如何做好項目工時管理？看這一篇就夠了！

2020-09-01

“時間就是金錢”，盡管這句話我們(men) 已經聽膩了，但在項目管理中確實是真理。項目工時直接影響著項目費用和成本，因為(wei) 不論你的項目工作是按小時還是按固定費用計費和付款，你在一段工時內(nei) 完成的工作越多，你的效率就越高，費用和成本也就越低。

這就是為(wei) 什麽(me) 記錄項目團隊在工作上花費的時間和了解項目收入和費用一樣重要。跟蹤工時有助於(yu) 了解項目的收入和支出，以及預測未來周期的結果。在本文中，我們(men) 將進一步了解項目工時管理的重要性，項目工時跟蹤的基本規則，以及如何實現項目工時管理。

其次，向項目團隊解釋為(wei) 何你要執行工時跟蹤，以及為(wei) 何工時表數據非常重要。你希望員工將此作為(wei) 工作流的重要組成部分，並準確記錄數據。你需要協助團隊成員采用工時跟蹤，及時提醒他們(men) 填寫(xie) 工時表，幫助他們(men) 明確哪些活動應該跟蹤到特定任務，跟蹤他們(men) 是如何填寫(xie) 工時表。

最後，分析收集到的數據，了解工作流中可能存在的缺點和瓶頸，評估團隊成員的效率，弄清楚是否有成員不堪重負或者工作量太少。

項目工時管理的主要步驟是什麽(me) ？

工時跟蹤是成功管理工時的關(guan) 鍵。那麽(me) ，如何建立工時管理程序，實現按時交付項目呢？項目的工時管理周期包含這三個(ge) 步驟：

第一，跟蹤在當前工作周期完成的工作的工時費用。稍後，你將會(hui) 用這些數據來安排未來周期的工作，因此數據的準確性非常重要。

第二，分析結果。在每個(ge) 周期結束時執行這一步，看看取得了哪些成績，有哪些可以改進的地方，團隊中哪些動態值得密切關(guan) 注。

第三，在全麵分析數據之後，你可以使用數據來為(wei) 下一周期的估算做準備、預測團隊的能力以及規劃未來的工作量。

如何分析工時費用？

數據分析通常是一項複雜而繁瑣的活動，但自動化工具可以幫你節省大量時間和精力。qmchashi工時表軟件提供內(nei) 置報表，你可以用這些報表對特定時期、活動和團隊的數據進行匯總。

數據分析的最終結果是工時跟蹤活動的關(guan) 鍵點，要確保用於(yu) 工時跟蹤的工具包含足夠靈活的報表模塊，從(cong) 不同角度查看數據。分析工時費用，你可以這樣做：

●匯總所有團隊成員針對項目任務記錄的工時，查看特定時間段的總計，並將它們(men) 與(yu) 曆史結果進行對比，以了解團隊和團隊成員的績效。
●記錄具體(ti) 活動的實際輸入工時與(yu) 估算工時之間的差異，這顯示出估算在哪裏以及為(wei) 何不夠精確，有助於(yu) 改進對未來周期的估算。
●分析團隊成員在任何特定時期的加班數據，該數據提供如何規劃和分配工作量的見解。
●如果你的工時跟蹤工具具有計費和會(hui) 計模塊，那麽(me) 使用它來計算可計費金額和應付金額，以及項目活動的最終盈利能力之間差異。

項目工時管理需要注意什麽(me) ？

如果執行得不好，工時跟蹤不僅(jin) 會(hui) 對項目和工作管理沒有幫助，而且還會(hui) 變成團隊中每個(ge) 人都討厭的另一個(ge) 負擔。注意不要在跟蹤工時上花費太多時間，因為(wei) 這會(hui) 破壞工作優(you) 化的理念。你需要製定清晰的流程，使用的直觀工具，並為(wei) 你的團隊提供必要的指導。同時，不要忽略用收集到的數據實現改進的方法。否則，整個(ge) 流程就沒有意義(yi) 。

另外，不要保留事後編輯工時表的可能性。為(wei) 了防止團隊成員糾正他們(men) 前幾周和前幾個(ge) 月記錄的工時，請批準和鎖定過去周期的工時表。你不希望工時跟蹤在會(hui) 計部門處理工資並向加拿大pc网页版官网開具發票之後被人編輯。

結語

雖然工時跟蹤不是項目管理唯一的事項，但它是最基本的事項。如果項目經理不能控製項目工時，他們(men) 就不能控製利害關(guan) 係人的成本和期望。