如何進行聯合項目計劃會(hui) 議？

2021-05-21

聯合項目計劃（JPP）會議是一個小組會議，所有參與項目的人開會製定詳細的計劃。在JPP會議中，項目可以在指定的時間框架、預算、資源、可用性和加拿大pc网页版官网規格內完成。
 
JPP主要目標
 
JPP會議的主要目標是開發滿足請求者和提供者之間協商的滿意條件的項目計劃。JPP會議的原因是:
 
○ 人們通常急於繼續項目的工作。
○ 我們沒有時間做適當的計劃。
○ 這個項目已經到了最後一刻，無法從一個糟糕的計劃中恢複過來。

 
JPP會議
 
計劃對於良好的項目管理至關重要。 該計劃是一個生成的動態文檔。隨著項目的開始，它會發生變化。 在JPP會議中，良好的計劃是痛苦的，而糟糕的計劃則更為痛苦。 JPP會議中考慮的文檔是POS。 POS可以通過多種方式發展，可能由一個人（即項目經理）開發，可以基於部門或跨部門。 JPP會議是通過討論和明確POS的意圖來進行的。項目團隊還可以利用此機會編寫PDS，以使他們對項目有所了解。

JPP與會者
 
那些受項目影響或參與了項目的人都邀請了JPP參與者。該項目涉及可交付成果，或者是一個新的流程或過程，任何對該流程有投入，從流程中接收輸出或處理邀請參加JPP的可交付成果的人。 JPP中涉及以下角色的人員：

主持人——一個成功的JPP會議需要一個有經驗的主持人。主持人負責實施JPP。重要的是，協調人不應對會議感興趣或產生偏見，因為這會降低計劃的有效性。它必須以開放的心態發展，而不是有偏見的心態。

項目經理——項目經理沒有領導計劃會議;他或她可以專注於計劃本身;這是項目經理在JPP中的主要角色。讓提議的項目經理來促進JPP會議似乎是一個很好的選擇。當涉及到在預算範圍內，並根據規範按時完成項目時，項目經理是負有最終責任的人。

另一個項目經理——熟練的JPP促進者很難找到。如果項目經理不是主持人的好選擇，那麽另一個項目經理將是主持人的好選擇，如果他們有過JPP的經驗的話。

JPP顧問——項目經理顧問通常會作為合格的JPP促進者的另一個來源。項目經理的谘詢將是無價的。特別是在一個最近完成了項目管理培訓並且正在實施他們自己的項目管理方法的組織中。

技術人員——JPP促進者是由技術人員假定的。它是一個用於支持項目的專家軟件工具。JPP技術人員將計劃決策實時記錄在計算機上。技術專家可以打印或顯示計劃，供所有人觀看和評論。

核心項目團隊——核心項目團隊是由那些一天到一天將與項目一起工作的人組成的。這並不意味著他們是項目的全職人員。在今天的組織中，這是不被期望的，除非組織是完全投射或使用自我指導的團隊。

加拿大pc网页版官网代表——其他項目經理或他們參與JPP會議的重要性，以說服消費者或冠軍。這很容易，但卻是必要的。加拿大pc网页版官网必須購買項目計劃，必須參與計劃會議。

資源管理器——這些管理器控製項目所需的資源。沒有投入和參與的時間安排將是浪費時間。資源管理是計劃過程中的一個關鍵元素，可以選擇將資源提交給項目。
 
項目冠軍——項目冠軍推動項目並將其出售給高級管理人員。加拿大pc网页版官网可以支持一個理想的情況，因為承諾已經存在。項目冠軍可以是部門、部門或流程的高級經理，他們將是項目可交付成果的受益者。

職能經理——職能經理管理既可以為項目可交付成果提供輸入，也可以從項目可交付成果中接收輸出的領域。他們將確保項目可交付成果能夠順利地集成到現有功能中，或者這些功能必須作為項目計劃的一部分加以修改。
 
