采購過程中如何做好成本控製？

2021-06-04

成本控製是采購成本管理中的一個重要環節。企業是以盈利為目的的經濟組織，成本費用是抵減利潤的主要因素。降低成本費用，可以增加利潤，進而可以提高企業整體的經濟效益。但采購涉及許多活動，對許多公司而言，控製成本的購買活動可能是一個挑戰。來聽聽高亞科技的專業顧問Miracle根據經驗給出的建議吧。


Q1：影響采購成本的因素有哪些？

Miracle：企業采購總成本的影響因素有許多，總體可以分為內部因素和外部因素。

內部因素如供應渠道不足，企業內部沒有共享供應商和價格信息，各部門自行尋找供應商成本高，最終采購的材料殘差不齊，也影響項目工期；采購中存在企業員工和供應商之間不正當關係，給企業增加額外的成本；

外部因素如市場價格波動大，采購人員由於工作繁忙，很難對各種材料的價格波動能準確監控。另外，供應商的生產能力、企業與供應商的合作關係等等都會影響采購成本。

Q2：有什麽方法可以控製采購成本？

Miracle：企業可在采購部門多個領域實現采購成本節省。比如減少或避免異常支出，異常支出意味著采購過程中不受控製且未經管理層正式批準的支出。要減少此類支出，企業可以評估購買記錄，檢查誰負責任何不受控製的支出，何時發生以及購買了什麽。 

監督采購風險管理同樣重要。采購過程中存在外部和內部原因導致的風險如質量差、供應商沒有履約能力、采購計劃不科學、員工責任心不強等，需要相關風險控製機製監督管理，保證采購平穩進行；

選擇優質供應商，建立並保持良好的合作關係可降低供應成本，建立穩定的原材料供應渠道；現代企業還應該利用好技術，比如使用qmchashi電子采購係統。雖然電子化采購流程一開始要花錢，但加速並簡化采購能夠大幅度節省采購成本，效果更為顯著。

Q3：為什麽利用技術對采購成本控製效果更顯著？

Miracle：基於上麵所說影響采購成本的因素，企業建立一套電子采購係統是很有必要。電子采購係統可對采購每個環節進行嚴密的跟蹤與管理，既保證生產的高質，又可以縮減采購成本。

以qmchashi電子采購係統為例，采購人員可利用它高效完成詢價工作，低成本進行數據采集。整個詢價過程的所有信息自動進入企業數據庫，實現信息實時共享機製，有助快速擴展供應渠道。

采購定價方麵，通過係統對全部數據的分析挖掘可形成企業基準價格，平均價格等控製線，為每個報價過高或過低提供預警；確定采購價格時，弱化企業員工的個人行為，避免內部人員與供應商之間有不正當的交易，以便獲得最優價格和質量保證。

電子係統對供應商關係管理也大有幫助，審批新供應商關係的時間更短，能夠多維度評估和衡量供應商績效，為建立長期合作夥伴關係提供依據。

自動化的電子采購可定期進行支出分析，具有會計功能的qmchashi電子采購軟件將確保費用報告的準確性更高，同時減少了在這些分析上花費的時間。長遠來看，有效幫助企業節省資金的同時提高采購效率。