用白板或白板自動化工具能做好項目管理嗎？

2020-06-11

白板作為一種項目管理工具，常被應用於獲取和更新項目計劃等靜態信息，對項目狀況統一顯示管理，在白板上能夠獲取項目的全部信息。

常見的白板自動化工具有兩(liang) 種：基於(yu) 手動輸入自動繪製的甘特圖或調度圖，用來提供項目活動時間範圍和依賴關(guan) 係的圖形視圖，以及基於(yu) 手動輸入自動放置和替換不同便利貼（代表活動）的看板工具，用來提供項目活動狀態的圖形視圖。

然而，隨著項目複雜性增加，使用白板或白板自動化工具真的可以管理好項目嗎？

從理論上講，如果你所管理的項目沒有太多時間和成本的限製，隻有功能和質量檢測，給你足夠長的時間和足夠高的預算，你或許可以通過功能和質量的測試。就像無限猴子定理，隻要有無限的時間、猴子和打字機，即使猴子是在打字機前亂打，最終還是能打出莎士比亞的著作。

但是，在我們的工作實踐中，大多數項目都有時間和成本的限製，甚至耗費幾年時間和數千萬元的成本。

一些項目讚助人或許還會強調創造先進產品來打敗競爭對手的重要性。但在現實中，從概念到銷售階段，任何新產品的推出都有一個時間窗口。過了這時間窗口，產品不適合市場的風險變高，又或新產品的開發和營銷成本會受預算和資金流的限製。

許多項目團隊表示他們的項目不受時間和成本的限製，這是因為他們不知道這些限製，或者他們隻相信他們希望相信的東西。

這種情況之所以發生是因為項目目標和限製缺乏清晰溝通，或者由於管理問題導致項目團隊的承諾和真正的責任不一致。


有時間和成本限製的項目該怎麽管理？

管理一個有時間和成本限製的項目，最重要的是項目利害關係人獲取正確的項目信息。如果項目信息誤導項目中的每一個人，即便這個項目有一位經驗豐富的項目經理和眾多訓練有素的團隊成員，他們最多也隻能成為優秀的救火員，後知後覺地去救火或解決問題。

因為信息不足，他們無法在問題不大時阻止問題的發生或者解決問題。換句話說，即便是優秀的項目團隊，也需要正確的項目信息來進行有效工作。

為什麽許多管理人員經常在計劃階段認為他們的項目易於管理，後來卻發現這個項目實際超出他們的管理能力？有以下三個原因：

1、說起來容易做起來難——項目計劃階段的項目信息是未來的計劃，而不是實際的成果。

2、未能在開始時看通結束——有些人經驗或智慧不足，難以看清項目執行的複雜性。

3、靜態與動態信息的管理差異——計劃階段的項目信息是靜態的，而執行階段的項目信息是動態的。靜態信息可以由辦公室中一兩個人用白板或白板自動化工具進行維護，但是動態信息必須用實時業務工具進行管理。

我們通常用白板或白板自動化工具獲取和更新項目計劃等靜態信息，例如MS Project用於自動繪製甘特圖或調度圖，而看板工具用於自動將黃色便利貼（每個黃色便利貼代表一個活動）放在看板（圓柱狀白板）上。但對於項目動態信息，如活動狀態、依賴關係和預測信息，卻難以用白板或白板自動化工具來維護。 

如果用白板或白板自動化工具來維護項目動態信息，會出現哪些問題？
 
1、共享資源的工作安排及時間沒法跟蹤

最稀缺的資源（例如領域專家）通常由相同或不同項目中的不同活動共享。如果一個活動改變了日程安排，即便啟動日程安排變更順序的活動與受影響的活動沒有前置關係，這也會影響到其共享資源的日程安排，繼而會影響共享這些資源的活動的日程安排。

使用白板或白板自動化工具需要手動檢測多個傳遞關係，以及手動更新白板或白板自動化工具上受日程變更順序影響的複雜信息。不能及時遍曆關係和更新信息會導致項目團隊因為不知情而錯誤判斷情況，未能在適當的時間采取正確的措施去執行項目。
 
2、延期直到最後一刻才報告

項目的延期是一天一天地發生的，應該第一次的一天延期或第二次的一天延期就發現。不過實際上，許多項目在沒有任何需求變更的情況下會突然從90%完成變成了50%完成，甚至最後導致項目不斷延期或失敗。

