為(wei) 什麽(me) 不建議企業(ye) 采用手動采購？

2021-02-19

當大多數競爭對手已經轉向電子采購，如果你還停留在手動采購過程中，將會因效率較低而被甩在後麵。

手動采購過程有很大的出錯空間。比如，發票常常是在沒有預兆的情況下到達的。從法律、IT安全到財務，都沒有人批準購買。沒有人對購買的任何方麵負責。

即使一家企業努力就如何購買企業產品提出具體的政策，也不能保證員工會遵守。讓我們來看看一個相當標準的手動采購政策，主要適用於中小型組織來處理購買商品和服務。

第一步：員工填寫一份采購申請單，並提交給部門主管審批。

第二步：部門主管批準采購，並為請求的商品和服務創建采購訂單。(如果部門主管不批準，他們可以返回請求項目的員工，並說明需要做哪些更改以獲得批準。)

第三步：如有必要，部門主管將采購訂單發送給另一個人審批，例如在采購數量超過一定閾值的情況下。如果沒有，部門主管將采購訂單發送給采購團隊，與供應商一起處理訂單事宜。

第四步：收到訂單，供應商提交發票。

第五步：應付賬款部門必須通過書麵追蹤來證明購買已被批準，貨物和服務已按訂單收到，然後支付發票。

整個過程可能需要幾天，甚至幾周的時間，尤其是當部分文件丟失，或者在某人休假時等待被處理的時候。

手動流程依賴於紙質或Excel

當然，文件記錄在商業中很重要，但是文件也可能丟失或被銷毀。此外，每個目的完成後，必須在一段時間內保留記錄，這意味著大量的辦公場所可能隻是用來存放文件。

由於文件要經過多個人的手，每一次交換都會留下出錯和放錯地方的機會。

這些手動流程也依賴於團隊成員來完成大部分工作——在基本采購流程的整個指揮鏈中，所有團隊成員都忙於其核心工作職能。書麵程序沒有考慮到對員工的影響，他們必須四處走動，從一個或多個人那裏獲得批準簽名。

一般來說，這樣的工作量意味著團隊成員會避免采取官方的采購路線。相反，他們得到口頭批準購買。雖然這看起來是可行的，但它通常會讓應付賬款對批準和未批準的項目一無所知——這使得在正確的時間獲得正確的發票支付變得更加困難。

手動采購流程需要時間

由於員工花費時間追蹤簽名——如果他們甚至按照寫好的政策執行，以及創建采購請求和隨後的采購訂單所花費的時間，企業就浪費了大量時間。除了訂單處理前的時間之外，後端也有時間。

應付賬款部門隻會支付他們知道已批準的發票。如果他們一到辦公桌上就隨意支付發票，一個組織可能會遇到一些重大的現金流問題。如果每一件東西都整理得很好，並在每一階段都核對無誤，應付賬款部門就不必做太多工作了。但是，如果沒有書麵記錄支持發票，他們必須花大量的時間追蹤每一個購買、是否批準，然後花更多的時間來確保發票與采購訂單匹配，和這兩個文檔匹配實際得到的是什麽，所以他們隻支付你的要求和你所得到的。

這些額外的時間會在人工成本方麵花費金錢，並影響公司的發票處理成本。在一個采購量很大的組織中，一年下來，這會對企業的成本產生巨大的影響。

手動采購流程成本更高

除了額外的人工成本外，依賴人工采購流程還會讓你的組織花費更多的錢。如果在研究完成後，AP職員不能驗證發票的合法性，他們無論如何都必須支付給供應商。延遲付款通常伴隨著費用和罰款，這將花費更多的錢。延遲付款會損害與供應商的關係，這可能意味著當你需要某樣東西時，你會發現自己沒有供應商。

不僅如此，還要考慮與紙張、打印機油墨和其他手工過程中需要的用品相關的額外成本。是的，你很可能在企業的其他地方得到這些資源，但印刷量太大意味著你會更快地使用這些資源，最終花在基本辦公用品上的錢會比使用電子采購係統要多。

電子采購的協作優勢

電子采購係統使處理從采購到付款流程的所有部分變得更加容易。它允許更多的授權，因為組織中的其他人可以處理一些采購活動。

下麵我們以qmchashi SRM電子采購係統為例，介紹組織成員如何在該平台上進行采購協作。


在qmchashi SRM，采購團隊可以自由地處理他們的工作職能的其他領域，他們可以自由地向供應鏈中的多個供應商發送更多的建議請求（RFP），並在進入合同談判之前收集更多的信息。

采購人員可以花更多的時間來評估潛在的供應商，借助qmchashi SRM建立一個可靠的選擇流程、評估標準和獎勵標準，最終選擇為企業提供最佳價值的供應商，而不是因為他們提供的價格最低而選擇他們。

qmchashi SRM提供了一個成熟的合約管理框架，幫助管理複雜的采購合同。無論何時引進新的供應商，采購人員都可以把精力集中在合同授予和合同管理上，以確保供應商或承包商履行他們的合同義務。他們的深入研究也確保了供應商和公司之間沒有利益衝突。

使用qmchashi SRM讓跟蹤采購進展變得更簡單、方便。員工可以通過電子郵件提交采購申請，隻需點擊幾次，幾秒鍾內就能獲得批準，而不用花上幾天的時間去追逐批準簽名。qmchashi SRM的自動審批流程可以根據美元閾值和你設置的其他控製，將請求發送給一個或多個人員。一旦批準，請購單就會轉換為采購訂單，並可以通過EDI或電子文檔交換自動發送給供應商。

在 qmchashi 直通式采購環境下，供應商可自動接收已審批的電子采購訂單。供應商標記訂單接收和發貨，然後發送發票。qmchashi SRM采購自動化使用一種稱為“三方匹配”的過程來匹配采購訂單、收到的貨物和發票，以確保一切都是正確的。任何不匹配的都被標記以進行手動檢查。“三方匹配”加快了發票處理時間，因為應付賬款知道訂單已被批準，發票已為付款進行了清算。


一旦流程順利運行，現金流處於可控狀態，應付賬款團隊應該更容易及時支付發票。因此，你的組織可能能夠獲得提前付款折扣，從而為你節省資金。

企業還將在減少供應成本、減少采購到付款周期錯誤方麵節省資金，並通過提高員工生產率和縮短生命周期時間而賺更多的錢。所以，企業最佳采購策略是，電子采購服務可以設置為與企業的業務流程內容相匹配，因此過程保持不變，但不再是手動的，而是通過采購自動化幫助企業實現降本提效。