如何做好項目采購管理？

2021-03-01

就項目管理而言，采購是指你需要購買、租賃或與某些外部資源簽訂合同以滿足你的項目目標。這些關係，就像項目中的任何過程一樣，需要管理。

管理這些關係意味著從企業雇用的外部供應商那裏獲得最好的質量，以協助其開展業務。企業與供應商的關係中存在一些圍繞成本和時間的約束。采購管理是一種更有效地處理采購、申請、訂購、加急、檢查和對帳過程的方法。

在建立合作夥伴關係或進行購買之前，要權衡在內部生產商品或服務以及將工作外包出去的利弊。從長遠來看，與外部公司的關係是否必要且具有成本效益？做出明智的決定後，你才能自信地繼續前進，確信所采取的步驟在財務上是合理的，並且符合你的進度表。

準備好從供應商處采購商品後，項目采購管理將分為四個過程。

1、計劃采購管理

首先在項目的計劃階段確定采購。對於每個外部承包商，都需要有一份工作說明書（SOW），以作為概述要簽約工作的文件。但是，在簽訂合同之前，需要有多個承包商投標，項目經理可以通過他們的投標決定誰將獲得合同。

這些請求是經過深思熟慮的，因為它們在整個項目中起著指導作用，越具體越好。這避免了以後的混亂，並有助於製定更準確的計劃。

此過程收集在采購管理計劃中，其中包括需求文件、風險登記、活動資源需求、項目進度、活動成本估算等。

有一些工具和技術來指導這些決策，例如製造或購買分析，可幫助確定活動是需要外部供應商還是可以在內部完成。 尋求專家的幫助，做市場調查和與利益相關者會麵也有助於指導這一決策。

2、進行采購

在完成第一階段的文書工作之後，進行采購階段是研究你收到的投標並決定接受哪個投標。但是，在決定之前，應該有一個標準來決定哪個投標最適合該項目並適合你的物流管理。然後簽署協議，並更新項目管理計劃。

通過與投標人舉行會議，具有評估投標書的技巧並具有獨立的估算值來確定投標者，以確保投標價在正常範圍內。在你簽約的領域尋求專家的意見以了解他們的觀點並沒有什麽壞處。

你也可以應用一些分析技術。廣告是一種很好的方式，可以確保你在盡可能廣的範圍內撒網，這樣你可以根據所有潛在的出價者進行決策。然後需要進行采購談判，調整最終合同以滿足你和承包商的需求。

3、控製采購

合同簽訂後，必須將這些承包商的管理權納入總體管理職責。承包商可能會對預算和進度表產生負麵影響，從而導致項目偏離軌道或更糟。

因此，定期更新狀態是必要的，以審查承包商協議，獲取進度更新並檢查工作績效，以確保承包商滿足其合同中概述的要求。盡管你聘用承包商是因為他們是所做工作的專家，但你仍然需要監督和跟蹤他們的工作，以確保按計劃進行。

最好簽約一個變更控製係統，並定期進行采購績效審查，包括檢查和審計，以確保工作順利進行。 績效報告還有助於使管理人員了解情況。需要建立支付係統以及索賠管理和記錄管理係統。

4、結束采購

正如有一個開始采購的流程一樣，也需要一個到位的流程來完成采購。在與承包商的初步協議中，應詳細說明什麽是已完成工作，這樣雙方在何時完成工作方麵就不會出現混淆。

保險和擔保通常也需要正式免除責任。這將確保合同的價值和完成日期沒有任何未完成的變化。

采購審核有助於此過程，並有條理地進行采購談判。你還需要一個記錄管理係統來管理采購過程這一階段將涉及的所有文書工作。

項目經理在采購中的作用是什麽？

項目經理參與采購，與他們在項目管理過程中控製的任何其他方麵一樣。 但是，此過程可能與項目的其他部分所擁有的權限不同。

盡管項目經理有權代表公司與承包商達成協議，但項目經理通常不是一旦合同生效就執行該合同的人。無論如何，重要的是項目經理必須參與其中。

這意味著要了解項目管理知識體係（PMBOK）中概述的項目采購管理知識領域的六個流程。第一個是計劃采購和收購，這意味著確定項目需要哪些外部資源。項目經理將對此具有控製權，因為他們更了解整個項目的需求。

計劃合同是為所需產品或服務（包括公司提供這些產品或服務的產品）創建需求。 然後通過將供應商範圍縮小到少數幾家公司來請求賣方響應，然後選擇賣方，這通常是采購部門的職責。

合同管理是與供應商之間的合同管理。項目經理將每天與供應商的加拿大pc网页版官网經理一起工作。合同履行後，便會終止合同。這通常由采購部門再次處理。

現代PM軟件如何幫助項目采購？

就像項目的任何部分一樣，采用正確的工具可以使項目管理采購更加有效。qmchashi PM項目管理軟件提供電子投標和電子采購到付款功能，以允許所有項目采購計劃、預算和執行都在項目分解結構（WBS）和預算內完成。這意味著項目采購活動、可交付成果和付款是項目活動、可交付成果、付款和跟蹤都是自動的。


采購的成本、質量、周期等情況都會直接影響到項目的交付，確保信息數據的實時傳遞與共享至關重要。qmchashi PM將項目與采購業務實時連通，采購需求、詢比價、訂單、發票和付款管理，以及采購合同等都可以在一個係統實時跟進。采購的任何流程出現問題都會推送到項目頁麵，及時預警提醒項目團隊處理問題，避免因采購問題影響項目實施。

在qmchashi PM，企業能夠同時掌控合同、項目、資源、活動、產品、采購、供應商、交付、收入及成本等，實現采購+項目聯動一體化管理，大大提高企業管理效率。更多項目與采購的協作方法，請聯係我們獲取。