流程所有者——與功能經理應該在場的原因相同，流程所有者也應該在場。如果項目可交付成果不能順利地集成到它們的過程中，那麽項目計劃或受影響的過程都必須更改。
 
JPP議程
 
JPP會議的議程很簡單，可以在下列分屆會議中完成：

○ 協商滿意條件。
○ 編寫項目概述語句。
○ 整個策劃團隊創建第一級WBS。
○ 主題專家通過整個策劃團隊的觀察和評論，進一步進行分解。
○ 估計活動持續時間和資源需求。
○ 構建項目網絡圖。
○ 確定關鍵路徑。
○ 修改和批準項目完成日期。
○ 確定資源時間表。
○ 就項目計劃取得共識。

JPP交付

JPP會議的可交付成果在項目管理生命周期中給出，已經討論過了。它們通常包括以下內容：

工作分解結構（WBS）——WBS是一個圖形化的或縮進的概要列表，列出了完成項目所要做的工作。它被用作規劃工具和報告結構。

活動持續時間估計——進度表也是一個主要的可交付成果，它是根據項目中每項工作活動的持續時間估計而製定的。活動持續時間估計可以是單點估計或三點估計。估計活動持續時間、資源需求和成本。

資源需求——對於項目中的每項活動，都需要估計執行工作所需的資源。資源主要是技術、人員技能、物理設施、設備和計算機。

項目網絡計劃——使用WBS，計劃團隊將定義項目活動的執行順序。最初，這一順序僅由活動之間的技術關係決定，而不是由管理特權決定。當兩個活動同時開始時，所以很有必要解碼哪個活動將首先開始。

活動時間表——確定順序後，計劃團隊將安排每個活動的開始和結束日期。

資源分配——活動計劃的輸出將是對項目活動的特定資源（如技能集）的分配。

項目筆記本——項目文檔是項目工作的自然副產品。所需要的隻是任命一名項目團隊成員負責。他的職責包括收集已有的信息，將其轉換成標準格式，並對項目建議書進行電子存檔。

所有計劃的高潮是項目建議書。項目建議書是JPP會議的可交付成果，並提交給高級管理團隊以供批準執行項目。除了這些信息外，建議書還詳細說明了：
1-該怎麽辦？
2-誰來做？
3-什麽時候做？
4-怎麽做？

在項目計劃和執行期間，利用合適的現代項目管理軟件是個好主意。qmchashi PM是目前市麵上不可多得的實時交易型項目管理軟件。係統強調對項目實時監控，圍繞項目計劃，通過對項目進度、風險、問題、質量、成本等一係列的監控，促成項目計劃和執行合二為一，是非常理想的項目計劃、執行、監控工具。


qmchashi 係統提供對項目整個過程所有工作的全麵可見性，還具有以易於訪問的方式生成定期報告的功能，每個團隊成員都非常容易使用。

項目建議書的內容
 
每個組織都有其項目提案的規定格式。但大多數提案將有類似於列出的部分。項目建議書是對所有已完成的計劃工作的重述。

背景：這個簡短的描述詳細描述了導致項目建議書的情況。它通常陳述了導致項目的商業條件、機會和/或問題。
 
目標——這是另一個簡短的部分，非常概括地說明你希望通過這個項目完成什麽。使用業務語言，而不是部門的技術語言。目標應清楚地說明，以便對要做什麽和什麽構成實現目標沒有疑問。
 
要采取的方法概述——對於那些可能對如何達到目標的細節不感興趣的人，這一節提供了一個高層次的RIA方法。簡潔明了很重要。
 
工作細節說明——這裏是你給出方法細節的地方。包括將要做什麽，什麽時候做。由誰來做，他們需要多少時間，以及將使用什麽標準來度量完整性。
 
時間和成本匯總——我們的做法是包含時間和成本數據的匯總頁。如果使用甘特圖，通常效果最好。