為(wei) 什麽(me) 項目績效是競爭(zheng) 優(you) 勢？

2021-05-20

企業常常會執行一些項目——他們相信這些項目將對組織有利，隻是最後卻未能如願。 結果，組織浪費了大量資源，包括時間、金錢和人員——執行無法產生投資回報的任務。

項目管理是組織和執行項目所涉及任務的一個(ge) 成熟領域，無疑是成功開展項目的關(guan) 鍵，但它還必須伴隨有項目績效管理要素，這是確保戰略成功的更大流程 。

 
項目績效管理基礎
 
項目績效管理是創建、實施和管理有助於組織績效及其戰略的項目的過程。項目績效管理不是專注於任務執行，而是著眼於更大的前景。
 
它集中在三個方麵，以確保每個項目產生商業利益：
 
● 將項目與策略相關聯。需要注意的是，不可避免會有一些項目超出了你的策略範圍，但是你的大部分項目組合應該直接與你的策略相一致。
 
● 跟蹤你的項目在一段時間內的表現。通過跨部門和所有組織級別執行各種任務來執行項目。許多組織使用策略軟件來確保他們始終朝著目標前進。
 
● 檢查項目完成情況以獲得改進。當一個項目完成時，必須檢查項目目標是否實現，哪些任務進展順利，哪些任務可以改進。
 
項目績效管理的好處
 
項目績效管理如何給你的企業帶來優勢？持續執行對戰略目標沒有貢獻的項目不僅是浪費時間和資源，而且還會削弱你的組織保持競爭力的能力。

積極管理項目以使其與戰略保持一致（並執行得很好）的組織意味著，在以直接有助於組織福祉的方式分配資源方麵，他們比許多競爭對手都做得更好。 他們明智地支出，提高了盈利能力，節省了時間，並減少了浪費。

有了定義好的管理和報告流程，你就可以跟蹤和調整這一過程。如果你在這些項目上花費了大量資金——有時多達組織預算的20％–30％，允許項目偏離路線來滿足部門需求而不是組織目標，會降低你逐步實現這些較大目標的能力。沒有適當的項目績效管理過程，低績效項目可能成為常態。

項目績效管理階段
 
即使一個項目在預算和範圍內按時完成了目標，這也不足以宣告它成功。一個成功項目的真正衡量標準是它是否滿足該標準，以及它是否真的有助於戰略業務目標。要超出管理技術要素的範圍並在戰略上保持項目的正常進行，請執行以下六個步驟：

步驟一：理解業務案例
 
大多數組織都有超出他們能力範圍的項目。項目的提出往往不是為了組織的利益，而是為了某個特定部門的利益。
 
因此，每個項目都需要一個定義良好的商業案例：為什麽要這樣做？在這個階段，你還應該考慮你所提議的項目的替代方案，以及你的提議是否會產生最大的價值。
 
為了簡化這個步驟，創建一個可以跨項目使用的“業務計劃”模板，概述每個項目的目標、成本和時間安排（包括人員時間的間接成本），並展示每個項目將如何隨著時間的推移產生更好的結果。在執行階段要經常檢查該文檔。
 
步驟二：定義項目目標
 
目標為項目提供了明確的方向，確切地說明了你希望他們完成什麽。對項目真正支持的內容要實事求是。一些組織製定規則，防止項目與兩個或三個以上的目標相關聯（以保持項目的重點）。許多市政組織要求部門將項目與組織當前的KPI聯係起來，以顯示對項目的投資將如何推動長期結果。這樣，所有獲得資助的項目都以透明的方式與戰略明確地聯係在一起。
 
步驟三：建立數據點來衡量結果
 
關於項目管理的“三重約束”被討論過很多：時間，範圍和成本：

◇你在每個裏程碑的最後期限內做得怎麽樣？
◇完成率是多少（在任何給定的時間）？
◇你在你的預算費用在項目的這一點？
◇ 項目將解決所有你想要的組件？
◇項目進展如何？

