qmchashi PM：如何高效地進行項目溝通管理？

2020-03-24

成功的項目管理離不開有效的溝通管理。隻有良好的溝通，項目經理才能夠獲取到足夠的信息，可以第一時間發現項目問題，從而控製好項目的各個方麵。調查發現，在項目實際運行中，項目經理花在溝通上的時間竟然占到全部工作時間的75%以上。那麽，怎樣才能保證項目溝通管理是有效的？

項目溝通和日常溝通最大的區別在於項目溝通的目的性更強，往往是針對項目中出現的問題。項目溝通通常需要一個明確的結果。今天與大家分享如何做好項目溝通管理。

在項目實踐中，常見的項目管理中的溝通方式可以分為以下三種：

1、管理方麵的目的性溝通

包括有項目計劃、資源分配、采購申請、變更申請等。

項目開展期間，為了實現項目目標，項目經理和各項目成員之間會產生許多次溝通交流。但特別需要注意：項目溝通必須是雙向的。雙向是指，接收指令做事的同時有信息反饋。通過反饋，可以確保滿足項目及其相關方的信息需求。因此，反饋也可以看作是個監督的過程。

為了項目順利開展，從項目籌備階段我們就要做有效的溝通，所以，項目計劃、資源分配、采購申請等這些項目前期的準備，都需要經過指定的負責人反饋後才能通過。

反饋的方式有很多，而現在使用項目管理軟件管理項目的人越來越多，項目管理軟件在溝通管理上做得如何？以廣受從業者好評的qmchashi PM項目管理係統為例，它有關鍵消息自動提醒功能，不論是申請、審批、下單還是驗收等請求，你都能實時收到通知，提醒你事項的進度，及時反饋，以便開展下一步的工作。

項目中，如果中途變更需求，可能會導致項目前期工作被全部推翻，因此控製變更在項目管理中尤為重要。

而控製變更的最佳手段是與需求方保持密切溝通，經常反饋階段性成果並測試試用，最好能讓需求方完全參與到項目中，及時發現問題並解決。

在控製變更方麵，qmchashi PM項目管理係統也有出色的應對方法。其變更管理等於讓你的團隊擁有了一個透明的溝通平台，用來溝通各類任務、跟蹤它們從提出到完成的所有狀態。

2、技術方麵的目的性溝通

包括有設計方案、評審、測試報告、質量報告、風險報告、項目問題討論等。

技術方麵的目的性溝通與上一節的管理溝通一樣，為了保證溝通的有效性，都需要重視項目溝通的四項原則：及時性、準確性、完整性和可理解性。

在項目信息及時性方麵，跟人力傳遞相比，項目管理軟件做得更好。qmchashi PM項目管理係統的優勢在於項目數據的準確性和實時性。係統實時跟蹤項目信息，自動檢測項目質量及風險，一發現異常馬上預警，為你應對問題搶下更多時間。


在項目過程中，我們會有大量文檔傳遞的情況。平時文檔存在本地辦公電腦上，有需要時才臨時發給相關人，溝通時還需花費時間翻找資料，如果遇到突發情況無法獲取到本地辦公電腦的文件，許多事可能就麻煩了。

qmchashi PM有文檔收集功能，更易於項目的文檔集中管理，避免文件散落，保護資料完整性，並通過控製團隊人員權限解決文檔安全共享問題。

qmchashi PM項目管理係統還幫助項目最大限度地減少誤解，提高團隊溝通效率。團隊成員可以在係統內對項目某一任務或結果發起討論或即時聊天，項目文檔資料、項目成員都在同一係統上，不需跨平台操作，來龍去脈一目了然，這樣有針對性的溝通更有效率。

3、例行性的溝通

包括有個人周報、項目周報、項目進度報告、項目績效報告等。

例行性的溝通，固定匯報模式和頻率。在項目的運行過程中，例行性的溝通是保證項目有效執行，項目成員高績效的必要手段。目的是保證項目過程中的對項目進展情況的清晰掌握，以便采取有效的改進措施，提高項目的工作效率。

特別要注意的一點是，項目匯報拒絕“報喜不報憂”，必須誠實匯報，讓項目經理了解項目的實際情況，而非隻是好的情況，讓項目經理或領導意識到項目有什麽困難需解決。層層瞞報、虛報信息隻會令項目陷入更大的麻煩，甚至令項目失敗。

個人周報、個人績效報告該怎麽做？在qmchashi PM上，團隊成員在線填報工時表，就可以匯報任務進度。係統自動跟蹤每個項目計劃與實際的工作量，從而方便項目經理掌握項目進度，以確保項目順利進行。

項目總體進度和績效又怎麽監督呢？qmchashi PM的一大好處是讓項目變得更加可視化。係統動態更新每個項目活動和可交付成果的時間與進度，項目信息與業務實時聯動。你可以在項目概覽頁麵上清楚了解項目全局，整個項目是否進行正常，是否需要調整。


在項目整個過程中，堅持有效的和經常性的信息溝通對於保證項目順利進展、識別潛在問題。缺乏有效的溝通與交流，決策傳遞將會受阻並停滯。

項目溝通管理，最重要的是，確保項目團隊明確各自任務，及時解決爭議，按期交付項目成果。而借助帶有溝通管理功能的項目管理軟件qmchashi PM，不僅打破項目溝通障礙，使項目信息傳遞更流暢，還能幫助項目經理更加輕鬆、高效地實現項目交付。現在就來申請qmchashi PM項目管理軟件免費試用吧！