如何利用PMO有效管理項目資源？

2021-02-05

“人才是企業最大的財富”，這一說法比以往任何時候都要正確。人力資源曾經隻是成本，但如今已經成為人力資本，你必須對其進行明智的投資和管理。正確管理員工的技能和進度表是當今知識密集型企業的本質。但你知道如何獲取、安排和分析資源管理信息嗎？哪些行之有效的實踐能使你高效地利用才能，同時簡化資源部署？資源管理挑戰是當今項目管理麵臨的首要問題。本文將幫助你評估企業內的項目資源管理，識別通往成功的關鍵技能和角色，使項目管理辦公室（PMO）參與改善企業內的資源管理。

資源管理挑戰

由於資源短缺和衝突會影響企業的交付能力，因此了解企業內現存的資源能力和技能組合能讓你平衡需求與在正確時間使用正確資源。這種能力可以區別成功執行戰略和未能成功執行戰略——無法按時完成任務，無法提供所需質量的產品和服務，或無法服務於股東和利害關係人的利益。


企業績效與資源管理成熟度和企業的整體組織績效之間存在很強的相關性。然而，企業內的資源管理成熟度很低。根據相關研究表明，75％的企業處於資源管理成熟度1級或2級（5級最成熟）。在資源管理的所有組成部分中，企業麵臨重大挑戰，特別是在資源計劃和評估方麵，他們甚至無法遵循許多項目管理協會（PMI）的資源管理標準。使問題變得更複雜的是，決策者之間存在很大的脫節，他們認為資源足夠應對所有項目，但實際上往往不是這樣。

實際上，分析讓表現最差的企業脫穎而出的因素，我們發現，挑戰他們的問題揭示了基礎良好的項目管理文化尚未建立，比如：
●過多計劃外的申請       
●不切實際的時間表和預算        
●範圍蔓延        
●太多插隊的寵物項目        
●定義不明確的可交付成果    
     
因為這些企業對項目管理基礎知識缺乏理解和支持。表現最好的企業是那些得分前25％的企業，這些企業的資源管理成熟度明顯高於表現不佳的企業。但這不僅僅是持續實踐資源管理標準的問題。成功的企業還表現出支持良好資源管理的結構和過程特征。這些特征包括：
●企業擁有強大有效的PMO
●存在有效的投資組合報告功能        
●資源了解項目管理實踐        
●利害關係人的角色/職責定義明確    
    
看到“強大有效的PMO”在此列表的頂部，我們沒有感到意外。實際上，經驗告訴我們，隻有這樣的PMO才能進行有效的項目組合管理、項目管理培訓和資源分配。

匯集項目資源並由PMO內部管理

表現最好的企業越來越多擁有成熟的企業級PMO，這些PMO承擔了許多與人力資源管理相關的角色和職責。最近，PMO很少維護和管理自身的項目管理人員。然而，過去幾年，出現了這方麵的重大趨勢。企業逐漸遠離功能性組織和臨時項目，項目專業知識變得更加集中，這合乎邏輯。

如今，最成功的企業是那些擁有企業級PMO的企業，這些PMO管理項目經理的員工和項目支持角色。實際上，PMO現狀研究表明，表現很好的企業擁有更大的PMO，有更多員工擔任專門角色，如導師、團隊負責人、計劃人員、控製人員和客服經理。

通過將項目管理資源集中在PMO內，企業可以實現對掌握資源管理至關重要的目標：

1.評估項目經理的能力

定義關鍵工作的勝任情況有助於企業確定可用於員工招聘評估、績效評估以及做出專業發展選擇的標準。在真正由能力驅動的企業中，薪酬和其他獎勵與能力相關，培訓機會和其他形式的專業發展也是如此，這樣有利於：
●項目經理得到適當招聘        
●項目培訓更加有效      
●項目以更高的質量進行管理       
●項目按時並在預算範圍內交付        
●項目失敗率下降   
    
資源管理隻是可憐的項目經理苦苦掙紮的項目管理能力之一，提升項目經理的能力可解決許多項目問題，包括資源挑戰。

2.建立專業發展計劃

作為專業知識發展的中心，PMO使係統化、一體化的專業發展道路成為可能，並將培訓與實際項目需求聯係起來，並通過反映和鞏固項目成功的方式獎勵項目團隊。這與目前大多數企業所采用的獎勵和培訓係統有很大的不同，後者傾向於關注職能領域，忽略評估、培訓和獎勵過程中的項目工作。

