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qmchashi PM：項目總是延期！企業(ye) 應該如何管？
2019-11-25
隨著項目管理在企業(ye) 中的廣泛應用，它對於(yu) 企業(ye) 內(nei) 部效率以及經濟效益的提升扮演著越來越重要的角色。有調查分析顯示，使用軟件輔助管理項目的企業(ye) 中，項目可以順利驗收的比率是92.5%，而不使用軟件管理的，項目成功率隻有72.7%。保質保量按時完成項目是每個(ge) 項目管理者最基本的目標，但在實際項目開展工作中，類似以下情況導致工期延時的例子比比皆是。企業(ye) 應該怎樣做才能使項目如期按質按量完成？
小李是某小公司的項目經理，前段時間公司在籌備一個(ge) 內(nei) 部項目，項目正式實施後被公司任命為(wei) 項目經理。但使小李感到無奈的是：其他職能部門的經理雖然為(wei) 該項目安排了時間和人手，但他們(men) 同時也忙於(yu) 其他項目，而且部分經理有時需要使用同樣的項目資源。
項目進度已經落後預期一個(ge) 月，但還沒有成型的單元完成，公司管理層對項目拖期問題很關(guan) 注，同時對項目的需求也時不時有變動，小李不得不花大量時間解釋存在的問題和補救計劃。
由於(yu) 是公司內(nei) 部臨(lin) 時組建的團隊，團隊成員間並不熟悉，相互交流較少，很多時候項目的準確信息不能及時同步到團隊內(nei) 部，同一個(ge) 問題甚至被反複詢問，耽誤了不少時間。
三個(ge) 月後，項目仍然沒有大的進展，當項目進度嚴(yan) 重延期時，小李更是被告知要在一天內(nei) 重新規劃項目……
毋庸置疑，項目失控了，項目時間大大延長，但沒有適當的項目管理流程和工具，經理們(men) 重複犯同樣的錯誤，團隊成員都感到筋疲力盡。最終，項目在超期半年之後，以預計費用的180%完成！
小李碰到的問題，相信很多項目經理都曾經遇到過，究其原因，主要是：
2、對關鍵資源及關鍵依賴缺乏監管
3、團隊間溝通不暢，獲知的信息不對稱
在項目管理過程中，最忌諱的是項目不斷延期。長期延期會(hui) 令項目組成員對項目喪(sang) 失信心，資源成本浪費就不提了，更嚴(yan) 重的甚至會(hui) 導致項目失敗。因此，做好項目管理十分必要。
1、當項目需求發生變更
很多時候，我們(men) 前期準備計劃工作做好了，滿懷信心準備按照計劃來做的時候，總會(hui) 有各種需求變更打斷我們(men) 。
最怕的就是項目進入收尾階段了，才提出需求要改，對於(yu) 整個(ge) 項目、整個(ge) 項目團隊成員來說，都是非常影響的嚴(yan) 重打擊。最後硬著頭皮按照新的需求改了，但項目延期卻不可避免了。
解決(jue) 方法：
如果在項目進行過程中要進行需求變更，需要盡量在前期提出。在項目管理的過程中，當前期的需求和計劃都確定後，項目經理不能隻顧著進度追蹤，也要階段性地和需求方多溝通，讓他們(men) 及時反饋意見。
實在不能避免在項目實施過程中變更需求的，要建立起變更審批流程。比如在qmchashi PM項目管理軟件的變更管理中，團隊成員有需求變更的，明確好負責人、嚴(yan) 重性等信息，然後提交變更請求。變更請求提交給審批人進行審批，在審批通過後，負責人才能進行下一步的操作。同時，qmchashi PM將會(hui) 發送通知郵件給所有相關(guan) 的用戶。
2、當關(guan) 鍵資源及關(guan) 鍵依賴監管不力
項目開始實施後其實並不會(hui) 按照原計劃一一順利進行。有時候是領導方麵的原因，比如領導並不清楚具體(ti) 的項目，也不知道項目的輕重緩急，優(you) 先讓做別的項目，有時又催得緊導致項目質量出現差錯不得不重新來過。
有時候是團隊成員不清楚每個(ge) 項目的具體(ti) 內(nei) 容與(yu) 實施流程，還有就是對項目資源分配及使用情況不了解，包括人力、物力等，不能及時發現異常並處理，導致具體(ti) 實施的時候問題多多，最後不得不拖延項目進度。
解決(jue) 方法：
項目實施前，既要考慮團隊內(nei) 部希望的特殊順序和優(you) 先邏輯關(guan) 係，也要考慮內(nei) 部與(yu) 外部、外部與(yu) 外部的各種依賴關(guan) 係，以及為(wei) 完成項目所要做的一些相關(guan) 工作，例如在最終的硬件環境中進行軟件測試等工作。
確定好關(guan) 鍵時間節點與(yu) 裏程碑點。裏程碑是指項目中關(guan) 鍵的事件及關(guan) 鍵的目標時間，是項目成功的重要因素。比如在開發項目中可以將需求的最終確認、產(chan) 品移交等關(guan) 鍵任務作為(wei) 項目的裏程碑。
同時把控好關(guan) 鍵節點的流程進度，關(guan) 鍵節點要責任到人，監督好進度的執行狀況。
作為(wei) 項目經理，你不可能每時每刻都跟蹤每位成員的活動，這時候，可以借助管理軟件來實現。
qmchashi PM中的“資源跟蹤矩陣”和“項目資源概覽”可以幫項目經理發現資源的過度分配和資源不足，及時作出反應。係統會(hui) 自動根據項目計劃分析關(guan) 鍵路徑，對關(guan) 鍵路徑上的活動進行標識，方便項目經理持續監控活動進度。
3、當團隊間獲知信息不對稱
前期計劃準備妥當，與(yu) 領導溝通好了，團隊成員也知道了計劃，項目需求也確定不再變更了，本以為(wei) 項目可以好好按照計劃實施了，卻沒想到臨(lin) 時組建的團隊內(nei) 部出了問題！
在項目管理的活動中，我們都有可能碰到尚未定義好的問題，溝通必不可少。
針對“問題”和“問題”的溝通、管理，qmchashi在很多模塊都內置了“問題”功能，例如：PMO、項目、活動、可交付成果、依賴等當中。問題功能不但能幫助項目團隊記錄和討論，還能幫助跟進問題的解決和轉化，以及問題和其它項目工作的關聯。比如，項目下有討論功能，針對項目某個主題發起討論，項目組成員可加入討論，討論的內容會保存下來。係統也有即時通訊功能，溝通時可以發送文件。
在qmchashi係統中，每新建一個項目，都會建一個文檔庫，所有文檔資源統一存放，供團隊成員共享。
以上就是導致項目拖延最常見的三種原因分析。當你一旦感覺項目拖延或者已經拖延，首先想想會不會是這三個方麵出了問題，趕緊解決。或者做項目之前先考慮好這三個方麵， 從開始就針對性的預防，讓你的項目不再拖延。
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