這是由於來自白板或白板自動化工具的信息100%依賴手動輸入，項目成員由於人性的弱點，隻會等到迫不得已時才報告其活動的完成時間延遲，上述的情況便會發生。
 
3、預算超支直到幾個月後才被發現

一個全球著名的證券交易所有個重要的項目，由證監會及該交易所的項目指導委員會領導及該交易所的項目管理委員會管理。

這兩個委員會有許多經驗豐富的行政人員、管理人員和會計人員。然而，直到事情發生3個月後，他們才發現項目預算超支。事後，交易所在項目事後分析中發現以下原因：
 
① 項目團隊的實際項目成本信息與財務係統中的實際項目成本有很大的脫節；
② 即便使財務部有專業的財務係統，因為複式記賬法的本質是需要人腦判斷那些科目及它們的借或貸等，故財務信息相當滯後；
③ 由於白板自動化工具生成的項目狀態信息是100%基於人工輸入的數據，白板自動化工具隻是在做垃圾進垃圾出(garbage-in garbage-out)。拿著不好或不對的數據去做分析，隻會產生糟糕或是無用的結論。
 
那麽項目動態信息應該怎麽管？

與單純信息記錄的白板工具不同，作為新一代實時交易型項目管理工具，qmchashi PM能夠實時和隨時掌握項目動態信息的真實情況並及時知道偏差。


qmchashi PM就像銀行櫃員機處理信息一樣實時、準確。舉個例子，一個家庭有5個成員，每個成員共用一個賬號的銀行卡。無論這5個成員在同一個國家還是不同的國家，在同一時間或是不同時間，取錢或存錢，係統都能保持所有互動信息和交易信息清晰、準確和實時，並有審計跟蹤，即電子留痕。

qmchashi PM也一樣，無論項目發生了什麽變化、項目成員做了什麽，所有項目信息都會被如實追蹤記錄。

qmchashi PM如何有效維護動態項目信息？

qmchashi PM項目管理工具的強大優勢在於管理數據真實性及完整性，以及責任跟蹤能力。係統會實時記錄現時的狀態、餘額、廉潔的不可更改的過往交互和交易記錄，信息的高度可靠性使人們保持誠實，大大減少項目受人性奸詐的幹擾，從而讓整個團隊能更科學地完成項目。

1、項目計劃與執行密不可分

qmchashi PM項目管理係統的計劃和執行結果由係統自動連接，實時更新，而且一個項目有且隻有一個當前計劃，所有的責任劃分與執行狀況一目了然，團隊成員可以實時共享最新的項目進展情況。

2、範圍與溝通一起管理

qmchashi PM支持以迭代的方法對複雜的需求進行遞交及驗收。它能自動追蹤需求的評審與驗收情況，並提供現狀調查功能偵查溝通過程中出現的問題。係統還通過鼓勵建立早期的對話、設置規則，盡早發現問題，從而快速地采取適當的改善措施。

3、實時了解項目及項目成員績效

qmchashi PM項目管理工具能實時追蹤責任和職責，自動跟蹤每個項目成員的每個項目計劃與實際的工作量，準確洞悉每個項目成員的績效問題。


4、與實際業務交互實時互連

qmchashi  PM項目管理係統允許企業數據實時自動地關聯業務，事情發生時即可立刻看到其前因後果。比如，一個項目活動的延遲，能實時反映到合約中基於服務水平協議的罰款及基於裏程碑的付款。

5、資源需求和依賴清晰

qmchashi PM讓所有資源需求與依賴關係一目了然，支持跨部門、跨站點、跨項目的資源分配及有效跟蹤其實際使用率，以防資源申請者輕易誇大資源的需求。此外，qmchashi 還能檢測到資源技能與需求之間的差距，讓資源與需求更加匹配。

6、問題與風險自動跟蹤上報

qmchashi PM能幫你識別風險的概率、風險處理的優先級別及其處理方法。並且，它還能實時匯總所有相關的問題與風險及其解決方法，從而統一有序地管理所有問題與風險。

qmchashi PM通過數字規則鼓勵和實施有效實踐，使人們可以同時從靜態與動態角度觀察項目，把握全麵的信息，憑借真實準確和實時完整的數據發揮出最佳項目管理能力，贏取項目的成功。現在就來申請qmchashi PM項目管理工具免費試用吧！