項目失敗的原因：缺乏擔責

2021-05-31

糟糕的溝通會扼殺一個項目，但期望和角色不明確也會帶來同樣多的問題。“擔責”始於明確定義的項目目標，確保團隊成員知道誰負責什麽內容。但是，隨著範圍和角色的變化，在項目的早期和整個過程中解決擔責問題變得更加重要。以下是一些可以決定項目成功與否的擔責概念。

負責與擔責

我們需要區分術語:“負責”（responsibility）和“擔責（accountability）”。這兩個術語經常被誤認為是相同的，但是知道兩者的區別意味著成功項目和失敗項目之間的區別。

就我們的目的而言，負責小組成員（responsible team member）可以定義為被分配任務的個人。職責可以共同承擔。與此同時，擔責小組成員（accountable team member）最終要對活動或決策擔責，一個行動隻能指派一個擔責人。這是一個重要的區別，因為負責完成任務的人往往不是那些對任務整體成功擔責的人。

通常情況下，項目經理依賴許多大型的和不同的團隊在特定的期限完成任務。但是，負責和擔責不總是相關聯。在這種情況下，責任重大但責任心不大的團隊成員可能會退居二線。

這並不是說那些團隊成員是出於懶惰或惡意。很多時候，這歸因於團隊成員有很多職責來爭奪他們的時間。問題是，如果袖手旁觀的人足夠多，差距就會變成現實，項目目標就會落空，相互責備就開始了。

為了在項目工作開始之前建立擔責，你不僅要清楚任務和分配給誰，而且要清楚整個項目如何與更大的團隊目標聯係起來，這一點非常重要。擔責還意味著應該有“記錄”，從而評估進展和績效。承認成功和可以改進的領域是讓你的團隊擔責並建立持續改進的文化的關鍵方法。

如果你是一名項目經理，你不僅要確定職責，還要理解項目內的擔責機製。多提前問自己：“有沒有人對項目內的這項任務擔責？” 如果答案是“沒有”，那麽無論從哪個角度來說，在你解決這個缺口之前，就是你對這項任務擔責。

你期待什麽？

無論你是一名獨立貢獻者還是一名管理者，管理期待至關重要，這樣你的職責是什麽，以及你在履行這些職責時表現如何，就不會出現不匹配或誤解。同樣的道理也適用於項目經理和主管或項目幹係人的期待。就像與團隊合作的項目經理一樣，避免不匹配和誤解對項目的成功同樣重要，但這取決於你在設定和表達你的期待時牢記擔責。

在啟動會議上，如果團隊成員說“讓我們……”或“我們會……”，請務必更深入地研究，不一定要使該人對他們提到的任務負責。 但是，為了確保問責製，請確保被調出的任務將擁有適當的擔責人，該所有者將負責報告該任務的進展情況。 如果忽視“讓我們”和“我們將”而未就擔責人是誰達成一致，項目建立起來，團隊成員有職責，但如果項目失敗，就沒有人擔責。

需要注意的是，“擔責”並不是用來指責別人的工具。事實上，這是一種策略，避免日後因誰來承擔這項任務的誤解而受到指責。

如何更好承擔責任？

項目過程中要處理的事項很多，即使事情進展順利（你的團隊正在做出色的工作，按時實現了裏程碑，也沒有任何意外的變化要適應），但仍然有很多需要監督的活動部分。

如何在不失專心的情況下承擔這些項目經理的職責？ 答案是：項目管理工具。

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籠統的承諾（如承諾內容模糊或承諾完成的困難度估算不準確）和過度承諾，也不利於個人乃至整個項目的順利進展。 qmchashi能夠幫助你清晰地識別這些不利事件的風險，從而快速做出有效的決策，確保項目的成功。

結果的清晰與明確性（如可交付成果被接受或不被接受），會在很大程度上影響團隊對其承諾的責任心。

qmchashi 提供以下功能來幫助項目團隊進行有效的管理：

○ 設置可交付成果的評審與驗收規則
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若完善了以上管理，責任與結果就會更明確地展現在項目團隊麵前。如果你尚未找到適合你和團隊的項目管理應用程序，不妨嚐試使用qmchashi PM項目管理係統吧。