qmchashi：準確的項目狀態有多重要？

2021-05-28

你真的需要知道在一個項目上花了多少時間嗎？或者粗略的估計就足夠了嗎？

對於大多數來說，知道項目何時完成的信息是至關重要的。資源預測、向新係統和方法的運營過渡、新產品的盈利能力以及許多其他關鍵目標都依賴於項目的及時完成。
 
準確的項目狀態取決於多種因素。在本文中，我們將討論其中一項——時間報告。它是準確的項目狀態的基本組成部分，並且對於掙值管理（EVM）等技術來說是必不可少的。良好EVM技術的應用將允許項目經理在項目僅完成20%時，準確地預測項目的總成本/進度（在10%以內）。這是一個非常準確的數字，它高度依賴於準確的時間報告。當然，你不需要為所有項目做完整的EVM遵從性報告，但如果你需要時間報告，可以采取一些可操作的步驟來確保準確的項目狀態。
 

 

4種不同的觀點
 
○ 項目經理（PM）角色

如果你是PM，你需要精確的數據以便成功管理你的項目。沒有準確的時間報告，你怎麽知道每個成員完成了多少項目？如果一個貢獻者在一個任務上落後了，而你沒有意識到，這將如何影響項目的下一步，並影響其他項目資源？不準確的時間報告會導致連鎖反應貫穿整個項目。
 
○ PMO角色

如果你是PMO管理員，你將遇到類似的問題，但涉及更大的一組項目。延遲數據意味著你沒有完成工作所需要的東西。數據不準確不可避免地會給你帶來不好的影響。你是否已經淪落到向所有沒有上交時間表的員工發送垃圾郵件的地步？PMO管理員是有經驗的員工，而不是保姆，但他們常常被簡化為追蹤不符合規定的貢獻者，以獲得準確的項目數據。
 
○ 資源經理角色

作為一個RM，你通常負責跟蹤你的員工的項目和管理時間。你需要能夠為項目提供資源，並知道誰將在未來的工作中可用。如果你沒有準確的記錄，那麽你的資源可能超載或未充分利用。任何一種情況都會造成問題。
 
○ 團隊成員角色

現實情況是，時間報告對於團隊成員來說是一件乏味的瑣事，但卻是項目管理的必要組成部分，也是確保項目正常運行的關鍵部分。

更深入地了解團隊成員為何不遵守時間跟蹤可能會產生新的見解。問題出在健忘的團隊成員，頑固的員工還是懶惰的員工？可能都不是。或許隻是該過程太麻煩，不清楚或太複雜。該過程越困難，結果就越容易出錯。

如果每個報告周期要花費幾分鍾以上的時間來報告時間，則該過程需要簡化。有一種更好的方法可以鼓勵更高的合規率，更少的挫敗感並確保整個業務流程更加順暢。

如果它很重要，那就正確地去做
 
報告項目花費時間的準確性使預測未來變得更容易。首先，確保你是在為你的項目要求適當級別的報告時間——不要太高或太詳細。確保每個人需要報告的任務數量是合理的。如果你有正確的報告期望水平，你會有更好的結果。
 
如果報告級別合理，每個報告周期中的每個任務需要兩個項目：
 
▪ 你花了多少時間在上一個周期的任務？
▪ 你還有多少時間（小時）來完成這項任務？
 
為什麽是小時而不是百分比？最重要的是，除非你在請求中有具體要求，否則人們會樂觀並通常在報告中含糊不清。

例如，如果你的項目中有人報告他們的任務完成了85%，而你已計劃100個小時，這對你來說意味著他們已經工作了85個小時，還有15個小時可以完成。隨後，你預測任務將在幾天內完成。團隊成員通常以更籠統的方式思考：我們整周都在努力工作，而且工作日趨緊密，因此我們“幾乎”完成了工作，因此可以說是85％。

當團隊成員按百分比報告時，很多不準確之處都會滲入你的項目預測中。如果你詢問還剩幾個小時，他們會給你一個更精確的答案。

不遵守業務流程可能導致將時間報告給錯誤的項目或向正確的項目報告時間不足。錯誤並不總是有意為之，你的團隊可能隻是在忙著做他們被雇傭來做的工作。

如果團隊成員理解準確報告他們的時間的重要性，他們可能會更願意遵守。這可能意味著補充培訓，向參與項目的每個人展示數據是如何使用的，以及缺失的數據如何影響項目。一旦他們能夠認識到數據的重要性，並明白這不是他們需要跨越的又一個障礙，對保持你的業務流程簡單也會有所幫助。

過程中涉及的步驟越多，每個人都將遵循它們的可能性就越小。請記住，每個人都有工作要做，填寫時間表並不是每個人的優先事項。

如果我們能讓它變得更簡單呢？
 
無論你的角色是什麽，上麵的建議應該都對你有所幫助，但是我們也有一些建議：可以通過自動化使這項工作變得更容易。改變遊戲規則的人能夠及時了解你的項目狀態，而不需要花費數小時的時間去追蹤人們或用電子郵件嘮叨他們。
 
如果你能夠立即知道誰沒有遵守時間報告流程，哪些項目報告了未預料到的時間，哪些沒有報告呢？更好的是，如果在管理員、PM或主管參與之前，就自動通知適當的人員他們的數據丟失或不準確，該怎麽辦？

有許多不同的軟件解決方案提供時間跟蹤或時間表管理，比如qmchashi PM項目管理軟件。你可以想象這是一個使用你自己的業務規則的解決方案，它能夠提醒需要采取行動的特定方。因此能產生一些積極的影響：已經發送時間表的員工不會被群發郵件騷擾，錯過最後期限的員工會收到明確的信息，並針對性地采取了需要采取的行動。管理員可以回去做他們實際的工作。想想這樣能節省多少時間。


使用 qmchashi PM管理項目活動和使用ATM 類似，係統會實時審計追蹤每個項目活動或可交付成果。它還能向每個項目成員顯示唯一的、一致的、實時精準的項目計劃與執行合二為一的信息視圖，從而能完全消除由多個版本的真相而造成的誤解。qmchashi 項目管理信息的高度可靠性能夠使人們保持誠實，提高項目管理能力。

此外，qmchashi 能自動檢測項目進行中可能出現的各種係統性風險及其影響，包括項目計劃，成本，資源以及質量的風險。其智能算法可根據當前信息作出未來形勢預測，為項目團隊製定應對方案提供可靠的參考信息。現在可申請產品免費演示，體驗qmchashi數據管理可靠性帶來的好處。