不理解工作量水平
◇ 對項目細節缺乏溝通
◇ 某些幹係人天真且貪婪

如何避免項目範圍蔓延？

任何變更、附加請求或新需求都會給項目經理帶來一點項目壓力。但是，如果你做了盡職調查，也真的閱讀和理解了你的範圍，還基於該範圍製定了計劃，並與你的團隊和加拿大pc网页版官网進行了徹底的審查，你就能輕鬆避免範圍蔓延。

結構合理的項目管理流程的最初步驟，將為(wei) 你和你的項目開辟一條通向成功的道路。不要羞於(yu) 停止談話並說:“讓我先看看範圍/計劃，然後再和你聯係。”不要指望（或被指望）把每個(ge) 細節都記下來——尤其是當你負責一個(ge) 以上的項目時。所以，慢慢來，不要急於(yu) 立即答複，永遠記住可靠的回應會(hui) 有最好的效果。

理解項目需求並與加拿大pc网页版官网保持一致

以所定的目標為起點。確保你真正理解加拿大pc网页版官网的目標和需求。從一開始就保持一致，這對防止範圍蔓延有很大的幫助。

創建詳細的項目計劃並堅持執行

如果你從一開始就有明確的計劃，那麽避免範圍蔓延就容易得多。所以，花點時間列出從項目開始到結束你需要采取的每一步，按時並按預算完成。甘特圖提供了很好的可視化工具，可以隨著工作的進展構建計劃和監控範圍。

不要讓你在計劃中投入的所有工作都因為屈從於每個新問題和請求而付諸東流。計劃的第一個版本是你的基線，你不能隻是編造這些東西！如果你做得對，你是基於你的估計和範圍。當然，計劃可以改變，但將第一個計劃作為基線，通常會在新範圍開始出現時，幫助你爭取更多時間或更多預算。堅持計劃，並將其作為項目的路線圖。

不要害怕說“不”

對加拿大pc网页版官网說“不”可能看起來很可怕，但有時這是幫助加拿大pc网页版官网實現目標的最好方法，也是防止範圍蔓延的有力工具。如果你收到一個將使項目偏離軌道的變更請求，那麽你可以拒絕。把它定位為對話，而不是宣言。清楚地解釋變更將如何對項目產生負麵影響，討論繼續進行項目的最佳方法。

討論變更如何影響項目進度

錯過最後期限通常會造成影響，無論是對你的資源計劃、下一個交付，還是最後期限。當變化正在發生時，把事情說出來，這會幫助每個人了解什麽受到影響。與你的團隊和幹係人一起回顧你的基線計劃，討論意外的變更將如何影響未來的截止日期和整個項目進度表。然後一起決定如何前進。

包含更改範圍的流程

如果你在較大的組織中，你可能需要完成一係列審批，確保團隊中的每個人都同意計劃或時間線的變更。在小型團隊的小型項目中，我們通常很容易接受所有人的意見，並繼續做出變更。在這種情況下，你可能會考慮創建與特定對話或範圍變更相關的“書麵記錄”。

為範圍無關的變更編寫變更請求不是一件壞事。相反，這是一種很好的方式，可以確保沒人會對通過電子郵件或口頭達成的協議反悔。好的範圍變更請求包括：

◇ 變更描述
◇ 變更方法
◇ 計劃/時間線的影響
◇ 風險
◇ 費用（如適用）
◇ 簽名（總是需要）
◇ 提升你的項目管理技能

如何管理項目範圍蔓延？

有時候，不管你做了多少計劃或準備，範圍蔓延還是會發生。當它發生時，重要的是記錄一切並與你的團隊和幹係人溝通。

讓我們來看看項目出現範圍蔓延時，如何進行管理。

1、優先考慮溝通

作為項目經理，你是所有項目工作的主要溝通點。如果項目範圍開始改變，要積極主動，向你的加拿大pc网页版官网和幹係人發出警告。討論變更如何影響項目和預算。

2、版本控製和報告

不是每個項目變更都會導致範圍變更。有時會發生意想不到的事情：有人生病了、幹係人失蹤，無法提供反饋等。如果計劃變更（而且很可能會變更），一定要跟蹤這些變更。不要在沒有通知所有相關人員的情況下，試圖更新時間線。要用多種方式進行溝通。

3、更新項目狀態報告

在常規狀態報告中，你應始終報告當前的時間線狀態，因此這是報告你對計劃所做的更新的完美地點。你可以選擇複製計劃中的筆記，或者附上計劃以供回顧和討論。

4、注意或在項目需求文檔中添加變更

在整個項目中，項目需求文檔是為你的團隊進行審查/修改和檢查而創建的。不要忘記回頭查閱並保持實時更新，因為文檔有時可能會被淹沒在項目中。

避免範圍蔓延的一個很好的方法是使用項目管理軟件，比如qmchashi PM，可以幫助你管理範圍並使你的項目保持正軌。


你和團隊可通過qmchashi PM的變更管理模塊來處理事務、問題、缺陷報告、改進需求等溝通。在係統中，變更請求可以按照嚴重性進行區分，可以排入不同的優先級別隊列，以便控製訪問權限，也可重新分配優先級或轉移變更請求。

qmchashi實時跟蹤項目所有狀態，不但能記錄變更，同時還通知利益相關者。變更的影響信息和變更請求永久關聯，這樣可幫助項目人員作出更加有效和準確的決策與衡量。

在這個時代，事情的變化比你說的要快，在進行一個項目時適應變化的可能性是完全有意義的，無論其規模如何。項目範圍蔓延雖然通常是不可避免的，但使用正確的工具和正確的態度也很容易控製。