qmchashi：10條建議，助你有條不紊開展項目管理工作

2020-09-03

作為項目經理，你對保持項目正常開展負有最終責任，尤其是在有壓力的情況下。成功的項目經理需要能平衡截止日期、預算和工作質量。即使是最簡單的項目，處理起來也會有壓力，這就是組織技能發揮作用的地方。缺乏組織性不利於任何項目，但有很多方法可以確保你能實現目標。
 
這裏有10條建議，能夠幫助你從項目開始就保持有條不紊。
 
1、提前設定預期目標

從一開始，你就應該讓你的團隊或員工知道你對項目的期望是什麽。這些期望應該包含你期望的工作質量，誰負責哪些任務，以及你的團隊應該如何溝通。越早向團隊成員說明你對他們的期望，你就越容易確保每個人都朝著共同目標努力，從一開始就能消除困惑和假想。
 
2、定義項目範圍

作為項目經理，在項目規劃過程中首先要做是定義項目範圍。為了有效做到這一點，你需要了解以下項目要點：
 
● 可交付成果：預期的產出和結果是什麽？
● 成本：是否有設定預算？
● 時間表：你需要多長時間完成這個項目？
● 可用資源：你可以支配哪些實體資源、人力資源和財務資源？
● 利害關係人：有哪些人參與項目？誰是影響者、決策者和接受者？

3、遵循模版

管理項目時，沒有必要白費力氣做重複的工作。如果這是你第一個項目，你可以使用源文檔模板作為堅實的起點。它會讓你的工作更加輕鬆，這也意味著你將擁有一組可供未來參考的、切實可行的模板。

為工作準備日誌或日記也是個不錯的主意，你可以詳細記錄你如何處理某些問題。如果後麵出現類似問題，你就有可供參考的材料。
 
4、審查進度與項目計劃是否相符

項目計劃本質上是項目路線圖，應該包含經批準的項目範圍、成本和進度的詳細信息。以下幾個問題可以幫助你審查項目進度：
 
● 是否有效完成任務？
● 與工作的進展速度相比，最初的截止日期是否還符合當前的狀況？如果答案是否，有沒有需要更多關注的項目？
● 你還擁有完成項目所必須的合適資源嗎？
 
使用團隊提供的最新消息和反饋來定期審查進度非常重要。在團隊會議中優先考慮此事，這樣你就能在問題出現時解決問題，並在需要時調整計劃。
 
5、設定時間限製

針對具體項目任務設定可實現的時間表，沒有比這個更能確保任務按時完成的方法了。麻省理工學院的一項研究表明，如果把相當大的工作分解成設有裏程碑的小任務，學生實際的工作效率會更高。

你需要確保每個分配到任務的人都有按時完成任務所需的技能組合和能力。設定不切實際的時間限製可能會給項目資源帶來過度的壓力，導致工作質量低下和團隊成員精疲力竭。
 
6、經常見麵交流

作為項目經理，與團隊成員定期會麵，保持聯係，交流項目進展情況，包括成功事項和問題，這非常重要。
 
一項針對50多萬次會議的研究發現，周二下午2:30的會議最受人們的歡迎。如果你在一個虛擬的項目團隊中工作，找一個對大多數團隊成員都適宜的時間。跨多個時區工作可能是一項挑戰，但是要確保同一個人不會在半夜參與電話會議，輪換會議時間。

7、有效的文件歸檔係統

管理項目可能意味著堆積如山的文書工作，需要創建和修改多個文檔。跟蹤這些情況可能會是一場噩夢，你可能會浪費寶貴的時間來搜索文檔的最新版本。
 
歸檔係統合適且具有明確定義的文檔命名規範，確保項目構建存儲方法的一致性。首先檢查企業項目中是否使用固定的命名規範。如果答案是否，你可以遵循最佳實踐案例，隻要確保你采取的方法保持一致。
 
8、有效分配任務

作為項目經理，能夠分配任務是最重要的技能之一。有效分配是一門藝術，一旦你掌握了這門藝術，你就能緩解壓力，並給團隊成員帶來責任感和成就感。與其給每位成員大量待完成的工作，不如把所有工作分解成更小的任務。
 
給出指示時不要含糊其辭，要確保每位團隊成員都清楚知道他們在做什麽，以及什麽時候完成。你還應該確保你安排完成任務的對象擁有正確的信息和完成任務的能力。
 
9、 預測問題

我們都希望不要出現問題，尤其是在有嚴格的日程表限製之下。現實是，在項目過程中很少出現這種情況。項目風險無處不在，但這是可以預測的。開發和保持最新的風險和問題登記簿，並盡快解決問題，這將有助於防止項目計劃出錯。

如果發生因重大問題而叫停你的項目，預先確定的流程將能緩解焦慮，使客觀處理問題和找到適當解決方案更加容易。與關鍵利害關係人的定期雙向溝通對於確保項目開展過程中不會出現意外也至關重要。

10、使用保護項目數據完整性的項目管理工具

最後一個要點，保持項目數據完整性非常重要。項目數據不完整、不能反映項目真實情況，容易造成項目的不可控及巨大的浪費和損失。這就是為什麽項目在需求不變更的情況下從90%完成變為80%、70%、60%或50%的原因。

目前市場上的大多數PM軟件產品不是麵向交易的，不能保護項目數據的完整性。而交易型的項目管理軟件如qmchashi PM，設計的關鍵就是保護項目數據的完整性，因此能夠破解“項目90%完成是神話” 。

qmchashi PM采用獨特的實時交易型的事務處理技術，不但能動態追蹤項目結果，真實準確反映項目情況，還能誠實明確劃分責任，是當今項目管理市場最需求的項目管理工具。

而且，qmchashi PM不僅可應用於任何小型項目，分布式項目管理（如團隊分散在不同地區及時區），大型項目管理以及多項目管理同樣適用，從多方麵減少或杜絕呈報虛假項目數據的情況發生。想了解如何高效跟蹤管理項目，請點擊項目管理方案進行體驗。