qmchashi：項目管理最佳實踐有哪幾種？

2020-06-10

你對自己的項目表現感到滿意嗎？你負責的項目是否能夠在預期內提前完成？如果你的答案是“不滿意”以及“不是”，那麽你急需改變自己的項目管理方法，因為有效的項目管理方法是管理者取得成功的“秘密武器”，比純粹的創意和才華更為重要。想要成為一名出色的項目經理，開展和采用項目管理最佳實踐是你的首要任務之一。

下麵我將分享11個企業通用類型的項目管理最佳實踐，項目管理者可以參考一下。


1. 確保所有利害關係人理解需求

項目失敗的常見原因是利害關係人對項目需求缺乏統一的理解。如果你的項目團隊和加拿大pc网页版官网對項目範圍有不同的判斷，那麽你將會陷入麻煩。

想要解決這個問題，你需要在概念階段召集所有利害關係人，詢問他們以下問題：
 
項目的可交付成果是什麽？
項目的目標和已經實現的收益是什麽？
項目的預期產品/服務/結果是什麽？
你如何定義項目及其關鍵可交付成果的“成功”？
什麽東西定義了關鍵可交付成果的有效性或完整性？
哪些風險是每個人都應該意識到的？
項目預算、時間和績效約束是什麽？

以此確保他們在項目需求和項目範圍上達成一致。

2. 創建風險應對小組

在項目實施過程中，往往會出現錯誤，可能是關鍵資源丟失，利害關係人會撤資，重要技術組件損壞等等。想要應對這個問題，創建一個風險應對小組是降低風險的最佳實踐。這個小組應由經驗豐富的成員組成，具備必要的風險應對經驗和接受必要的培訓，能夠在最壞的情況下製定應急計劃挽救項目。

3. 開發和正式確定項目管理職位

項目管理不單單隻是項目經理的職責，同時需要部分員工共同履行管理的職責。最受歡迎的項目管理最佳實踐之一便是識別、開發和正式確定這些項目管理職位。例如，高級開發人員定期協助項目經理製定計劃。雖然開發人員有相關的經驗，但是沒有正式的權利來履行他的項目管理職責。

如果想讓項目更好的實施，可以針對他的職位提供一些培訓使職位正式化，這有助於他成為更好的項目進度計劃工程師，幫助項目經理減輕負擔，全麵改善項目執行情況。

4. 培養領導能力和技術能力

企業(ye) 通常過於(yu) 看重項目經理的技術能力，比如他們(men) 正式的項目經理知識、技能證書(shu) 等，往往會(hui) 忽視他們(men) 的“軟”能力，如領導能力、同理心、人際交往能力等等。鑒於(yu) 項目經理與(yu) 加拿大pc网页版官网和內(nei) 部利害關(guan) 係人之間聯係的緊密程度，除了技術能力，幫助他們(men) 培養(yang) 領導能力也至關(guan) 重要。

當你處理一組複雜的資源時，通常情況下，你必須運用領導力、積極性和同理心，讓有創造力之人發揮最大作用。幫助你的項目經理培養領導能力，你的項目就會成功。

5. 采用更好的技術工作進度計劃標準

在IT項目中，項目經理一般對技術知識沒有深入了解，因此對項目的進度計劃和評估難以把握。想要提高IT項目的成功率，可以把項目進度計劃交給技術開發人員進行評估，要求他們創建一個時間表。因為技術開發人員是最接近這項工作的人，他們的評估或許會更準確，這也是其中一種項目管理最佳實踐。

6. 定義和評估項目生命周期的質量標準

在創造性項目中，其中一個常見問題是關於“質量”的定義相當模糊，你應該對貫穿項目生命周期的“質量”的定義有一個清晰的概念。這必須依據每個利害關係人都能接受的標準，特別是必須就最終可交付成果簽字的來自甲乙雙方的人。可以采用以下方法來做到這一點：

1) 將項目分成多個階段，每個階段都要讓利害關係人就可交付成果簽字。
2) 建立質量測定的客觀標準。這對於創造性工作來說可能很困難，但與行業基準和加拿大pc网页版官网過去的項目相比，效果很好。
3) 記錄流程，並與雙方的利害關係人共享。
4) 顯示通往最終結果的路徑通常也驗證其質量，建立所有利害關係人都同意的質量基準。