當PMO負責培養積極主動的專業經理，這個過程包含培訓，但始於識別項目經理的能力，在內部聘用或識別這些能力，創建對項目經理的正確行為給予獎勵的績效指標，創造一條職業道路來吸引和留住最好的項目執行者。

此外，由於PMO負責改善項目績效，同時培養項目人才，因此通常建議通過整合內部資源和合同資源來創建“可滲透”企業。對於大多數公司而言，建立一支有能力的內部項目經理團隊需要5-7年的投資。那些缺乏項目管理能力的企業，或者項目經理數量不夠但不想花錢招募和培訓新員工的企業，它們越來越多轉向外包關係。對於PMO來說，協調來自不同來源的項目經理的發展至關重要。

整個企業應將PMO視為專家的來源，這些專家具備目標明確的項目管理能力。當企業中的另一個部門希望自己管理項目時，PMO可以提供專家援助，為相關員工提供指導和輔導。當項目需要額外的監督時，PMO指導者可以幫助製定新的估算，資源重新分配和重新計劃。這也為現有項目提供審計功能，確定項目管理流程在企業中被有效利用的程度。

3.按實際情況描述角色，闡明職責

職位描述具有雙重目的，都描述了理想的職位候選人（在考慮內部聘用或尋找外部候選人時可用作檢查清單），有助於該職位的人專注於正確的領域。知道什麽時候該說不，了解他們的工作在企業這個大環境中位置。這些信息還有助於項目參與者確定自身的個人專業發展需求，這些需求與他們的項目角色所需的知識、技能和能力有關。當前，項目企業麵臨的最緊迫人力資源問題之一是，由於缺乏對項目管理工作的名稱，描述或所需工作背景的共識，因此難以傳達需要完成的工作。

4.評估企業能力

把PMO建立成項目管理專家的企業之家，這有助於揭示項目管理和相關專業的現有技能，這些技能目前分布在整個企業中。項目經理實際上會向成熟的PMO報告，並以全職經理或兼職的身份部署到項目中。PMO維護項目經理和相關人員的數據庫——技能組、能力、專長、經驗和技術技能。

通常由PMO和人力資源職能部門共同開發的簡單分類結構促進整個企業的資源分配決策。新項目可根據數據庫完成人員配備，奔波於全職任務之間的項目經理負責特殊項目，例如開發新流程、方法、技術、模板和功能。使用的工具可以像Excel電子表格那樣簡單，也可以像企業資源管理軟件那樣複雜，也可以介於兩者之間，這取決於PMO的複雜程度。

現代PMO技術

現代PMO軟件，如qmchashi PMO軟件提供分配和利用PMO資源庫的功能，服務多個項目。資源共享和衝突檢測自動實現，資源成本實時計算。qmchashi PMO 多項目管理軟件支持項目組合與項目策略管理，幫助 PMO 管理者高效地管理項目目標，協作，承諾以及在目標導向的多項目環境下最為關鍵的控製點——投資。qmchashi PMO 包含單個項目管理所需的功能，並且所有單個項目的信息會實時自動地聚合到 PMO 層，確保數據的實時性和準確性，提高管理效率。
 

掌握資源管理從(cong) 核心部分開始

把PMO建立成項目管理的能力中心，這能使整個企業文化（從高管到項目團隊）以一種通用語言進行交流和協同工作。PMO的主要職責是開發和維護與項目管理有關的流程和方法，它還將從接近完成的項目中得到的經驗教訓融入項目管理方法。作為這些標準的維護者，PMO還維護模板、表格和檢查清單，這些模板、表格和檢查清單旨在減輕項目經理、團隊和主管的文書工作負擔。

但是，對於PMO的可持續性而言，不要在流程級別陷入困境很重要，因為掌握資源管理（或投資組合管理或策略管理）的關鍵在於管理，管理的設立是為了定義如何選擇項目，如何分配資源。隻有健全的管理（製定和遵循規則）才能解決諸如“寵物項目過多”之類的問題。