如何更好地管理項目問題？隻需這8個(ge) 步驟！

2021-05-10

項目過程中，問題總會發生。如果想讓你的項目取得成功，你需要有一個計劃來快速有效地應對任何出現的問題。這是最佳實踐問題管理流程的一部分，也是良好項目管理的核心要素。
 
什麽是問題管理？

問題是指在項目過程中出現的任何影響計劃的事情。問題可能是以前定義的風險，也可能不是。你要避免的是集體項目失憶症，問題出現了但從未得到解決。當問題得不到解決時，它們會以另一種方式重新浮現。

項目中的問題管理始於一個計劃，該計劃定義了管理和控製項目中出現的問題的活動和業務規則。

 
項目問題的類型

對於問題管理，你需要做的第一件事是識別問題，可以分為四個類別：
 
① 主要問題——可能阻礙項目進展或成功完成，需要立即關注的問題。
 
② 機遇——並不是所有的問題都是不好的，有些問題可能會提供不可預見的機遇。
 
③ 關注——不是一個大問題，但它是你需要注意的，因為它可能會發展成需要關注的東西。
 
④ 情境——是另一個可能是關注點或主要問題，但從情境角度發展的問題。這些問題的一些例子包括供應商的工作人員問題、技術故障、材料短缺或延誤以及極為成功的晉升。
 
管理問題的步驟
 
問題管理是一個很大的話題，也是每個項目經理在他們的項目中都必須處理的問題。
 
與風險不同，問題不是一個潛在的，而是此時此刻正在發生的。
 
管理問題與管理項目沒有什麽不同，都需要過程和計劃來實現戰略。以下步驟將幫助你建立一個框架來控製項目中出現的問題。
 
1. 創建注冊表
 
唯一的開始方法是識別問題並將其收集到文檔中，這樣你就可以開始響應並跟蹤解決問題的進展。最好是在線創建一個協作文檔。你可能以同樣的方式管理風險或更改，你希望通過在日誌或注冊表中跟蹤問題來管理問題。如果沒有一個流程或工具來報告這個問題，它就會在項目的混亂中消失。你需要報告問題並通知其他人，以便其他人可以確認問題是否仍然存在。
 
2. 及時報告
 
時機是很重要的。如果允許報告延遲，你就失去了解決問題的機會，因為問題變得太大而無法修複，或者需要大量資源以致於破壞了項目。溝通是關鍵，必須開放渠道，以便將信息盡可能快地傳遞給正確的人。如果你及時報告，則最好及時解決。在一個已知的問題上耗著就是自找麻煩。
 
3.日誌的問題
 
確保人們知道誰可以記錄問題，並且他們這樣做了。如果沒有人記錄問題，那麽問題就會被遺漏。這會讓你的項目出現更多裂痕，直到最終崩潰為止。你要詳細記錄這個過程，即使是很小的細節。這對你來說可能微不足道，但它可能是解決問題的關鍵。另外，日誌提供了存檔工具供將來使用。
 
4. 分配行動
 
在行動旁邊寫上名字，這樣就能明確界定責任。隻有當擁有明確的所有權（負責識別，跟蹤和關閉問題的人員）時，問題才得以解決。你需要有專人負責處理所有與該問題有關的所有事情，並且直到問題解決後才能繼續工作。 問責製在問題管理中至關重要。

5. 監測進展
 
想知道人們是否在跟蹤他們的行動項目？定期驗證狀態吧。問題的現狀是至關重要的區別。如果問題已解決，但資源仍在不必要的工作，那就是另一個問題。還要經常通知項目所有人，為避免將不必要的資源分配給問題，你需要完全透明。每個人都必須知道問題的現狀，才能最有效地工作。項目儀表板可以讓每個人都知道問題狀態。
 
6. 評估影響
 
定義升級規模，並確保所采取的行動得到衡量。但請適當的升級。你不希望將所有資源都放在隻需要少量資源的地方。也就是說，你也不想製造任何不必要的障礙來阻礙項目的快速恢複。

7. 批準決議
 
確保問題被標記為“已解決”後再次檢查。雖然有問題的所有者，但必須有人管理這個過程，以便他們可以檢查工作並確保其與組織的總體項目和戰略目標相一致。隻有當所有的事情都安排好了，這個問題才能解決。
 
8. 關閉問題
 
這是最後一步了。將已解決的問題從列表中移出，關閉問題。

問題管理既是管理單個問題的生命周期的一個事務處理過程，又是一個決定應解決哪些問題，對這些問題應用的資源以及對企業造成的風險的決策的投資組合管理過程。因此，項目管理軟件qmchashi PM提供強大的機製可以幫你實時管理問題：
○識別問題
○分析問題
○提出問題解決方案
○係統地跟蹤問題
○關聯問題與WBS/活動


係統的自動化審計跟蹤功能可讓你始終掌握最新進展，並提供詳細數據以向利益相關者介紹問題解決方案。qmchashi 的實時儀表板可生成有關各種項目指標的報告和圖表，以便你更好地做出決策。

另外，在線的項目概覽可以監視你的問題，你可以將其分配給團隊成員，他們通過係統對正在處理的問題進行評論反饋。想了解更多有關qmchashi PM如何協助你解決項目問題的信息，請聯係我們申請免費演示。