隻要項目滿足這個基線，項目就會被認定為“成功”。

7. 使項目更加透明化

項目透明化意味著在管理層級中，每個員工都知道自己需要什麽，向別人展示他們的工作如何與項目其他部分聯係起來。通過建立透明的項目管理係統，能在團隊中產生更大的責任感。通過增強團隊合作，有效防止項目因為某個人偏離軌道。

除了裏程碑和任務之外，還有一些其他項目活動可以從更大的透明度中受益，如項目溝通、項目預算和時間、項目變更等，把這些環節透明化，既有助於製定決策，評定工作優先級，也能提高團隊士氣，提升信任度。

8. 強調項目的“目的”

安永（E&Y）的研究顯示，以目的為導向的企業擁有更高的員工滿意度、更好的產品質量和更高的加拿大pc网页版官网忠誠度。一個員工同時負責機構內多個項目，這十分常見。如果員工不清楚他的工作對項目成功或企業成功有何貢獻，這就會引起長期消極怠工和不滿意，因此強調項目“目的”是其中一種項目管理最佳實踐。

這一規則同樣適用於外部承包商。自由職業者通常對項目和機構目標的了解有限，這迫使他們關注短期可交付成果，而不是他們的工作造成的長期影響。而通過關注項目的目的和影響可以解決這個問題。

9. 建立“超級小組”處理重複任務

在企業中，大多數項目都需要在定期完成，而有時候執行這些任務的人可以簡單通過重複操作來提高他們的效率。

關於效率影響最大化的最佳實踐是創建一個由專家組成的“超級小組”，小組成員在特定的重複性任務中受過訓練。整個小組不隸屬於任何特定的項目或團隊。他們會從一個項目移動到另一個項目，目的隻為完成工作所安排的任務。這種專門化可以為項目帶來急需的效率。

10. 開發正確升級問題的流程

項目失敗的一個常見原因是，重要的利害關係人和發起人未能及時發現存在的問題，為了逃避指責，把可以由資深人員解決的問題停留在機構底層，導致後期有解決辦法也無濟於事。解決這個問題的項目管理最佳實踐是為項目創建問題升級流程。

開發一個問題升級矩陣，將其作為項目管理計劃的一部分。這個矩陣應包含兩大關鍵部分：

1）識別問題的強度或程度的流程；
2）不同問題級別的升級路徑。

除了問題升級矩陣，你還可以采用其他最佳實踐來確保問題得到正確的解決，如團隊成員可以將問題升級到更高管理層；與外部供應商打交道時，一次隻能將一個問題升級至一個利害關係人。當問題升級時，要識別問題的強度，提供相關數據，並提出糾正措施相關的建議。

11. 使用項目管理係統跟蹤和糾正項目計劃中的偏差

想要更好完成一個項目，往往需要一個強大的項目管理係統助一臂之力。在項目實際的運行過程中往往造成實際進度與計劃進度的偏差，例如錯過項目最後的交付期限，項目成本超出預算，發現風險管理計劃以外的風險等等。因此，能夠跟蹤項目計劃的偏差尤其重要。

qmchashi PM項目管理係統提供以下功能，幫助你有效跟蹤項目計劃偏差：
- 活動計劃和執行管理
- 可交付成果計劃和切換管理
- 風險和問題的識別及糾正措施
- 執行規則和控製管理
- 項目和活動審批及再審批管理
- 完整的審核跟蹤

想要順利的完成一個項目非常複雜，從頭到尾項目可能擁有成百上千甚至上萬個日期、依賴和可交付成果。如果項目管理係統沒有自動將計劃和執行結果連接起來，就會造成許多複雜的問題，嚴重的話還會影響項目完成的進度。那麽該如何解決這些問題呢？

在qmchashi PM項目管理係統中，項目計劃和執行出於同步狀態，能夠自動跟蹤每個項目活動與可交付成果的時間與進度。下一層活動的完成率與可交付成果會自動地匯總到上一層活動，逾期活動會自動亮紅燈，自動把預警信息發送給所有受影響的相關人員，因此qmchashi PM項目管理係統適用於各種複雜的團隊協作。

另外，qmchashi PM項目管理係統應用也是非常廣泛的，適用於技術研發項目、業務交付項目、多項目、項目組合等，你可以輕鬆應對在不同情況下所需的不同管理風格，針對不同的項目階段，實現精細化管理。

項目管理最佳實踐是考量企業項目管理是否成功的重要標準，想要讓項目管理計劃真正落實並執行，一個強大的項目管理係統是必不可少的，現在就來申請qmchashi PM免費試用。