如何管理你的新設備項目？

2021-06-02

你們公司剛剛決定將新產品添加到產品線中，而你正準備購買一條新的生產線。此次購買很可能是你參與過的最大一筆購買，你的團隊正在關注。當然，團隊應該擴大或縮小以匹配項目的複雜性和規模。小項目可能需要人們承擔多個角色，但一定不要因為一個角色看起來很小就忽視它。 你可能還有其他需要特別注意的職能，例如合規、許可或認證。


為了將項目分解成可管理的部分，這裏建議將 12個階段作為基礎。這些階段最終將根據你組織的風格和項目管理係統進行調整。

1. 要求-詳細說明產品生產能力和成本要求的文件。
 
2. 規範-將產品要求轉化為新設備功能細節的文件。
 
3.過程失效模式影響分析（FMEA）-對所建議的設備設計進行FMEA是減少項目技術和進度風險的最佳途徑。
 
4. 建議-向供應商提交技術規範，回答他們的詢問，必要時重複技術規範。
 
5. 供應商選擇-評估供應商建議，供應商能力和原始規格的有效性。
 
6. 測試計劃-確定在供應商和工廠現場測試和接收設備所需的材料和資源。
 
7. 設計評審-在建造開始前對規格、概念設計和詳細設計進行評審。
 
8. 製造-供應商製造和進一步定義設備運行的細節，這些細節在建議或設計評審中沒有包括在內。
 
9. 工廠驗收-通過觀察和執行測試計劃，對與規格相關的已完成設備進行評估。
 
10. 場地準備-場地設施的物理準備，包括配套設備和程序。在工廠現場安裝和啟動。
 
11. 現場驗收測試-執行測試計劃，並根據規格對機器進行評估。
 
12. 工藝確認-產量和質量的全能力評估。如果供應商對產品質量和產量完全負責，則此步驟可能包括在11中。
 
現在我們已經了解了團隊和項目階段的情況，讓我們深入了解項目的內部工作方式。
 
項目管理
 
項目管理是組織任務並使項目保持正常進行的方法。有很多方法可以管理此功能，如果你的組織有適當的係統，你絕對應該使用它，即使它並不理想。減少與完成任務相關的摩擦是一項關鍵且持續的努力。 使用人們已經熟悉的係統可以提高對任務的接受度。向現有項目管理係統添加“功能”可能會有所幫助，例如個性化任務摘要和一對一討論。

一個好的項目計劃應該從一個項目章程開始，該章程規定了項目的目的、範圍、成本，並為新設備和新產能提供了商業案例。團隊應該集體討論項目所需的所有重要任務，並生成初始時間表。

在要求和規範階段完成之前，可能無法或不建議就章程和管理層批準達成一致，但請記住，但即使沒有就項目達成一致，項目進行的時間仍在滴答作響。

會議
 
團隊應該定期安排會議以保持消息靈通並使事情保持正軌。為避免感覺像一件苦差事，請選擇符合要求的時間表。開始時可以連續開幾天會，根據情況可以改為每周或每兩周一次。 該團隊將作為一個工作組開始，以確定項目章程和任務，然後進入更多的監督和審查活動。

初始會議的目標之一應該是建立團隊和項目所有權。讓所有參與者參與進來可以幫助這個過程。詢問他們是否參與過類似的項目，是否有任何故事或建議。 如果他們關心項目的成功，請嚐試使用團隊來解決這些問題。

就會議的主要工作產品而言，應該更新任務和時間表，這自然會帶來任何問題。通過在會議前離線研究項目（例如支出和訂單狀態），尋找節省會議時間的機會。

進度報告
 
長期的項目不可避免地會有你無法控製的起起落落，你會怎麽做？

進度報告，無論是否被要求，都是讓每個人都了解最新進展的好方法和壞方法。如果你編寫每周報告來披露問題並顯示解決問題的跟蹤記錄，那麽你就是在保證信譽。

進度報告應該盡可能簡單，如果可能的話，一頁紙，以便管理人員和項目工作人員閱讀。除非是敏感項目，否則應該盡可能廣泛地傳播報告。包括計劃和預算狀況，重大問題和積極的進展。在報告問題時，建議添加可能的解決方案，並包括最近解決的幾個問題，以顯示進展。包括重大決策也是讓每個人都了解項目方向的好方法。

最好每次都使用相同的格式，以便於閱讀，而且你也可以在團隊會議過程中生成大部分報告。它節省了時間，最大限度地減少了報告與現實之間的差距，並增加了重量，因為你得到了團隊的支持。
 
時間表
 
不要把大部分精力放在保持幾個月前製定的時間表上。你應該預期的最大時間表更改是采用供應商提供的第一個進度。這可能與最初的進度估計不一致，因此在團隊製定最初的計劃時請記住這一點。

你可以通過確定你的開發工作是否具有不切實際的時間表或失敗的高概率來降低技術和進度風險。一個好的項目時間表是一個你可以與團隊一起工作並易於維護的時間表。建議詳細說明大約 2 周的關於供應商的子任務的解決方案，以便你可以在為時已晚之前做出響應。構建時間表歸供應商所有，但它隻是整個項目的一個子集，因此需要很好地集成。如果這是一個複雜的項目，還可以跟蹤幾個長周期零件的 BoM 交貨情況，並隨機檢查其他零件或獲取整個零件清單狀態。

改變訂單
 
變更訂單是由後期產品變更驅動的，它也會被認為是糟糕的計劃。團隊的使用在這裏至關重要，因為更改規格和/或采購訂單會分散注意力並占用寶貴的時間。團隊方法可以幫助審查更改並決定路徑，因此它隻處理一次。始終讓供應商記錄更改，以免混淆。此外，最好由批準初始項目的同一管理層簽署變更，以便每個人都知道範圍的變更。

做好準備
 
一個成功的新設備項目需要人們完成許多任務，而這些人不一定擁有與項目目標一致所需的所有信息。有效地處理不可避免的缺點和出現的問題需要團隊意識到問題，並能迅速解決它們。因此，使用工具構建項目係統以便你能夠盡快發現問題是至關重要的。


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項目經理可以全局地查看新項目請求與變更，做出準確合適的評估，權衡與優先級。係統還能向每個項目成員顯示唯一的、一致的、實時精準的項目信息視圖。也可幫忙持續監控項目實況，包括計劃時間表與實際進展對比分析，以及風險管理。總之，從跟蹤可交付成果到管理資源，從預算管理到與團隊成員的協作，qmchashi PM都能助你一臂之力。詳細業務應用方案請申請產品演示了解。