如何成功采用電子采購係統？

2021-01-19

在競爭中，服務交付的速度和準確性是時代的需要。傳統的采購工作涉及大量的文書工作，耗時長，很多時候操作容易出錯。通過采購流程透明化，電子采購係統提高了速度，改善了供應商關係的整合。

出於提高采購效率的目的，電子采購有六種不同的形式：電子尋源、電子招投標、電子通知、電子逆向競價、電子設備維護和基於網絡的企業資源規劃。如果所有這些活動或其中任何一個活動用於向供應商下訂單，這會消耗大量時間。

電子采購在簡化采購流程和提高效率方麵起到重大作用，員工采用新技術的局限性使流程的有效性遭忽視，仍然相信通過傳統方法采購所需的材料。
 
在員工層麵和企業層麵對電子采購係統的采用，將取決於與電子采購係統相關的感知利益和風險。
 
采用電子采購係統的好處：

1) 節約成本：通過電子采購係統，企業可以獲得高達65%的成本削減優勢，如人工成本的削減。通過與供應商更好的談判，增加采購數量，獲得更好的價格。

2）流程效率：如果企業提供諸如支出分析、交易分析、市場分析等與戰略活動相關的工具，這些工具的合理使用將更好地改善電子采購流程。

3）企業和供應商之間更好的信息流動：在現有計算機係統和互聯網的幫助下，企業和供應商可以在短時間內共享信息，使雙方能夠立即作出反應。

4）減少異常支出：電子采購係統允許企業利用互聯網，減少從那些沒有與企業建立正式關係的供應商處購買所需資源時所感受到的不安全感和不確定性，從而減少異常支出。

5）簡化流程：電子采購係統允許企業簡化采購流程，因為互聯網媒介讓企業直接與供應商接觸，消除中間商，為雙方帶來可觀收入。

6）更好的庫存量：電子采購流程會對所下訂單進行係統檢查，降低訂單重複、訂單錯誤或訂單規格錯誤的幾率，受控製的庫存維護係統甚至可以減少缺貨。

7）為加拿大pc网页版官网提供更好的服務：不僅是供應商，加拿大pc网页版官网也可以與企業聯係起來，最終為加拿大pc网页版官网提供更好的服務。

8）提高加拿大pc网页版官网服務速度：在互聯網的幫助下，公司和加拿大pc网页版官网之間的信息交換會在很短的時間內進行，因此可以提高供應速度。

采用電子采購係統的相關風險：

1）內部業務風險：要使電子采購係統運作得更好，不僅需要必需的係統要求，還需要與現有的基礎設施信息相結合。

2）外部業務風險：與內部聯合一樣，企業需要與外部加拿大pc网页版官网和供應商聯合，供應商也需要投資開發所需的係統。因為會交換大量信息，所以總會存在信息泄露的風險。

3）技術風險：電子采購係統需要有清晰和開放的標準，如編碼規範、技術規範和流程規範，促進跨企業的電子采購技術，否則可能會限製和放緩電子采購流程。

4）電子采購流程風險：在使用電子采購係統的同時，企業需要考慮與互聯網連接相關的安全和安全風險。安裝更好的安全係統能讓企業不間斷地進行采購。

如何成功采用電子采購係統？

電子采購係統技術簡單，易於理解，支持係統升級，朝著員工的采用意願前進，本係統將得到改善。為了利用最新的電子采購技術，企業應努力提高員工層麵的采用水平，還必須關注與感知風險相關的因素，這會提高電子采購係統的采用率。

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1）采購需求與計劃：

qmchashi支持從加拿大pc网页版官网合同自動生成采購需求。係統從加拿大pc网页版官网需求的源頭控製企業的采購需求與計劃，每一個采購需求量都有據可依，減少不合規的多采購或少采購的情況，從根本上減少人為幹預而導致的不必要的損失。

2）采購成本與預算：

嚴格控製和管理好采購成本才能獲得戰略性的競爭優勢。qmchashi SRM自動計算基於 BOM（物料清單）的采購成本，自動校驗采購預算，核對無誤的預算才能提交給上級審批。係統還可以自動獲取生效的報價信息統計預測的采購成本，所有賬目實時匯總，清楚明了。

3）采購定價過程管理：

采購價格的監控是整個采購過程的關鍵。qmchashi 采購管理平台根據企業的不同需求支持不同的定價方式，幫助企業以高效的方式獲取采購價格。

4）采購訂單執行管理：

qmchashi SRM可自動生成采購訂單，通過供應商自助平台或電子郵件自動發送給供應商，供應商可在線接收和審批采購訂單。采購訂單的整個執行過程實時記錄，所有的執行問題都可追溯緣由。

5）產品與服務的交付管理：

qmchashi SRM提供嚴密的流程與監控機製管理整個交付的過程，記錄與跟蹤交付的具體進度與狀態，及時解決交付過程中的各種問題以確保交付的順利完成。

qmchashi電子采購係統還可擴展至處理日常文書程序，以便處理電子發票，及時準確地進行電子付款。

電子采購係統在企業的應用表明，電子采購是采購發展的必然。在以後的工作中，提高采購管理水平的同時，還要力爭使電子采購係統的功能更加完善。通過電子采購係統的成功采用，進一步提高企業采購活動的靈活度，降低采購成本，為企業快速發展提供更為堅實的保障。