項目管理新手入門：如何成功管理第一個(ge) 項目？

2020-04-22

你剛被安排負責一個(ge) 重要的新項目。作為(wei) 你的第一個(ge) 項目，這是一個(ge) 重大的挑戰。以下這些方法可以幫你有個(ge) 好的開始，成功管理你的第一個(ge) 項目。

項目過程的5個(ge) 階段：

5. 結束階段：完成和交付項目，解散項目團隊

這5個(ge) 階段對每個(ge) 項目來說都是相同的。項目新手對照以上步驟，管理項目的基本做法如下：

1.啟動階段

在啟動階段，你需要創建項目，起草授權你成為(wei) 項目經理並建立報告鏈的章程。

2.規劃階段

在規劃階段，你需要投入更多心力，因為(wei) 規劃得越周詳，活動切割得越細致，考慮的層麵越多，進展到執行和追蹤階段時，就會(hui) 更加順暢、有效率，進而協助項目目標順利達成。你需要做的事情有：

（1）定義(yi) 項目範圍

任何項目的第一步也是最重要的一步就是定義(yi) 項目的範圍。你應該完成什麽(me) 或創建什麽(me) ？項目的目標是什麽(me) ？同樣重要的還有定義(yi) 哪些內(nei) 容排除在你的項目範圍之外。如果你無法從(cong) 老板那裏獲得充分的定義(yi) ，那就自己先弄清楚項目範圍，然後再跟老板確認。

舉(ju) 個(ge) 例子，籌備婚宴時，你可以將其視作你的範圍：在某個(ge) 特定日期之前籌備百名賓客參與(yu) 的婚宴，包括晚餐、開放式酒吧、結婚蛋糕、為(wei) 了方便跳舞的現場樂(le) 隊，費用不超過2萬(wan) 美元。

（2）確定可利用資源

為(wei) 了實現項目目標，你將擁有怎樣的員工、設備和資金？作為(wei) 項目經理，你通常不能直接控製這些資源，必須通過矩陣管理來管理它們(men) 。

矩陣管理是指利用公司內(nei) 部的集合層次結構來完成你需要完成的工作。假如員工Joe為(wei) 你的項目工作，同時為(wei) 他的部門工作，他就得聽命於(yu) 兩(liang) 個(ge) 老板。作為(wei) 項目經理，你要盡量與(yu) 這些人的主管保持聯係，同時與(yu) 你所借設備的所有者保持聯係，這樣有助於(yu) 你化解衝(chong) 突。

（3）了解時間軸

這個(ge) 項目什麽(me) 時候必須完成？當你製定項目計劃時，怎麽(me) 安排項目期間的時間具有一定的靈活性，但項目截止日期通常是固定的。比如項目要交付的灑店係統要支持酒店的開幕，又或者項目是婚宴，兩(liang) 者都不容易改期。如果你決(jue) 定利用加班來完成計劃，那麽(me) 你必須將其與(yu) 預算的限製進行權衡。

（4）詳細列舉(ju) 工作

你需要為(wei) 項目的完成創建哪些主要部分或組件？例如，婚宴需要客人、高水平的接待廳、食物、飲料、蛋糕和娛樂(le) 。當然，每一個(ge) 較大項都可以分解成許多附加項，這就是下一步。

在上麵提及的婚宴例子中，你可能由一個(ge) 團隊或者人員負責不同的部分。所以，與(yu) 團隊成員合作，你必須詳細說明完成每個(ge) 主要項的必要細節。

負責食品的人必須了解所有選項、成本限製，做出利於(yu) 實現範圍的選擇。在每個(ge) 較大步驟之下列出較小的步驟。你詳述的步驟有多少層將取決(jue) 於(yu) 項目的大小和複雜性。

（5）製定初步計劃

將所有步驟組合成一個(ge) 計劃。使用優(you) 先表來標識哪些項必須優(you) 先於(yu) 其他項，是完成這一步的好方法。

製定計劃的核心是按正確的順序安排活動，然後為(wei) 活動分配資源。

需要考慮的問題包括：先做什麽(me) ？下一步做什麽(me) ？哪些使用不同資源的步驟可以同時進行？每一步的執行者是誰？需要多長時間？

（6）創建基線計劃

從(cong) 團隊和其他利益相關(guan) 者中獲得初步計劃的反饋。調整時間軸和工作日程，使項目在可利用時間內(nei) 完成。對初步計劃進行必要的調整，形成基線計劃。

（7）要求調整項目

項目分配到的時間、金錢和人員總是不太夠，你的工作是設法利用所擁有的有限資源。不過，項目常常會(hui) 受到一些不切實際的限製。你需要向你的老板提出意見和理由，同時請求改變這些不切實際的限製。如有變更，最好在項目初期提出，不要等到遇到麻煩時才提。

3.執行階段

當開始獲取資源和采購必要材料時，你就進入了執行階段。在這個(ge) 階段，你需要：

（1）組建項目團隊

讓團隊成員聚集，溝通交流。他們(men) 此前各屬不同的部門，讓他們(men) 熟悉彼此，清楚各自的工作任務，而你的工作是管理整個(ge) 團隊。

（2）更改工作計劃

製定計劃很重要，但計劃是可以更改的。你計劃每天早上開車去上班，如果十字路口因為(wei) 交通事故發生堵塞，你就會(hui) 改變計劃，走另一條路。項目計劃也一樣，需要根據實際情況來調整或更改，但始終記住範圍和資源。

4.管理和控製階段

隨著計劃的開展和工作的完成，你將進入管理和控製階段。在這個(ge) 階段，你的工作是控製成本、資源和質量以及以下：

（1）監督團隊進展

（2）記錄所有操作

保留記錄。每次更改基線計劃時，你都要記下變動的地方以及必須變動的原因。每次給項目添加新需求時，都要記下需求是誰提出以及時間軸或預算如何就需求做出調整的。你不可能記得住所有事，所以需要把它們(men) 記錄下來，這樣就可以在項目審查時查看並從(cong) 中學習(xi) 。

（3）告知所有幹係人

同時，讓你的團隊了解項目情況。如果正在考慮變更，請盡可能提前告知團隊成員，確保團隊中每個(ge) 人都知道其他人正在做什麽(me) 。

5.結束階段：

最後階段，你需要做的工作有：驗收賣方完成的工作及交付成果，檢查是否符合項目的需求與(yu) 標準，並對項目成果匯報。此外，你還要對項目完成結果進行分析、複盤，並整理項目進行過程中的資料、心得，這是項目收尾階段應該完成的關(guan) 鍵事項，也為(wei) 日後其他項目作參考及借鑒。

在管理項目時，學會(hui) 運用項目管理的邏輯和步驟，可以讓項目管理新手快速入門，如果你想快速成為(wei) 優(you) 秀卓越的項目經理，提高管理項目的成功率，那麽(me) 一款強大好用的項目管理軟件十分必要。

有著650萬(wan) 用戶的qmchashi PM項目管理軟件值得你的信賴。qmchashi PM在多年的項目實施經驗中充分挖掘企業(ye) 的發展共性，係統模塊覆蓋時間、資源、采購、人力資源、質量、風險、成本管理等，全麵推動項目實施成功。

在qmchashi PM中，你可以：

——多種數據化報表，幫助詳細分析項目管理過程存在的各種問題

qmchashi PM項目管理軟件實行動態的業(ye) 務管理，實時同步項目計劃與(yu) 執行，發現異常自動預警，大大提高項目成功率。