製定可靠項目計劃的6個(ge) 步驟

2021-05-06

某一天你的高管突然召集你參加會議，討論希望在本季度實現的一些關鍵舉措。你的任務是製定一個方便的項目計劃，以便你的團隊執行。他們要在這周末之前拿到，但你要從哪裏開始呢？
 
別慌！你不需要知道所有的項目管理基礎知識來執行一個成功的項目計劃。請按照以下6個步驟來創建項目管理計劃，自信地領導你的團隊。

 
步驟1：確定利益相關者並與他們會麵
 
涉眾是任何受項目計劃結果影響的人。這包括你的加拿大pc网页版官网和最終用戶。在創建項目計劃時，確保你確定了所有的利益相關者，並牢記他們的利益。
 
與項目發起人和主要幹係人會麵，討論他們的需求和項目期望，並為項目範圍、預算和時間線建立基線。然後創建一個範圍聲明文檔來確定和記錄項目範圍細節，讓每個人都在同一頁上，並減少代價高昂的誤解的機會。這裏有一個範圍聲明模板讓你開始。成本控製在這一過程中尤為關鍵。
 
步驟2：設定並優先考慮目標
 
一旦你有了一份涉眾需求的列表，將它們按優先級排列，並設定具體的項目目標。這些應該概述項目目標，或者你希望實現的指標和好處。將你的目標和涉眾的需求寫進你的項目計劃中，這樣就能清晰地溝通和分享。
 
步驟3：定義可交付成果
 
確定滿足項目目標所需的可交付成果和項目計劃步驟。你希望產生的具體產出是什麽?
 
接下來，估計項目計劃中每個可交付成果的截止日期。當你坐下來確定下一步的項目時間表時，你可以最後確定這些日期。
 
為重要的截止日期和可交付成果設定明確的裏程碑。一旦工作開始，你將能夠跟蹤你的進度，以確保按時完成任務，並讓涉眾高興。

步驟4：創建項目計劃
 
查看每一個可交付成果，並定義完成每一個必須完成的一係列任務。對於每個任務，確定它將花費的時間，所需的資源，以及誰將負責執行。
 
接下來，確定任何依賴項。你是否需要在別人開始前完成某些任務?在甘特圖中輸入可交付成果、依賴關係和裏程碑，或者從許多可用的在線模板和應用程序中進行選擇。確保你也了解如何寫一個項目管理報告來總結項目的當前狀態。
 
讓你的團隊參與計劃過程。執行工作的人對任務如何完成、需要多長時間以及誰是處理這些任務的最佳人選有著重要的見解。利用他們的知識！你需要他們同意項目時間表，設定工作順利進行的期望。
 
步驟5：識別問題並完成風險評估
 
沒有一個項目是沒有風險的。祈禱並沒有給你帶來任何好處。你事先知道有什麽問題會影響項目規劃過程，比如團隊關鍵成員即將到來的假期?哪些不可預見的情況會導致問題?(想想國際假期、缺貨或旺季。)
 
在製定項目計劃時，你應該知道如何管理項目中的風險，並考慮你應該采取的步驟，以防止某些風險的發生，或限製其負麵影響。進行風險評估並製定風險管理策略，以確保做好準備。
 
如果可能的話，在項目時間表的早期處理高風險項目。或者圍繞任務設置一個小的“時間緩衝器”，以防項目延期，從而使項目保持在正常軌道上。
 
步驟6：向項目幹係人展示項目計劃
 
了解如何有效地展示一個項目是很重要的。解釋你的計劃如何滿足幹係人的期望，並提出你對任何衝突的解決方案。確保你的陳述不是片麵的。與利益相關者進行公開討論。
 
接下來，你需要確定角色：誰需要查看哪些報告以及查看的頻率、哪些決策需要批準，由誰批準？
 
讓你的項目計劃清晰明了，讓所有涉眾都能訪問，這樣他們就不必為了簡單的更新而追著你。將所有項目計劃數據保存在一個位置（比如協作工具），可以方便地跟蹤進度、共享更新和進行編輯，而無需用會議塞滿你的日程。
 
溝通清楚。確保涉眾確切地知道對他們的期望是什麽，以及他們需要采取什麽行動。對你來說很明顯並不意味著對他們來說也很明顯。

不想與你的利益相關者進行公開討論？ 以下有一些策略，可以幫助你對抗困難的涉眾，以保持項目規劃過程的繼續進行。

如果你的計劃或時間表與利益相關者的最初期望不符，請立即進行溝通，以避免任何令人討厭的意外或緊張的對話。與其告訴利益相關者他們的期望或要求是不現實的，不如告訴他們實現它的要求是什麽，包括多少時間，金錢或人力。 讓他們決定是否值得使用額外的資源。

計劃項目的最簡單方法

上述六個領域應以某種形式包含在你的項目計劃中。你可能還會想到其他特定於你的組織或項目需求的項目。計劃階段的重要結果是製定了計劃，使你可以有效地管理項目。


從頭到尾計劃項目的最簡單方法是使用在線項目計劃軟件。qmchashi PM項目管理軟件協助你時刻統籌項目計劃，幫助你保持進度，對團隊負責，提高透明度。

○ 項目計劃與執行結果自動連接
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○ 項目問題與風險自動跟蹤與上報
○ 單個頁麵上獲得所有項目的完整鳥瞰圖

在qmchashi內，每個項目成員的任務流轉清晰可追溯，項目信息實時準確同步，發現異常自動預警，讓你對項目運行的全貌有更直觀和更準確的把握。

詳細的項目計劃不能完全保證項目成功，但是可以將失敗的風險降到最低。有關項目管理的更多解決方案，歡迎聯係我們進行了解。