預防采購欺詐的“欺詐三角論”

2021-05-24

欺詐三角論認為，企業采購欺詐產生的原因是由壓力、機會和自我合理化三要素組成的。本文我們將討論如何使用欺詐三角論來防止采購欺詐。

一、壓力

壓力因素本質上是促使人們進行欺詐的因素。實際上，壓力通常與金錢相關，可分為兩類：個人壓力或職業壓力。

個人壓力的例子：

▪沒有報酬的個人債務
▪對地位象征的渴望（金錢、房子、汽車等）
▪無力支付賬單

職業壓力的例子：

▪需要達到工作效率目標
▪需要證明財務收益
▪感覺工作處於危險之中

如何減輕壓力？

1.適當的補償——適當的補償取決於組織、國家和員工個人，采購員工不應該在補償方麵處於最底層。各級采購專業人員需要特定的技能來有效完成他們的工作，他們的薪酬應該反映他們為公司帶來的價值。

2. 符合實際的績效KPI——這需要與所有利害關係人進行良好的溝通。設置KPI，然後經常檢查KPI，確保你的采購目標符合實際。

3.充足的采購預算——避免采購腐敗和欺詐的其中一種方法是確保采購部門有足夠的資金用於人員配備、工具和培訓。被迫走捷徑可能很快導致不合道德的決策。

4. 全公司無禮物政策——供應商經常給采購部門送禮物，作為建立關係和顯示善意的一種方式。然而，這些禮物可能會讓采購員很難保持完全中立。如果采購部門不允許接受禮物，則對所有部門實施同樣的政策，從而加強全公司的道德政策。

完全做到不送禮物可能很難。如果你決定允許采購部門接受某些禮品，比如特定金額的午餐或小代幣，請確保該政策非常明確並傳達給所有員工。

5. 認可員工價值——適當的薪酬是認可員工價值的一種方式，但其他表示讚賞的方式也有很長的路要走。如果你的公司沒有禮品政策，也許可以留出一部分預算用於采購晚宴或活動，在達到某些目標時進行慶祝。

二、機會

實施欺詐的機會必須滿足兩個基本標準：這個人必須具備利用係統的專業技術知識，必須有保密的能力。你可以通過以下方法減少欺詐的機會：

1. 實施透明的采購流程

采用電子采購解決方案——電子采購軟件是確保采購數據透明及易於審核的最佳方法。你還可以在該工具中分配權限，使高級管理人員能夠輕鬆訪問所有流程，同時還可以限製誰可以添加供應商、更改供應商聯係人信息、進行獎勵等。

就流程和如何識別危險信號教育你的員工——雖然采購部門內的買家可能了解采購和采購流程，但外部買家可能沒有這樣明確的理解。反欺詐措施需要全體人員齊心協力。

監控係統中的數據——實施電子采購軟件隻是透明采購流程的第一步。你需要持續監控你所選擇的電子采購解決方案和ERP中的數據，檢查是否有任何違規行為。

2. 分割采購職責——劃分責任，防止任何人在采購決策上擁有太多的權力。你也可能發現定期輪換職責是有益的，但當你這樣做時，請確保更新電子采購解決方案中的員工權限。例如，一些公司讓采購人員在不同類別之間輪換，避免任何一個人與供應商有過多的密切接觸。

3.采用四眼原則進行審批——為了避免腐敗和欺詐，四眼策略是最好的實踐。對決策的更多關注意味著潛在的詐騙犯更難對他們的罪行保密。

4. 對所有采購進行定期和突擊的內部審計和外部審計——審計不是不信任的標誌；更像是醫生的檢查。你應該希望一切都被檢查出來，但是如果你注意到任何違規行為，你就可以在造成重大損害之前采取行動來加以糾正。

5. 管理供應商和他們的分包商——你的供應鏈並不僅限於供應商；很可能他們雇了分包商。這些分包商的業務實踐會對你的業務產生影響。不幸的是，許多公司都經曆了慘痛的教訓。你的公司應該有一份供應商行為守則，所有供應商和他們的分包商都必須在上麵簽字。

三、自我合理化

自我合理化是為自己明知是不道德或犯罪的行為找借口的過程。它可以有很多種形式：過分相信自己的價值（例如，我有資格這樣做是因為我工作努力）；相信更偉大的善意（例如，我這樣做是為了我的家庭）；對公司的不滿（公司在欺騙別人，所以我可以欺騙公司）；或與他人比較（每個人都有好東西，為什麽我不能？）

如何避免合理化的陷阱？

1. 雇傭有道德的員工——這看起來很簡單，但說起來容易做起來難。然而，如果道德對你很重要(這是應該的)，那應該在第一次麵試時進行討論。像研究潛在供應商一樣研究潛在雇員。如果有可疑之處，請遠離。

2. 在高層樹立道德行為的榜樣，並通過全公司的政策加以強化——這一切都與企業文化有關。如果最高管理層不斷偷工減料，做出不道德的決定，你怎麽能指望下級員工的行為有道德呢？給你的員工樹立學習的榜樣。

3.對欺詐和腐敗采取零容忍政策——正如你會概述預期的行為一樣，你也應該概述違反規則的懲罰。不要虛張聲勢地威脅。如果你采取零容忍政策，那麽就應該零容忍地執行。如果你不準備堅持到底，請調整你的政策以反映欺詐行為的真實後果。預防采購腐敗和欺詐的一部分應該基於這樣一種認識：它可能發生在你的組織，沒有哪家公司能幸免。

然而，那些欺詐和腐敗案件最少的公司已經采取措施，在欺詐和腐敗發生之前加以預防。如果你在大醜聞爆發後才降低這種風險，那時就已經太遲了。

製度的執行需要可靠的管理手段和工具作為保障。越多越多的企業在業務流程中引入先進的管理工具，比如qmchashi SRM電子采購係統，用來檢測和阻止欺詐性計劃。


係統最大優勢在於職責分離及電子留痕，如劃分采購申請、供應商選取、詢價、定價決策等過程分別由不同角色人員去執行。且同一人不能完全掌控采購流程，做到權力分散，互相製衡。

qmchashi SRM還提供欺詐偵查功能，幫助企業追蹤采購過程中是否有潛在的欺詐成分，減少相關負責人在詢價、招標過程中的不誠實操作的機率。

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