這些數據點應該始終是你的性能管理過程的一部分，並且你應該能夠輕鬆地跟蹤它們。但除此之外，還會有一些根據項目試圖改進的目標而改變的措施。業務環境變化很快，所以必須不斷跟蹤所有數據點的進展，不僅僅是項目驅動的度量。
 
步驟四：分配裏程碑、行動項目和截止日期
 
雖然一個項目可能隻有一個項目經理，但與達到不同裏程碑相關的任務可能由不同的個人擁有。無論你使用敏捷方法還是瀑布方法來進行項目管理，項目中的小步驟都需要得到很好的管理。
 
這些項目中的截止日期可能有導致重大中斷的依賴關係。例如，如果沒有數據庫的基礎，你可能無法向軟件添加新特性。準備項目中的所有步驟並理解它們之間的相互關係和依賴關係（如果存在的話）是值得的。

 
步驟五：召開會議檢查進展
 
永遠不要認為項目會順利進行。定期會議是一個很好的方法，可以解決問題並檢查與單個項目和項目組合相關的進展。

你還需要創建管理報告來顯示進度。報告應該包括項目的開始和結束日期，完成百分比，到目前為止的花費，以及項目中的任何關鍵步驟和檢查點（裏程碑）。有時，通過甘特圖是顯示此信息的最簡單方法。
 
單個項目的會議應該相當頻繁地舉行，甚至根據項目的不同，可以是每天或每周。大型的組織會議通常每月或每季度舉行一次，討論戰略背景下的項目。
 
步驟六：做期末項目評估
 
無論是什麽項目，最後都要做一個總結，這表明您你已經從項目實施轉移到“照常工作”。例如，如果你考慮到總會有新的軟件版本和要添加的新功能，那麽軟件實施可能會陷入一個永無止境的項目中。你的項目團隊需要對何時停止項目以及將軟件管理移交給銷售和營銷團隊有明確的界限。

在每個項目結束時，將項目總結和事後審查放在一起是很有幫助的。
 
衡量項目績效管理的成功
 
在每個項目完成時衡量它們的結果，並每個月或每個季度查看你的項目組合。當項目完成時，跟蹤其有效性和事後審查，並利用這些信息改進未來的項目。當你查看投資組合時，應該是在更大戰略的背景下進行戰略調整和有效利用資源。創建一個表格，以幫助指導你的審核，考慮項目流程的每個步驟。

可以預見，你的績效管理係統的方法會隨著時間而改變。
 
你的績效管理係統將隨著時間的推移而改變，這是可以預料的。你的領導想看到什麽信息？它可能與你在上一個項目中介紹的內容有所不同，你可能需要根據不同的受眾進行調整。這很正常，你應該做好適應的準備。
 
這也適用於你正在使用的工具（理想情況下是軟件）來執行這個過程。它應具有足夠的靈活性，以適應你的需求，同時作為你在整個組織中收集的所有戰略數據的樞紐。

以下是qmchashi PM項目管理軟件可以幫助提升組織績效管理的幾種方法：

○ 計劃和執行結果由係統自動連接，實時更新
○ 在每個項目的生命周期內跟蹤成本並根據基準監控預算
○ 為團隊成員明確定義角色和職責；
○ 通過靈活的計劃功能確定工作優先級並增加工時計算
○ 通過適當的資源管理和工作負載監控，保護團隊免於超出其能力的工作
○ 衡量和跟蹤利潤率和現金流量
○ 設置關鍵績效指標以跟蹤跨項目和單個任務


結論
 
一個組織的競爭力在一定程度上取決於它成功完成項目的能力。績效管理過程確保項目不僅在技術意義上保持盈利，而且在戰略意義上保持盈利，因此每個項目都推動組織的改進。
 
開發綜合方法將項目與業務戰略相結合，然後對其進行良好跟蹤和管理的公司，可以更好地實現其目標，因為他們可以將高層次的戰略願景提煉為切實的行動。這是驅動高性能組織前進的動力——並使他們在競爭中脫穎而出。