qmchashi：淺談數據分析對采購管理的重要性

2020-12-29

分析和信息管理的進步為采購組織的決策能力打開了全新世界。提高采購績效取決於其能否最大限度地發揮數字化工具的價值。盡管技術有多種方法可以改善采購的各個方麵，但是數據分析是可以真正釋放新能力的領域之一。

數據分析在采購中的重要性

采購分析不僅(jin) 在管理采購功能方麵，而且在整個(ge) 組織中都起著重要作用。當你開始自動化更多的采購流程，你將不可避免地開始創建更多數據。隨著這些數據的累積，它會(hui) 建立大量的信息，這些信息正等待被深入研究。這些信息可以提供市場情報、支出可見性、降低風險、優(you) 化價(jia) 格，甚至可以幫助選擇供應商。

 
通過采購數據分析了解戰略性未來

采購數據分析到底是什麽？它的核心是收集所有采購數據，並使用它們進行預測、發展見解並製定計劃以增強采購流程的過程。

傳統上，采購數據存在於筒倉中，並由不同的技術應用程序和結構隔離。數據難以提取和保持更新，主要用於結構化報告中，例如供應商KPI或不頻繁的支出分析練習。此外，為采購提供明智的選擇、管理風險和發現機會領域，往往要求員工具有使用內部和外部來源的數據進行複雜分析的能力，而這種能力並不總是存在於采購職能部門中。

現在，技術的進步使得在全球範圍內利用數據成為可能，並且被認為是采購職能中必不可少的。新數據聚合和數據挖掘工具可以幫助了解過去，有助於通過預測未來行為來降低成本並節省成本。采購人員可以利用高級商業智能（BI）工具來識別新機會並跟蹤節省機會。

穩健的支出策略=更明智的采購和決策

采購組織了解，要為業務提供卓越的支持，就需要通過預測性和規範性分析來展望未來。它必須通過簡化、改進和集成數據和信息管理來向前發展其分析功能。通過采用新工具以及更改數據的存儲、使用和顯示方式，它所提供的各種分析都可以得到擴展。

表現最好的采購團隊一個常見策略是采用在線儀表板，團隊成員可以訪問該儀表板，並且可以為每個用戶完全定製。例如，CPO（中央采購辦公室）可以登錄並立即訪問全球支出報告，包括每天24小時的上個月的高級績效指標。 或者，區域采購經理可以在兩年內找到並分析特定類別的采購趨勢，這可能會導致在影響下增加支出或降低供應風險。

異常支出需引起重視

異常支出一直以來都是采購組織的麻煩領域，因為它很難衡量，也很難確定原因。通過詳細的支出可見性流程，企業現在可以跟蹤和量化不良支出習慣。大部分企業的大多數類別的合規性水平在60-75％之間。那些在經驗和合規方麵處於領先地位的企業（E＆C負責人）擁有更多的合規流程。

總體而言，企業常常為異常支出感到苦惱，但是有多種方法可以利用高級分析和數據來推動對批準的供應商的合規性並減少損失的節約，包括：

▪ 集中合同管理流程，並在購買時提供對首選供應商合同元數據的實時訪問
▪ 確保正式的企業範圍內的主數據策略和合同管理流程能夠為合規性監控所需的交易信息提供可見性
▪ 定期審查非訂單采購的交易活動，以了解是否違反首選供應商政策
▪ 製定企業合規性和節省成本的目標，以鼓勵采用

采購數據分析從哪開始

你可通過以下幾種不同的方式來使用采購分析：

-采用數據驅動的方法選擇供應商；
-比較供應商的實時定價和可用性；
-全麵了解所有支出；
-分析采購數據以支持全麵的采購策略。

支出可見性的好處本身就有嚴格的過程。一流的企業首先要了解如何捕獲和合並所有現有支出數據，然後填補未捕獲的支出數據的空白。奠定強大的數據和分析策略的基礎是實現支出可見性的最關鍵組成部分——最終在將來提供靈活性，以新的、更具戰略意義的方式利用數據。

利用現代電子采購軟件

數據分析在采購管理中的應用，離不開係統平台。使用現代電子采購軟件是最簡單的開始方法。qmchashi SRM現代電子采購軟件支持上述所有功能，能夠滿足數據分析在采購管理中的應用需求。

1、采購成本與預算

嚴格控製和管理好采購成本才能獲得戰略性的競爭優勢。qmchashi SRM可自動計算基於 BOM（物料清單）的采購成本，自動校驗采購預算，核對無誤的預算才能提交給上級審批，並且可以根據不同的成本及預算總額設置不同的審批流程。


係統還可以自動獲取生效的報價信息統計預測的采購成本，所有賬目實時匯總，清楚明了。

2、采購產品清單

qmchashi電子采購可實現全方位的采購產品庫管理，每個產品的采購曆史及采購價格，並且根據供應商的報價與曆史采購價自動識別產品的基準價，自動計算每個報價與基準價的偏差。

采購負責人提交采購申請給上級審批的時候，係統會自動附上供應商與基準價的偏差信息，以供管理者更快捷深入地了解采購的每個關鍵要點，快速做出準確的決定。

3、采購定價過程管理

采購價格的監控是整個采購過程的關鍵。qmchashi根據企業的不同需求支持不同的定價方式，幫助企業以高效的方式獲取采購價格。

係統自動按預設條件識別基準價，並自動計算每個報價偏離基準價的程度，幫助企業準確快速地了解物料價格的波動。

4、采購產品交付把關

qmchashi SRM提供嚴密的流程與監控機製管理整個交付的過程，記錄與跟蹤交付的具體進度與狀態，及時解決交付過程中的各種問題以確保交付的順利完成。

交付時，係統可自動生成質檢結果與質檢單，並根據質檢結果自動統計貨品的合格率及退貨率。


在qmchashi電子采購信息平台上，通過信息資源共享獲取各種數據，使得采購部門的賬目、資金流動、物資管理等方麵的數據具體化起來，利於監督管理，很好糾正了以往賬中存在的賬目不清、資金漏洞問題的產生。這就有效控製了物資采購成本，減少了不必要的浪費，提升了企業的經濟效益。伴隨著大數據的不斷深入發展，數據分析在采購管理中的運用也將更加深入。