為(wei) 什麽(me) 采購訂單管理非常重要？

2021-01-12

采購管理中一個重要的工作就是將采購需求轉換成采購訂單。采購訂單讓你對已經提供的產品或服務有個全麵的了解。乍一看，這也許似乎不太重要，但是訂單曆史可以確定公司的績效，暗示應做出哪些改變，進而優化當前的業務流程。所以，采購訂單管理非常重要。

1、采購訂單是嚴謹且重要的信息來源

如果你需要跟蹤產品從原材料采購到出售給加拿大pc网页版官网的路徑，那麽采購訂單至關重要。

采購訂單是企業與供應商之間具有法律約束力的合同，包括訂單數據、尺寸、付款條款等有用信息。采購訂單也是記錄的起點，包含工作所需的所有重要信息。

2、采購訂單有助於確定尺寸和範圍

采購訂單中關於已購買物品的數量和價格信息，能夠幫助你設置利潤目標和必需的銷售量。
 
采購訂單中指明的采購量可能是必要物理空間和人力資源決定的基礎，而必要物理空間和人力資源是最優業務流程所需的。采購訂單具體而簡要地描述其他所有技術階段的情況，幫你確定是否需要對其進行改進。
 
3、采購訂單分析有助於采用有效的解決方案
 
在采購訂單形成期間以及直至其簽署之時，你可能會有一些疑惑：找一個價格更優惠的供應商會更好？新產品線的啟動會成功嗎？你的腦海中會立即浮現出這幾個問題，但最後，你一定會做出明智的決定。
 
4、采購訂單合並成本
 
諸如qmchashi SRM之類的現代電子采購平台允許控製器使用采購訂單，評估工時、工資，甚至是成本，例如照明和供暖費用、辦公用品和家具。
 
這有助於確定產品的總體生產成本。這些信息為許多績效相關問題提供了答案，例如關於如何提高效率、如何確定下一財政期間的預算。
 
5、采購訂單有助於發現績效問題
 
針對這種情況——大部分收益集中在你沒有料想到的地方。仔細研究采購訂單不僅會給你帶來績效願景，還會提示你提高收益的行動。
 
通過分析時間間隔內原材料需求的頻率，你將了解什麽賣得好、什麽在倉庫裏集塵。運輸中的延遲數據讓你了解生產如何依賴時間和其他季節性因素。這些隻是采購訂單對業務有用的幾個示例。

6、采購訂單有助於預測市場趨勢
 
經濟導航是對變化的不斷響應——采購訂單可以幫助企業在不受外部條件影響的情況下保持正確的方向。
 
表格、財務報表和賬戶結餘對任何企業極其重要。采購訂單是規範企業所有活動運作的根文檔。采購訂單曆史分析可以估算出企業在繁榮和蕭條期間的業績，也可以識別趨勢和市場周期。有了這些信息，你可能會對戰略決策充滿信心。

如何完善采購訂單管理？

傳統的采購把重點放在如何和供應商進行商業交易的活動上，比較重視交易過程中的供應商的價格比較。這種采購模式容易造成供求信息無法共享、響應遲鈍和事後把關造成管理失控等弊端。

與傳統的采購相比，基於供應鏈環境下的現代采購管理模式特別強調采購的協同性。通過qmchashi SRM建立電子采購平台協同辦公，使企業對采購訂單進行細致高效的管理成為可能，從而通過訂單協同消除企業和供應商之間的障礙。

1、采購訂單協同工作

采購方在qmchashi SRM平台上給供應商下達采購訂單，供應商自動接收已審批的電子采購訂單，在線審核並確認。

供應商確認電子采購訂單後即可在此訂單上創建發貨安排，企業可依此進行收貨及驗收安排。

2、采購訂單執行跟蹤和預警

qmchashi SRM電子采購平台實時跟蹤供應商的生產進度、發貨情況、對預測存在風險的采購訂單進行提示，使采購人員及時應對處理，降低供應風險。


（1）實時跟蹤采購訂單裏程碑

采購訂單裏程碑是對采購訂單執行的關鍵環節的業務描述。采購方在創建訂單時，對訂單執行過程中的關鍵點進行設置。通過設置訂單裏程碑，可以要求供應商按照裏程碑的信息要求，及時反饋采購方訂單的執行情況。

同時qmchashi係統可以根據裏程碑的設置，對項目進展拖期或供應商未反饋業務信息的訂單進行自動預警提醒，提示采購方進行重點監控並及時催辦處理。

（2）采購訂單交付及結果分析

供應商按照采購合同設定的可交付成果裏程碑提交可交付成果，係統接收到可交付成果會自動觸發審批及驗收流程。qmchashi係統會實時自動采集和計算電子服務水平協議的結果，並且實時自動記錄與此采購訂單相關的質檢問題、驗收和退貨數量以及倉儲信息。

（3）電子發票與電子結算

電子采購訂單確認後自動生成電子發票，係統會把此電子發票自動發給企業的采購負責人並觸發此電子發票的審批流程。審批通過後，係統會自動生成此發票的付款申請並且會自動把已審批的付款申請發送給供應商。

qmchashi SRM電子采購平台的電子采購訂單及電子合同都支持付款條款管理，信用單據及付款調整。


總結

現代采購訂單管理基於供應鏈管理，充分發揮了信息技術便捷、高效等特征和供應鏈管理的高度協同性，不僅為企業有效地降低了采購成本，也為采購管理向更加細致的層麵發展打下了堅實的基礎。