工時表管理的有效使用方案

2020-12-18

工時表對於經理及其團隊成員而言都是真正有益的。關鍵在於為你的團隊選擇合適的工具，建立可以定期遵循的流程，並通過持續的溝通來支持一切。 

什麽是工時表管理？

簡單來說：工時表管理是監視和分析時間表（記錄的工作時間）的一種做法。它還包括采取不同的措施，例如根據這些工時表計算員工工資或為加拿大pc网页版官网開具發票。

過去，工作時間通常是在一張紙上匯總的，因此才有了工時表的說法。 如今，在線工時表更加流行，也多了不同形式的選擇：從簡單的電子表格到基於AI的軟件工具。
 

有意思的是，工時表因其在員工中不受歡迎而出名，我們不妨探討下一個經常被提出的問題：

工時表是“邪惡”的嗎？

不一定，但在某些情況下，工時表絕對是浪費時間，可能會極大地加劇人們對工作場所的不滿。

從曆史上看，工時表是證明人們確實完成工作的一種方式——這就是問題所在。首先，這很容易創造一種文化，使人們認為他們的工時表比工作效果更重要。不得不證明你的工作或你被上司密切監視（和計時），這種感覺不太好。

而且，這並沒有激勵人們提高工作效率。如果你可以在工時表中記錄更多工時（並可能獲得更多報酬），為什麽還要尋找更好的解決方案？

這並不是說按小時付費就一定不好，即使在項目設置中也是如此。雖然在本文中，我們不會詳細介紹如何使用工時表來確定一個人的月收入，但我們了解到，對於那些與自由職業者一起工作的公司來說，這是一個重要的用例。因此，我們創建了單獨的指南來計算員工工資。

最後，人們不善於記住自己實際花了多少時間來做某事。這就是為什麽在本周結束時（甚至更糟糕的是在一個月後）填寫工時表更像是編故事，而不是在收集可靠的數據。

總而言之，我們可以說工時表不起作用，除非：

▪ 你和你的團隊了解他們的目的並看到其價值；
▪ 工時表定期如實填寫；
▪ 通過定期交流來支持定量工時表數據，以收集更多描述性見解；
▪ 采用合適的工時表工具。

最後一點值得強調，因為許多團隊仍然依靠簡單的電子表格來完成這項工作，可喜的是大多數公司已經不再使用實際的紙張。這是朝著正確方向邁出的一步，因為在線文檔可以輕鬆地由多個團隊成員進行更新和訪問，但它仍然是需要填寫的表單，這並不是最方便的事情。

現代工時跟蹤軟件通常帶有啟動/停止跟蹤器，隻需單擊即可將其打開和關閉。還有一些公司提供自動記錄輸入和輸出時鍾的信標。

從管理的角度來看，另一個重要方麵是工時表軟件與休假管理工具配對使用。人們需要能夠記錄他們的工作時間和休息時間，否則你可能會擔心某人的空白工時表，最後發現他隻是在度假。

使用工時表軟件，還可以作為你團隊的日程安排，可將計劃的工作時間與記錄的工作時間進行比較，從而為你帶來額外的價值。數據驅動的項目經理可以利用這種洞察力來評估其項目的狀態以及是否應進行任何調整。

這隻是工時表管理如何支持項目經理執行任務的一個例子，還有更多其他的例子。 下麵將為你介紹如何使用團隊的工時表以使團隊和項目受益。

工時表管理的用例是什麽？

以下是有效工時表管理的示例：

1、計算你的項目成本

對於按時間和材料合同運營的公司來說，這是一個必備條件。由於你是根據團隊在項目中投入的勞力向加拿大pc网页版官网收費的，因此你可以簡單地使用其工時表作為發票的基礎。許多資源管理工具都支持工時表數據導出或在外部共享。

2、找到改進和節省的空間

分析團隊的工時表是一個很好的機會，可以更深入地研究數據並確定改進機會。許多工時跟蹤工具都提供了一個選項，可以使用預定義的類別標記記錄的時間條目或向其添加注釋。這樣，你可以分析團隊中有多少時間用於非計費活動。 

當然，其中很多可能是合理的，但你也可能會看到令人擔憂的模式。比如，大量的會議可能是一個危險信號。在管理任務上花費大量時間的人們將是另一個問題。事實證明，從長遠來看，對協作或知識共享工具進行投資可以節省資金。你的團隊士氣也將從更強大的過程中受益。
3、預測資源

工時表等曆史數據也可用於預測招聘需求。通過查看前幾年或幾個月的數據，企業能夠發現可能再次發生的趨勢。 

4、在問題升級之前識別問題

有時候，僅通過查看記錄的工時表就可以很容易地注意到項目困難。 例如，為了交付下一個裏程碑，人們可能會開始記錄大量的加班時間。

但是，最好定期將你團隊的記錄時間條目與估算的工時表進行比較。 這樣一來，你就可以發現所有不一致之處，從而避免錯過最後期限。

關於工時表管理，要記住的另一件重要事情是，工時表無法代替你與團隊之間的定期溝通。

這些數字將為你提供某些事情發生的信息。但是，為了理解“為什麽”，你需要與項目團隊討論這些事項。這不僅能讓你找到問題的根源，而且也是建立一種員工真正被傾聽和尊重的職場文化的好方法。因此，他們不太可能將工時表視為必要的“邪惡”手段。

單是工時表本身並不能告訴你所有需要了解的有關團隊效率或工作質量的信息，但是工時表可以為項目經理提供重要信號，讓他們采取行動。製定有計劃和透明的工時表管理策略，並與團隊進行開放式溝通，可以幫助你控製項目，同時保持較高的員工滿意度。

有效使用工時表管理

現代工時表軟件（例如qmchashi工時表）與現代項目管理軟件（例如qmchashi PM）結合使用，可以實現上述用例的好處，多維度量化項目及團隊表現。
qmchashi支持工時表與項目管理一體化，當兩者結合在一起時，你可以了解許多有關團隊效率的信息，例如可交付的接受/拒絕率，時間消耗百分比與完成百分比。

團隊成員可以隨時快捷地在qmchashi工時表軟件填報工時信息。通過跟蹤項目工時，你可以確定成員在哪些地方花費的時間比分配的時間多，有助於確定項目工作人員的可用性，使分工更合理，有效衡量項目的整體效率。

對於資源工時的監控，qmchashi工時表能夠提供豐富的報表，供管理層查看不同時間段所有資源或某種工作的工時使用情況，以便更好地調配資源，提升資源利用率，促進項目順利執行。

作為一個出色的工時管理工具，qmchashi工時表軟件支持多種工時管理類型，能夠匹配管理者和個人對工作時間的管理需求。有了高質量的工時管理軟件，也就有了更好的時間管理，離項目成功就更近一步！