項目團隊如何遠程協作？推薦一個(ge) 好用的在線項目管理工具

2020-02-28

項目管理是一項高要求的工作，遠程的項目管理更具挑戰。遠程辦公，組織員工在線開個會不難，但開完會後，項目工作具體要怎麽開展？進度信息怎麽實現同步？跨部門問題如何互相反饋？怎麽確保工作任務如期完成？有什麽好用的在線項目管理工具能輔助項目開展嗎？

qmchashi PM作為一個先進的項目管理工作平台，信息同步，線上無障礙溝通，實現跨級、跨地域的聯動性項目協同工作，使得企業項目數據實時、精確共享，減少員工重複工作量，提升員工工作率和管理效率。

我們結合qmchashi PM使用實踐，總結項目遠程協作中的一些重點，希望給大家提供一點幫助。

1、計劃安排

遠程工作協同，對項目計劃的製訂和任務分配提出了更高要求。清晰的工作目標是高效的前提。

qmchashi PM可以在線編製項目計劃，並能層層分解直到明晰。通過係統的任務分配明確每人的分工，整體進程清晰透明；係統提供工作分解結構、甘特圖、資源分配等視圖來幫助項目經理製定更為合理的計劃。

2、過程監控

能夠對進行中的項目的所有方麵進行實時監控是成功的項目管理的關鍵。

qmchashi最強大的功能之一就是對項目和項目組合進行實時的跟蹤和監控。

在項目的總概覽頁麵，你可以直觀地看到項目的計劃進度、費用、質量控製和資源的情況，係統自動跟蹤項目的進展狀態，並用不同顏色的指示燈來預警，讓你能盡早發現問題，從而降低項目風險。

過程監控主要控製好兩方麵：進度和質量。

（1）進度監控

進度監控很重要的一點是設立裏程碑，這對項目的進度可測性是非常重要的。

設立裏程碑，關鍵是有效分解項目目標，而不是簡單地切割時間表，要保證分解後的目標是一個完整的小項目或有明確的主題或交付。

裏程碑的時間間隔不超過二個月（微軟公司的經驗）。這樣，由於裏程碑的時間間隔較短，項目成員始終能清楚地看到目標，容易產生緊迫感和牽引力，通過努力每到達一個裏程碑，團隊成員都能切實感覺到項目的進展。


qmchashi PM提供可視化的裏程碑進度報告，隨時查看項目裏程碑的執行情況，讓你有機會進行早期幹預，避免項目受影響。

（2）質量監控

質量控製就是監督項目的實施結果，包括三點：

① 事前控製：對那些可能引起項目質量變化的因素進行控製；
② 事中控製：對質量實際情況的監視、質量誤差的確認和采取糾偏措施，以消除質量問題；
③ 事後控製：吸取經驗教訓，改進今後的項目質量管理工作。

你可以使用qmchashi係統通過製定質量控製規則、內部評審和驗收規則等內部過程規範來實現質量管理。

係統通過內部評審及驗收的規範化，比如數量、完成進度、是否有內部審核等，來幫助控製可交付成果的質量。

3、溝通協作

項目中消息可能是爆炸式的，項目經理每天與各方溝通，就會有各種消息需要收集、處理和分發。對處於消息風暴中心的項目經理來說，遠程無疑增加了消息處理的難度和工作量。

使用qmchashi PM，經過係統自動發送消息給團隊相應人員，消息在係統和郵箱能同步接收，可以保證消息的及時性和不遺漏。


在項目溝通管理中，qmchashi強大之處在於其數據的準確性和實時性，幫助提高團隊溝通效率。

特別是如果項目中有某個需求變更，需要調整，這時就需要盡快找相關負責人溝通。團隊成員可以在係統內對項目某一任務或結果發起討論或即時聊天，因項目資料、成員都在同一平台，不需跨平台操作，來龍去脈一目了然，這樣有針對性的溝通更有效率。

4、工作匯報

遠程協作模式下，團隊成員不見麵，固定匯報模式和頻率是及時掌握項目進展的有效方式。

在qmchashi項目管理軟件上，團隊成員隻需在線填報工時單，就可以匯報任務進度。

同時，qmchashi的工時表功能可以自動地跟蹤每個項目計劃與實際的工作量，從而方便項目經理們掌握項目進度，以確保項目的順利進行。

5、信息共享

項目工作涉及範圍廣泛，遠程時項目信息如何及時共享給各方？

qmchashi PM實時收集項目中的數據，並為各種角色提供麵麵俱到的工作匯報、儀表盤、報表等，即使團隊成員身處各地也能實時獲取到準確、一致的信息，為各方提供完整的決策依據。

在項目過程中，我們還會有大量文檔傳遞的情況。平時文檔存在本地辦公電腦上，有需要時才臨時發給相關人。但在突發情況下，無法獲取到本地辦公電腦的文件，許多事可能就麻煩了。

雖然目前有各類雲存儲，不過qmchashi的項目管理過程本身就有文檔收集， 更易於項目的文檔集中管理，避免文件散落，並通過控製團隊人員權限解決文檔安全共享問題。


6、流程審批

其實不僅遠程協作時需要在線審批流程，即使是辦公室模式下，線上化流程審批也同樣重要。

在qmchashi係統內，用戶再也不需拿著紙到處找人簽字，直接在係統上發起申請，審批人能在個人待辦中看到並處理。申請人能隨時跟蹤到流程處理情況，流程處理完時係統自動通知申請人。

7、移動辦公

要是遇到突發情況，身邊連電腦都沒有，怎麽辦？

別擔心，qmchashi PM提供的移動端，涵蓋了與web一致的必要功能，包括創建和分配任務、消息互通、工時填報、流程審批、文檔提交與下載等，足夠讓項目團隊隻用手機，就使項目良好運轉和執行。

不僅如此，qmchashi PM還能與釘釘完美對接，實時接收項目消息、查看工時、可交付成果、審批項目等等，大大提高團隊的工作效率。


結語：

在線管理工具更重要的作用，在於實現數字化、智能化。高效的遠程項目協作，關鍵在於成員之間達成工作規則共識、任務流轉清晰可追溯、項目進度信息及時同步。

在遠程管理階段，需要以最快的速度把最全麵的數據匯總，並可以迅速分解下發到各層級。企業(ye) 通過qmchashi係統信息實時同步，打破信息壁壘，可以得到許多快速及時的統計數據，對項目運行的全貌有更直觀和更準確的把握，這對保證項目順利交付至關(guan) 重要。

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