項目控製如何適應不同的項目管理階段？

2021-04-14

了解你的項目術語——“項目管理”和“項目控製”不是一回事。如果不知道其中的區別，你就無法提高工作效率。簡單地說，項目控製是項目管理的重要組成部分，需要在從啟動到結束的每個階段實施。本文介紹了項目控製如何適應項目管理的每個階段，以及可以用來重複交付成功的、有價值的項目工具。
 
什麽是項目控製？
 
在深入探討之前，讓我們先了解一下由項目管理協會定義的術語：
 
項目——“定義、計劃、監控、控製和交付項目的過程，從而實現一致的利益。”
項目管理——“對眾多獨立過程組合的管理，其中許多與項目控製的附屬學科有關。”

項目控製——“應用過程根據項目計劃來衡量項目績效，以識別和糾正偏差，從(cong) 而實現項目目標。”

 
簡單地說，項目管理確保了許多不同過程的成功完成，而項目控製確保這些過程實際上朝著正確的方向前進（被歸類為“成功的”）。它可以確保項目被正確地完成，並且“正確的”項目在第一時間被選擇。
 
項目控製的存在是為了回答三個重要問題

 ▪ 這個項目將花費多少錢
 ▪ 這個項目需要多長時間
 ▪ 項目將交付的價值或質量

在實際的項目管理中，這些轉換為控製項目範圍，滿足質量要求，保持項目進度和預算，管理風險，識別問題，並確保項目對公司有利。
 
這其中的很多內容都可以歸結為收集和管理數據、發現趨勢、預測結果、報告進展以及積極地將所學付諸實踐。如果不控製這些，項目很快就會變得非常低效和昂貴。

項目控製如何適應不同的項目管理階段？

現在我們知道了我們要處理的內容，讓我們看看如何在整個項目管理周期中實際應用項目控製。

計劃階段

項目管理的第一階段是計劃並概述你的基礎知識：你需要解決的問題，需要參與的人員以及你將要做的實際工作。你需要確定利益相關者並定義項目目標，從而為項目成功設定界限。

成功的一部分取決於提供切合實際的成本和時間估算，這兩者都是項目控製的一部分。如此眾多的項目失敗僅僅是因為它們低估了時間或金錢的限製，因此你需要盡可能精確地預測這些變量。最好的方法是分析過去類似項目的績效數據。特別要注意：

▪ 項目中涉及的所有任務
▪ 每個項目階段花費了多長時間
▪ 每個任務的預算支出
▪ 項目活動如何在你的團隊中分布
▪ 項目工作的可計費與不可計費比率

但是，整個工作並不一定意味著要進行大量工作——項目時間跟蹤工具，比如qmchashi PM項目管理工具，可以自動為你收集和消化你的項目數據。

qmchashi PM通過WBS工作分解結構，實時審計追蹤每個項目活動或可交付成果。係統向每個項目成員顯示唯一的、一致的、實時精準的項目計劃與執行合二為一的信息視圖，從而能完全消除由多個版本的真相而造成的誤解。


開發階段
 
項目管理的建立或開發階段都是關於使工作順利進行。這是團隊集合、涉眾會議和計劃任務的地方。再者，項目控製是成功的關鍵。成本估算變成預算，時間估算變成進度，項目控製負責四個重要方麵：
 
計劃/調度：項目計劃和調度的開始，調度工作的準確監視和報告，以及任何“偏差”的快速檢測和糾正，以使你的調度回到正軌。
 
成本控製：監控費用和績效，監控預算支出，並采取行動以達到最低成本
成本估算：成本控製和成本管理的基礎，預測所需資源的數量和價格。
成本和進度風險分析：對項目進度和成本的風險評估。分析考慮到預計的交付日期，滿足截止日期的可能性，以及對項目成本風險的識別。

qmchashi PM係統內項目信息與業務實時聯動，可對項目成本進行預測、控製、核算、分析以及考核等，幫助企業解決如何製定預算、怎樣管理預算的問題。你還可同時管理需求溝通與變更。一旦項目有異況，係統會自動預警通知相關人員。
 
實施階段
 
把你的計劃付諸實施！這一階段雖然收獲頗豐，但也有很多挫折。你需要讓你的團隊專注於清晰的議程，以確保沒有人會偏離軌道。這很大程度上取決於能否準確診斷團隊的進展和活動。
 
投資qmchashi PM這樣的可用於團隊管理的工具，可以讓你快速識別時間消耗、質量問題和團隊分配問題。特別是可以確保它向你展示：
 
▪ 個人及總員工能力
▪ 每個員工的活動分類
▪ 員工花在每項任務上的時間
▪ 每個員工的工作時數
▪ 每個員工的預算支出
 
這些信息可以幫助你查明流程中斷、員工超負荷和破壞性任務。通過qmchashi PM監控這些數據，你可以平衡工作負載，有效地分配項目資源，使你的團隊自動與項目優先級和田徑隊性能保持一致。
 
收尾階段
 
完成項目意味著項目控製元素結束了嗎？不完全是。你需要能夠回顧它的總體表現，理解導致成功的趨勢和過程，這樣你就可以在未來的項目中重複。

你的團隊達到目標了嗎？他們是否以預期的速度前進？你是否提供了高質量的產品，但仍然堅持預算？還有工作要做嗎？良好的項目控製可以讓你評估這些要點。因此，做一個徹底的匯報-編譯性能數據並將其分解到項目任務級別，以發現新的經驗教訓。
 
你應該明確規劃你的項目是如何發生的——在哪裏花費了時間，活動在哪裏偏離了軌道，以及有限的生產力——並在你的新項目中構建有效的措施，以進一步控製它們。

通過充分利用qmchashi PM軟件的優勢可以將項目控製完全整合到項目管理中。盡管適當的控製取決於成本和時間，但你從詳細的控製措施中獲得的投資回報率將更好，你將獲得更好的表現。