如何運用工時表幫助項目管理工作做得更到位？

2020-11-20

項目管理是基於知識的現代工作，需要跟蹤和處理大量數據，其中包括花在活動上的時間。在谘詢環境或代理環境中工作的某些項目團隊會根據其使用這些數據的項目時間計費。

不過，精明的項目經理會充分利用嚴格遵守的在線工時表，以找出優化和改進的途徑。工時表的真正價值在於，它們提供了一種簡便的方法，可以隨時查看團隊正在做什麽，以及該工作是否正確執行。

正確使用團隊的工時表，你可以輕鬆查看：

-誰在做什麽
-哪些活動仍未完成
-哪些活動將超出預定時間
-誰真的很忙，記錄的工時很多
-誰記錄的工時不是很多，可能有能力承擔更多的工作
-項目管理軟件中的工時跟蹤
-項目管理軟件選項通常（但不總是）具有集成的時間表功能。還有許多獨立的時間表應用程序，有些可以與較大的項目管理軟件集成。

工時表係統通常包含以下數據：

-用戶名：這是填寫時間表的人。經理可以代表團隊中的其他人訪問完整的時間表。
-日期：時間表通常會顯示一周。通過日期字段，你可以瀏覽日曆並輸入特定一周的工作時間。
-項目：時間表可以按項目對活動進行分組，使用戶可以更輕鬆地一目了然地查看到他們所記錄的內容。
-活動：分配給用戶的未被標記為完成的活動列表。
-每周的天數：時間表的其餘列顯示每周的天數。把每個活動的工作時間和正確的日子對照起來。
-自動總計：列和行將自動總計，因此你可以一目了然地看到一天或特定活動中工作了多少小時。
-提交：如果已分配審批人，則可以將準備好的時間表發送給審批人進行審核。
-注釋：添加注釋並將文件上傳到時間表條目中，以提醒自己該活動的含義，或記錄為什麽花費了比預期更長的時間（或更少的時間）。
如你所見，在工時表中你可以獲得許多有價值的信息，以幫助你跟蹤和管理項目時間。

管理你的工作量

當人們開始跟蹤自己的時間時，通常會感到驚訝，因為他們可以準確地看到自己在哪裏花費了最多的精力，而且耗時較多的地方並不總是理所當然的。

工時表對於指出為什麽你不如想象的那麽高效很有幫助，因為工時表會記錄你的工作時間，這可以幫助你在一天之內以及更長的時間內（例如一周）更有效地管理你的工作量。

那每周的工時表應該多久填寫一次？

關於這一點沒有硬性規定，但最好盡快完成，這樣就能記住自己的時間花在了什麽地方。如果你沒有那麽多活動，則可以每周一次來進行管理。但如果你一天要進行很多單獨活動，那麽最好在下班前花幾分鍾記錄下你的工時。

工時表：好還是壞？

項目經理在時間跟蹤方麵傾向於分為兩個陣營：他們要麽了解這樣做的價值並提供巨大的支持；要麽不理解這一點，並認為這樣做會破壞對團隊的信任。如果你屬於第二陣營，那麽下麵我們將解釋為什麽你應該重新考慮在項目中跟蹤工時。

實話實說，你隻能管理你所度量的東西。成功的項目經理隨時都知道他們的項目已經走了多遠。這些信息有助於他們確定項目是否提前或超出預算，以及是否有可能按時完成。

除非你知道一項活動花費了多長時間，並且可以將其與計劃花費的時間進行比較，否則，沒有工時表管理，了解項目的性能將會變得更加困難。

如何克服使用工時表的阻力

團隊會討厭使用工時表可能是項目經理的擔憂之一。如果以前沒有這樣做過，那麽進行工時記錄可能會讓人望而生畏。對於許多企業來說，在還沒有付諸實踐的地方引入工時跟蹤是一個巨大的文化變革。

如果你的企業中存在抵製情緒，請先問問為什麽會有這樣的抵製。這可能是因為：

-他們覺得工時表很費事。
-他們感覺被管得太細。
-他們認為工時表可以用來懲罰沒有記錄足夠工作時間的員工。

解決這些問題的最佳方法是與團隊一起坐下來，並解釋你為解決這些問題所做的工作。例如，如果他們擔心填寫工時表會很麻煩，請向他們展示使用在線工時跟蹤軟件單擊和提交的難易程度。

當你知道團隊成員為什麽不願意追蹤自己的時間時，你可以單獨處理他們的問題。

工時跟蹤的後續步驟

要想知道工時跟蹤是否對你和你的企業有益，最簡單的方法就是承諾並開始記錄你的活動時間。而保持時間最困難的一點是保持這樣的習慣。

如果應用得當，工時表將很快成為團隊的常態，完成工時表將是集體取得成功的另一個表現。很快，你就會知道，在沒有時間跟蹤所提供充足的數據的情況下，如何成功管理運行項目。

用不了多久，你的項目評估能力就會提高，你對按時完成任務的信心得到增強，項目成功率也將提高。

利用現代項目管理和工時表軟件

工時表軟件對現代企業來說，是追蹤時間最普遍的方法。工時表軟件與最先進的項目管理軟件的互相結合，造就了一套滿足你的項目及時間管理需要的綜合性工具。

現代項目管理軟件（如qmchashi PM）和現代工時表軟件（如qmchashi Timesheet）能根據項目數據自動為(wei) 每個(ge) 人生成每周工時表，使有意義(yi) 的項目時間跟蹤更容易，更有效。通過在線填寫(xie) 、審核和統計分析工時信息，qmchashi工時表能夠有效地幫助項目成員管理個(ge) 人的工作時間，提高工作效率。

作為一個出色的工時管理工具，qmchashi工時表支持多種工時管理類型，能夠匹配管理者和個人對工作時間的管理需求。qmchashi工時表允許用戶通過PC和移動應用程序輸入工時表小時數，並生成各種報告以進行分析。係統自動生成資源工時表，項目活動和分配信息推送到工時表頁麵和APP頁麵，既方便相關人員查看工時信息，也能及時提醒資源的使用期限。

而對管理者來說，qmchashi工時表可以跟蹤不同區域、不同部門員工的時間使用情況，包括項目及非項目活動，並通過資源日曆管理不同資源的工作時間，實現精細化管理。

對員工而言，工時表將是時間的管理者和監督者，對企業而言，則是管理各種資源的絕佳平台，通過對不同資源的時間管理，進行資源的合理分配，提高項目運行效率。